Гваева И. В. Делопроизводство

вертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить

почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Черкасский пер, д. 2, 220000, г. Минск

При адресовании документа физическому лицу сначала также указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И. П.

ул. Садовая, д. 5, кв.12 236264 г. Липки

Киреевский р-н Гомельской обл.

Реквизит 17. «Гриф утверждения» — реквизит официального до-

кумента, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распо-

рядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют

одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности

лица, утвердившего документ, включая видовое наименование орга-

низации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А. И. Новиков 23.06.2010

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование

должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

51

Например:

УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения «Белорусский научно-

исследовательский институт документоведения и архивного дела»

Подпись А. Е. Рыбаков 25.06.2010

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введе-

ние утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом

гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия

вида документа в именительном падеже, его даты и индекса. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2010 № 32

или

УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2010 № 15

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу докумен-

та. При утверждении документа несколькими должностными лицами

грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению,

не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

52

Как правило, во всех организациях утверждаются следующие документы (их примерный перечень закреплен Инструкцией по делопро-

изводству в госорганах и организациях):

1.Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

2.Графики (отпусков, личного приема и т. д.).

3.Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические

ит. д.).

4.Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование

ит. д.).

5.Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.).

6.Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, техно-

логического проектирования, численности работников и т. д.).

7.Отчеты (о производственной деятельности, командировках, на- учно-исследовательских работах и т. д.).

8.Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим

днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с ука-

занием сроков хранения и т. д.).

9.Планы (производственные, капитальных вложений, строитель- но-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т. д.).

10.Положения (уставы) (об организации, структурном подразде-

лении, премировании и т. д.).

11.Программы (проведения работ, мероприятий и т. д.).

12.Расценки (на производство работ, оказание услуг).

13.Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на

капитальное строительство и т. д.).

14.Стандарты.

15.Структура и штатная численность.

16.Унифицированные формы документов.

17.Штатные расписания.

Еще раз обратим Ваше внимание на то, что Гриф утверждения до-

кумента располагают в правом верхнем углу документа на расстоянии

10 см от левого поля (на формате А4 в книжной ориентации листа) или 16 см от левого поля (на формате А4 в альбомной ориентации

листа).

Как правило, документ утверждается в том случае, если он подпи-

сан должностным лицом, не имеющим достаточных полномочий для

того, чтобы положения документа стали обязательными для исполнения всеми без исключения лицами, указанными в документе, либо в специально оговоренных иных случаях.

53

Утверждаемый должностным лицом документ должен иметь проставленный реквизит «Подпись», иначе теряется смысл реквизита.

Реквизит 18. «Резолюция» документа. Реквизит, состоящий из

надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция пишется на документе в правом верхнем углу над текстом соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и дату наложения, например:

И. А. Медведевой В. Н. Егорову

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «Заречье» к 13.02.2010

Смирнов

21.01.2010

Допускается оформление резолюции на отдельном листе, так называемой рефератке (на бумаге формата А6 или А4). Делается это при

отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого

листа документа, с отметкой о связи рефератки с основным документом, на котором также делается отметка о связи с резолюцией.

В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

yдля рефератки малого размера: формат А6 (105x148 мм); поля

страницы: верхнее — не менее 10 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — не менее 12 мм, правое — не менее 8 мм; шрифт Times New

Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужир-

ный курсив; межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается); первая

строка в абзаце с отступом 10 мм; выравнивание по ширине, с перено-

сом слов;

yдля рефератки среднего размера: формат А5 (148x210 мм);

поля страницы: верхнее — не менее 15 мм, нижнее — не менее 10 мм, левое — 20 мм, правое — не менее 8 мм; шрифт Times New Roman

(Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный

курсив; межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение

межстрочного интервала (когда текст не вмещается); первая строка

вабзаце с отступом 12,5 мм; выравнивание по ширине, с переносом слов;

yдля рефератки большого размера: формат А4 (210x297 мм); поля

страницы: верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм, левое — 30 мм, правое — 10 мм; шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 — 15 пт, полужирный, полужирный курсив; межстроч-

54

ный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается); первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм; выравнивание по ширине, с переносом слов.

Реквизит 19. «Заголовок к тексту» — реквизит документа, кратко

излагающий его содержание (именно он переписывается в журналы регистрации). Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например:

Акт ревизии; (кому?), например:

Должностная инструкция секретарю-референту.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, либо к тесту на бланке формата А4, не превышающему 5-7 строк, заголовок можно не составлять.

Заголовок располагают без отступа от левого поля над текстом, отступив от надписей бланка 1,5-2 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 150 знаков и не более 28 машинописных знаков в одну строку (соответственно, заголовок не будет более 5 строк).

Как и любой другой многострочный реквизит, заголовок к тексту документа на компьютере печатают с межстрочным интервалом «точно» 14 пт. По ширине данный реквизит должен занимать не более 73 миллиметров от левого поля документа (каждая строка), но в случае, когда по не зависящим от автора документа причинам заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от левого поля документа.

Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 20. Реквизит «Отметка о контроле» представляет собой специальную пометку (наносится рассматривающим должностным лицом — буква «К» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тесту»; службой ДОУ — словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа) об особом статусе документа и необходимости особого контроля за соблюдением сроков исполнения данного документа.

Реквизит 21. Текст официального документа. Информация, зафик-

сированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким, с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

55

Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной, распорядительной) — решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты — на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Например:

Глава 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ

НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер

подпункта, после которых ставятся точки. Например:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа,

подпунктов — сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

56

Втексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим

иорфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

Вдокументах применяют термины и определения, установленные

действующими стандартами и терминологическими словарями. Мно-

гозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

Втексте документа не допускается употребление: просторечий

иэкспрессивных форм разговорной речи; иноязычных заимствований

при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или рус-

ском языке; нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа; ненормативной лексики.

Враспорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) ор-

ганизаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст из-

лагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «ре-

шил»).

Всовместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа

(«слушали», «выступили», «постановили»).

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности организаций,

их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), ис-

пользуют форму изложения текста от третьего лица единственного

или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав

объединения входят», «комиссия установила»).

Вписьмах используют следующие формы изложения:

yот первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

yот первого лица единственного числа («считаю необходимым»,

«прошу выделить»);

yот третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «НИЦЭД считает возможным»).

57

Текст печатают, отступив 1,5 межстрочных интервала от реквизита «Заголовок к тексту» через одинарный межстрочный интервал с аб-

заца (отступ первой строки абзаца 1,25 мм), если текст не делится на

подразделы.

Реквизит 22. Отметку о наличии приложения к документу, упоми-

наемого в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий

приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Комархива от 14.06.2003 №02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через

1,5–2 интервала) без отступа от левого поля.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии

приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дает-

ся в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой

форме» и др.

Реквизит 23. «Подпись» — реквизит документа, представляющий

собой наименование должности лица, подписывающего документ, его

собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия

без пробела между ними).

Наименование должности в данном реквизите может быть 3 видов:

полное, если документ оформлен не на бланке документа (директор Института управленческих кадров Академии управления при Президенте Республики Беларусь), видовое (директор института) или сокращенное (директор) — на документе, оформленном на бланке.

58

Например:

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне

последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами

их подписи располагают одну под другой (с межстрочным 1,5-2 интервалом) в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне по горизонтали.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности

лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии

в соответствии с распределением, например:

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа, например:

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

Вреквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения»

и«Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его иници-

алы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит 24. Гриф приложения располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «При-

59

ложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Например:

Приложение 2 к приказу директора Института

проблем тепло- и энергообмена 15.01.2010 № 319

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно. На приложениях, утверждаемых распорядительным документом

или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Реквизит 25. Гриф согласования. Реквизит официального документа, применяемый при согласовании документа с иными организациями (их должностными лицами).

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта докумен-

та проводится с организациями и должностными лицами. Согласова-

ние может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организаци-

ями (внешнее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» оформляется на последнем листе документа ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается про-

писными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной

подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Ректор Гомельского государственного университета подпись Г. Ф. Куцев 23.04.2010

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляют по следующей форме:

60