Гваева И. В. Делопроизводство

5.5.2. Особенности оформления документов по личному составу

При документальной фиксации трудовой деятельности работников

государственного органа или иной организации (предприятия) офор-

мляется большое количество служебных документов, оформление которых четко регламентируется действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Каждый вид документа имеет

свои особенности и свои правила работы с ним.

К оформлению документов по личному составу (кроме общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распоряди- тельных документов) предъявляются, в частности, следующие общие требования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в го-

сударственных органах и организациях Республики Беларусь:

«ст. 90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВА-

НО» — в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» —

вприказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» — в постановлениях, «РЕШИЛ» —

врешениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» — в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» — в протоколах, фамилии работников в текстах

приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в ор-

ганизационных документах.

…

ст. 98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения — на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

…

Вприказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание

для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

…

Вприказах и распоряжениях по личному составу распорядительная

часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распоря-

дительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах

сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию прика-

зов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей

111

последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), уволь-

нение и т. д.

…

Распорядительные документы по основной деятельности, по лич-

ному составу, по административно-хозяйственным вопросам регист-

рируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения (например, 3 года, 75 лет и т. п.), регистрируются отдельно.

Распорядительные документы определенной разновидности при их

значительном объеме также допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

…

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего сро-

ка хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

…

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед

приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организа-

циями — перед перепиской с иными организациями и т. д.

…

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному

составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в от-

дельные дела в зависимости от сроков их хранения:

оприеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, уста-

новлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, раз-

рядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных команди-

ровках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

опредоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении де-

журных, командировках».

Кроме уже приведенных требований, оформление документов по

личному составу имеет также некоторые особенности, характерные

именно для Республики Беларусь.

Например, в Российской Федерации действуют унифицированные

формы документов по личному составу, которые имеют табличную

112

трафаретную форму и просты в заполнении (например, формы при-

казов о приеме, переводе, увольнении).

Внашей стране ситуация сложнее.

Впериод СССР утвержденные формы документов по личному со-

ставу включались соответственно в альбомы (сборники) «Унифици-

рованная система организационно-распорядительной документации»

иТиповые междуведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций министерств и ведомств СССР

исоюзных республик, утвержденные приказом Центрального статистического управления при Совете Министров СССР от 14.12.1972

№ 816 (далее — Типовые формы).

По поручению Правительства Республики Беларусь Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), о которой мы говорили на первой лекции, была переработана и утверждена в нашей стране в 1997 году. В 2007 года приказом

директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от

14.05.2007 № 25 была утверждена новая редакция УСОРД.

ВУСОРД входит ряд подсистем документации, в том числе и по личному составу. Личная карточка, однако, в систему ОРД не входит, поэтому и в унифицированной системе ее форма отсутствует.

Всвою очередь в альбоме Типовых форм СССР и БССР ранее

имелся раздел «По труду и заработной плате», который состоял из трех подразделов: «По учету личного состава», «По учету использования рабочего времени», «По учету расчетов с рабочими и служащими по заработной плате» (в Перечне типовых междуведомственных

форм первичной учетной документации СССР такие разделы отсутствовали). Каждая из форм в разделе «Труд и заработная плата» по-

лучила индекс «Т» с добавлением порядкового номера. Например, документы подраздела «По учету личного состава» получили следу-

ющие индексы:

y Т-1 (приказ (распоряжение) о приеме на работу); y Т-2 (личная карточка);

y Т-4 (учетная карточка научного работника);

y Т-5 (приказ (распоряжение) о переводе на другую работу); y Т-6 (записка о предоставлении отпуска);

y Т-8 (приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора).

Характерное отличие форм, включенных тогда в систему первич-

ной учетной документации, — трафаретная форма представления тек-

ста, позволявшая при подготовке конкретных документов заполнять установленные уже готовые формы (необходимо было лишь их раз-

множить). Что касается форм Унифицированной системы ОРД, то

в них определены лишь состав реквизитов и структура текста, которые при подготовке конкретного документа должны печататься полно-

стью на общем бланке организации.

113

Нормативными документами 1992 года наряду с переработкой

УСОРД предусматривалась переработка под нужды уже независимой

страны Республики Беларусь также и системы первичной учетной документации по труду. Так, Приказом Минстата от 19.12.1994 № 12

«Об утверждении Инструкции по статистике численности работни-

ков и заработной платы» была утверждена Инструкция по статистике

численности работников и заработной платы (далее — Инструкция), согласно ч. 2 п. 5 которой к основным формам первичной учетной документации по труду были отнесены:

yприказ (распоряжение) о приеме на работу;

yприказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

yприказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

yличная карточка;

yзаписка о предоставлении отпуска;

yтабель учета использования рабочего времени и заработной платы;

yтабель учета использования рабочего времени;

yрасчетно-платежная ведомость;

yрасчетная ведомость;

yплатежная ведомость;

yлицевой счет и др.

Сами же типовые формы переработаны не были и к Инструкции

не прилагались. Инструкция утратила силу на основании постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 «Об утверждении Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду».

До настоящего времени типовые формы первичной учетной документации по труду не переработаны и не утверждены. Исключение

составляет форма примерной записки об отпуске. Таким образом, в последний раз формы первичной учетной документации были ут-

верждены в 1989 году Государственным комитетом СССР по статис-

тике (в 1990 году была переработана только форма Т-2 «Личная кар-

точка работника»).

На основании изложенного можно сделать вывод о том, что применение типовых унифицированных форм первичной учетной докумен-

тации в настоящее время практически невозможно, за исключением

примерной формы записки об отпуске, а также личных карточек Т-

2 и Т-4, необходимость ведения которых регламентируется рядом

нормативных правовых актов.

В частности, пунктом 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников установлено, что наниматель обязан знакомить

владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под

расписку в личной карточке формы Т-2 (отмечу, что личная карточка формы Т-2 является самостоятельным документом и в состав лично-

го дела не входит).

114

Соответственно, на практике при оформлении приказов (распоряжений) о приеме, переводе или увольнении работников применяют не унифицированные типовые формы Т-1, Т-5 или Т-8, действовавшие ранее в СССР, а формы, содержащиеся в УСОРД или Альбоме форм организационно-распорядительных документов.

Кроме уже приведенных требований и особенностей хочу дополнительно отметить следующее.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Для корректной организации работы с документами по личному составу необходимо всем запомнить, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относится к категории конфиденциальной информации и не подлежать внеслужебному разглашению.

5.5.3. Порядок документального оформления приема на работу

Документальное оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т. е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия). Выглядит это так, как показано на рис. 20.

Оформление соискателем документов для приема на работу

Соискатель работы обычно самостоятельно оформляет часть документов, а именно:

Рис. 20

Резюме. Оформляется соискателем в произвольной форме и, как правило, содержит следующие разделы.

115

ФИО — пишется сверху полностью.

Контакты — адрес, ближайшая станция метро, домашний и мобиль-

ный телефон, адрес электронной почты. Если вы доверяете организации, в которую направили свое резюме, можно написать и рабочий

телефон.

Цель — важный компонент резюме. Четко указав несколько прием-

лемых должностей, вы значительно облегчите работу специалистов по персоналу и с большей вероятностью сможете рассчитывать на приглашение встретиться.

Правильно обозначенная цель: «Заинтересован в должности испол-

нительного директора, руководителя отдела продаж (строительно-от-

делочные материалы)». Или: «Рассматриваю вакансии личного помощника, секретаря-референта генерального директора». Для чего еще может быть необходима «цель»? В случае, когда вы планируете сменить направление деятельности или уровень должности.

Желаемый уровень заработной платы. Понятны опасения «прога-

дать» — запросить в резюме слишком много или слишком мало. Обозначьте минимальную сумму, от которой будете рассматривать предложения, или укажите только базовый оклад, если позиция предполагает дополнительные составляющие.

Опыт работы — важнейший блок. Безусловно, каждый имеет собс-

твенную точку зрения на содержание и оформление, но есть рекомендуемая форма.

«Октябрь 2000 г. – настоящее время. ООО «Промстройснаб» (производство и торговля строительно-отделочными материалами, сеть

розничных магазинов)».

Внимание! Обязательно опишите сферу деятельности организа-

ции, в которой вы, возможно, работали. Крайне сложно понять, что можно предложить специалисту, не зная специфики фирмы, в кото-

рой он работал. Многие компании широко известны в своем сегменте

рынка, но в ежедневном цейтноте, царящем в службе персонала или

рекрутинговом агентстве, ваше резюме быстрее достигнет цели, если

после сложной аббревиатуры (например, ТД «СГТРСК») последует расшифровка.

Второй важный момент — наименование должности и описание

функциональных обязанностей. Стоит кратко, но точно описать бук-

вальные достижения, избегая излишнего упоминания «я». Пример:

«руководство отделом продаж (12 сотрудников в подчинении), за-

ключение договоров с ключевыми клиентами, участие в организации выставок». При этом на собеседовании стоит быть готовым к вопросу

о степени вашего участия в организации выставок.

Образование. Здесь следует указать базовое высшее образование, полностью написав название вуза (не всегда аббревиатура учебного

заведения широко известна) и специальность.

116

Прекрасно, если есть второе высшее образование или диплом о пе-

реподготовке, дополнительное управленческое образование или ши-

роко известные тренинговые школы (стоит упомянуть названия тренингов, их длительность, наличие сертификатов).

Дополнительная информация. Владение языками (желательно ис-

пользовать понятные любому характеристики: технический, разговор-

ный, свободный). Владение ПК с указанием тех программ, которыми вы владеете уверенно. Наличие водительских прав, автомобиля.

Резюме — это рабочий документ. Это не поэма, не долговое обязательство. Это просто описание вашего прежнего опыта работы и заяв-

ка на будущую должность.

Сопроводительное письмо. Для того чтобы сделать прочтение документа совсем уж приятным или предварить прочтение позитивным настроем, рекомендуется написать короткое сопроводительное письмо. Причем на каждую вакансию придется писать разное. Это правило

касается и резюме.

Пример сопроводительного письма:

Добрый день!

Позвольте предложить на соискание данной вакансии свою кандидатуру (резюме прилагается).

Качественный опыт в управлении (недвижимость, консалтинг), управленческое образование (Академия управления при Президенте

Республики Беларусь) + десятки реализованных проектов развития

для компаний различных отраслей — от производственных до розничных.

Лидер, системный функционал, аналитик и практик с большим по-

тенциалом роста компетенции. Быстро интегрируюсь в любую специ-

фику. Профессиональный коммуникатор и переговорщик. Рассмотрю и другие предложения в области управления проектами

истратегического менеджмента.

Суважением…

Озвучу основные требования к оформлению резюме: точность,

структурированность, лаконичность и грамотный дизайн, креатив,

нестандартный подход и прицельная адресация.

При подготовке резюме на персональном компьютере с использо-

ванием возможностей пакета прикладных программ Microsoft Office

2003 Вам помогут встроенные шаблоны оформления резюме, доступные через меню: Файл — Создать — Шаблоны… На моем ком-

пьютере — Вкладка «Другие документы» диалогового окна «Шаблоны» (доступны шаблоны изысканного, современного, стандартного резюме).

Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности соискателя в хронологическом

117

порядке. Составляется соискателем самостоятельно в произвольной

форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются сле-

дующие сведения:

yфамилия, имя, отчество;

yдата и место рождения;

yполученное образование (где, когда и в каких учебных заведени-

ях обучался);

yтрудовая деятельность;

yпрофессия;

yобщественная работа, участие в выборных органах;

yотношение к воинской службе и воинское звание;

yналичие правительственных и других наград и поощрений;

yсведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты. Заявление, чаще всего, пишется от руки, но во многих организациях

может иметься и трафаретная форма.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

В заявлении указывается структурное подразделение и должность,

на которую устраивается соискатель, а также условия приема (дата

начала работы, тип работы — штатно или на условиях совместительства и т. д.). Оклад указывается в визах или в резолюции руководителя.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел

работников форме.

Личный листок по учету кадров заполняется соискателем собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании

паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образо-

вании и иных личных документов. Полнота и правильность заполне-

ния личного листка проверяются работником кадровой службы (спе-

циалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются сле-

дующие требования:

yна все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;

yне допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного

ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т. п.;

yфамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

118

yв графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

yместо рождения указывается в соответствии с административно-

территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

yв графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т. п.);

yв графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профес- сионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

yесли учебное заведение не окончено, указывается, сколько кур-

сов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

yнаименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

yв графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются

опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

yв графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности»

отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы,

связанные с учебой, болезнью и т. п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

yв графе «Семейное положение» указываются данные на мо-

мент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (запи-

сываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена

семьи).

Например:

женат:

жена — Трофимова Елена Константиновна, 1964 г. р.,

сын — Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г. р.,

дочь — Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г. р.,

мать — Гуревич Нина Павловна, 1937 г. р.;

yв графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фак-

тический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка со-

искателя.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

119

Оформление кадровой службой организации (предприятия) документов для приема на работу

При приеме на работу наниматель обязан:

yознакомить работника под роспись с порученной работой, усло-

виями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности;

yознакомить работника под роспись с коллективным договором,

соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок;

yпровести вводный инструктаж по охране труда;

yоформить заключение трудового договора приказом (распоря-

жением) и объявить его работнику под роспись;

yв соответствии с установленным порядком завести (заполнить) на работника трудовую книжку.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт).

Трудовой договор (контракт) придаёт нормативный характер тру-

довым взаимоотношениям работника и нанимателя, конкретизирует права и обязанности сторон, устанавливает размер заработной платы, дополнительных мотивационных поощрений, иных правовых и социальных гарантий работнику.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребо-

вать, а гражданин должен предъявить нанимателю:

yпаспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

yтрудовую книжку, за исключением впервые поступающего на

работу и совместителей;

yдиплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной

работы;

yнаправление на работу в счет брони для отдельных категорий

работников в соответствии с законодательством;

yзаключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов);

yдекларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство,

медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы

оподтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе,

если их предъявление предусмотрено законодательными актами. Прием на работу без указанных документов не допускается.

Запрещается требовать при заключении трудового договора доку-

менты, не предусмотренные законодательством.

После подписания контракта кадровая служба государственного органа, государственной или иной организации (предприятия) издает или оформляет приказ (распоряжение) о приеме работника; личную

карточку формы Т–2, формирует личное дело, заводит трудовую

120