Гваева И. В. Делопроизводство

СОГЛАСОВАНО Письмо Национальной академии наук Беларуси

25.01.2010 № 4-5-1/805

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «Евразия» 15.02.2010 № 10

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагают-

ся на одном уровне, например:

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке, например:

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами (рис. 11).

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования прилагается

61

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта постановления Министерства природных ресурсов и охраны

окружающей среды Республики Беларусь «Об утверждении Инструкции о порядке ведения первичного

учета использования вод»

Рис. 11. Пример оформления листа согласования

Реквизит 26. Реквизит «Визы» располагают на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации документах. Виза состоит из наименования должности

визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

Начальник юридического отдела подпись В. А. Петроченко 25.11.2010

При наличии замечаний по документу визу оформляют следую-

щим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела подпись А. С. Воробьев 16.10.2010

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой сторо-

не последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты

62

распорядительных документов допускается визировать на оборотной

стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согла-

совании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагают-

ся одна под другой в порядке визирования.

Например:

Начальник отдела кадров подпись Н. Б. Скворцова 20.06.2010 Зав. отделом документоведения

подпись А. В. Сидорцов 20.06.2010 Зав. отделом архивоведения

подпись Т. И. Боброва 21.06.2010 Юрисконсульт подпись Н. С. Швец 22.06.2010

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте

последнего листа документа или на отдельном листе и при размноже-

нии документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем до-

кумента исходя из его содержания и требований нормативных право-

вых актов.

Реквизит 27. Печать заверяет подлинность подписи должностного

лица на документах, предусмотренных специальными нормативными

актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого

удостоверения их подлинности.

Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать

структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.). Печати организаций под-

разделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей за-

крепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

63

Перечень документов, на которых проставляется печать, определя-

ется организацией на основании законодательства Республики Бела-

русь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов

иих копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, сво-

боды и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юри-

дических лиц, санкционирующих расходование денежных средств

иматериальных ценностей.

Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ, и его личную подпись.

Реквизит 28. Печатается ниже реквизита «Подпись» в нижнем ле-

вом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) реквизит «Отметка об исполнителе», который в полном варианте включает в себя индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилию исполнителя, номер его

служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинис-

ток), дату создания документа, имя файла (на второй строке).

При этом реквизит оформляется со следующими параметрами форматирования: шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт. Номер телефона пишется через пробелы.

Например:

З Иванова 220 88 31 тн 15.05.2010 с1-3 об-1

В кратком варианте данный реквизит может включать в себя фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Петров 224 45 67

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих

документах.

Реквизит 29. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания

копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Под-

пись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, за-

верившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, например:

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют

печатью организации.

64

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации,

реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписа-

ния документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и долж-

ность лица, заверившего копию, например:

Верно подпись А. П. Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостовере-

нии, за исключением случаев, предусмотренных актами законодатель-

ства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведен-

ном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников

(копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Реквизит 30. Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер докумен-

та, свидетельствующую о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело», номер

дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело офор-

мляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем

документа или руководителем структурного подразделения, в кото-

ром исполнен документ:

Подготовлено письмо № 12/06–13 от 28.01.2010 В дело № 07–06. Исполнитель Подпись Б. Л. Осипов

Реквизит 31. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необ-

ходимости — часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

65

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование органи-

зации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 32. Отметка о переносе данных на машинный носитель

включает запись «Информация перенесена на машинный носитель».

Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического

поиска и контроля информации.

3.4. Разработка электронных шаблонов служебных документов

Электронные шаблоны разрабатываются один раз для всей органи-

зации, чтобы сэкономить время на оформление реквизитов каждого

конкретного документа по сравнению с оформлением документа «с чистого листа».

Создание шаблона целесообразно начать с установки полей. В процессе создания шаблона целесообразно установить места размещения

реквизитов документа. Для документов, текст которых располагается

в один столбец, это достигается надлежащим форматированием абза-

цев. Для относительно сложных документов это можно сделать вста-

вив в шаблон таблицу без вывода на печать линий границ и отформа-

тировать ее так, чтобы каждый реквизит размещался в столбце или ячейке таблицы, расположенной в соответствующем месте шаблона

документа. При этом необходимо учесть, что в Приложении А к СТБ 6.38-2004 дана примерная схема расположения реквизитов организа- ционно-распорядительных документов при варианте их углового рас-

положения.

Выполнить данную процедуру можно следующим образом.

66

При этом в дальнейшем необходимо в явном виде задать некоторые

свойства созданной таблицы так, чтобы она соответствовала схеме уг-

лового расположения реквизитов (рис. 10).

Предварительно выделив всю созданную таблицу, во вкладке Ячей-

ка диалогового меню Свойства таблицы необходимо зайти в пункт

Параметры и задать параметры Поля ячейки равными 0, как показано ниже (рис. 13).

Далее в явном виде для каждой ячейки созданной таблицы (поставив курсор именно в нее) во вкладках Строка и Столбец диалогового меню Свойства таблицы необходимо задать определенные

стандартом СТБ 6.38-2004 (рис. 10) размеры высоты строки (выбрав

при этом режим «Точно») и ширины столбца, что позволит зафиксировать размеры конкретных ячеек, которые уже не будут изменяться при вводе большего по размеру текста.

Рис. 13

Для таблицы заголовочной части положения в нашем случае параметры ширины столбцов и высоты строк будут следующими:

yстолбцы: первый — ширина 73 мм, второй (который просто разграничивает первый и третий столбец, но сам никаких реквизитов не содержит) — 27 мм (для того, чтобы обеспечить требуемое по стандар-

ту расстояние отступа 100 мм до реквизита «Гриф утверждения», который будет расположен в третьем столбце), третий — 70 мм (данный

размер столбца определяется следующим образом: 210 мм [ширина

листа бумаги формата А4] — 30 мм [размер левого поля] — 10 мм [размер правого поля] — 73 мм [ширина первого столбца] — 27 мм [ширина второго столбца]);

yстроки: первая — высота 17 мм; вторая — 12 мм, третья — 8 мм; чет-

вертая, пятая и шестая — по 6 мм; седьмая — 4 мм, а восьмая (для расположения реквизита «19. Заголовок к тексту документа») — 17 мм.

67

Получившаяся пустая таблица, разработанная на основе схемы рас-

положения реквизитов из стандарта СТБ 6.38-2004 (рис. 14), затем

заполняется подсказками с названием реквизитов в тех местах, где они должны будут располагаться. Примем за основу, что для положения

такими обязательными реквизитами будут: «6. Наименование органи-

зации»; «10. Название вида документа»; «12. Регистрационный ин-

декс»; «14. Место составления или издания документа»; «17. Гриф утверждения»; «19. Заголовок к тексту»; «21. Текст»; «23. Подпись»; «26. Визы».

Рис. 14

Вготовый шаблон в ячейки, предназначенные для размещения обя-

зательных реквизитов для конкретного документа, с новой строки

после подсказок вставляется текст, представляющий постоянную информацию, которая не изменяется во всех документах, создаваемых

сиспользованием данного шаблона (например, после подсказки на-

звания реквизита «10. Название вида документа» вставляется текст

ПОЛОЖЕНИЕ).

Далее текст подсказок необходимо сделать скрытым (команда Шрифт из меню Формат, переключатель скрытый во вкладке Шрифт) (рис. 15), так как в этом случае на печать они выводиться не будут,

а будут видны только автору документа при включении режима отображения непечатаемых знаков (панель инструментов Стандартная).

Витоге заголовочная часть документа должна выглядеть примерно следующим образом (рис. 16):

68

Рис. 15

Обратите внимание на то, что для размещения реквизитов содержательной и оформляющей части документа также необходимо самостоятельно вставить специальные поля (таблицы, ячейки табли-

цы), основываясь на той же схеме расположения реквизитов (см. рис.

10). Основываясь на уже приведенном перечне обязательных реквизитов для этого вида документа, напомним, что это будут реквизиты «21. Текст»; «23. Подпись»; «26. Визы».

Рис. 16

69