Гваева И. В. Делопроизводство

период с 1917 г. по настоящее время (отдельные документы XVII, конца XIX — начала XX в.), объединенных в 1300 фондов;

yНациональный исторический архив Беларуси;

yБелорусский государственный архив кинофотофонодокументов;

yБелорусский государственный архив-музей литературы и искусства;

yБелорусский государственный архив научно-технической доку-

ментации.

2.1.5. Научные организации

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) — первое в Беларуси на-

учно-исследовательское учреждение, осуществляющее научные разработки в области документоведения и архивоведения.

БелНИИДАД подчиняется Департаменту по архивам и делопроизводству Минюста.

Институт отсчет своей деятельности ведет с 11 декабря 1991 г., когда

в Минске на базе Института истории партии при Центральном комитете Коммунистической партии Белоруссии (с октября 1990 г. — Институт историко-политических исследований Компартии Белоруссии) был создан Белорусский научно-исследовательский центр документо-

ведения и ретроинформации (БелНИЦДР).

В январе 1996 г. в целях совершенствования деятельности центра он преобразован в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. С 20 июня 2001 г. официальное наименование БелНИИДАД — учреждение «Белорусский научно-ис- следовательский институт документоведения и архивного дела».

За период существования института разработано более 100 научно-

исследовательских тем, подготовлены и изданы инструкции, стандарты, правила, методические рекомендации, ряд справочников в соот-

ветствии с основными направлениями деятельности института.

Основными направлениями деятельности БелНИИДАД являются:

yразвитие теории документоведения, архивоведения, археогра-

фии и источниковедения;

yкомплексный анализ документации в органах управления и иных

организациях;

yопределение путей сокращения потоков деловых бумаг, включая

создание системы унификации документов;

yразработка научных принципов публикации документов и материалов Национального архивного фонда Республики Беларусь;

yисследование проблем истории Беларуси, ее государственности

икультуры;

yанализ экономики архивного дела;

21

yорганизационное обеспечение деятельности Археографической

комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерс-

тва юстиции Республики Беларусь;

yиздание «Беларускага археаграфічнага штогодніка» («Белорусского археографического ежегодника»);

yорганизационное и научное обеспечение подготовки научных кадров высшей квалификации по специальностям «Документалистика, документоведение, архивоведение» и «Историография, источниковеде-

ние и методы исторического исследования» (обучение в аспирантуре).

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД) создан в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 сентября 1998 года

№1465 «О создании Белорусского научно-исследовательского центра

электронной документации».

С 30 ноября 2000 г. БелНИЦЭД зарегистрирован в Едином регистре юридических лиц как «Государственное учреждение "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации"».

Основными направлениями деятельности БелНИЦЭД являются:

yпроведение прикладных научных исследований, направленных

на обеспечение долгосрочной сохранности и доступности электронной документации, совершенствование технологий безбумажного документирования в государственных, общественных и коммерческих учреждениях, организациях, предприятиях;

yучастие в совершенствовании законодательной, нормативной

и методической базы в целях обеспечения подлинности, достоверности и сохранности электронных документов;

yпостоянное государственное хранение электронных документов

Национального архивного фонда Республики Беларусь;

yметодологическое и методическое обеспечение ведомственного

хранения электронных документов, формирования и использования

государственных информационных ресурсов;

yразработка научных принципов и непосредственное осуществле-

ние экспертизы ценности электронных документов;

yвнедрение и совершенствование информационных технологий

доступа к традиционным архивным документам;

yнаучное использование и публикация документов Национально-

го архивного фонда, материалов по истории развития информатики

в Беларуси, научной и научно-методической литературы по направ-

лениям деятельности центра;

yвыявление документов по истории Беларуси в зарубежных архи-

вах и приобретение их электронных копий;

yпубликация в печати, средствах электронных коммуникаций и на машинных носителях сборников документов и другой литературы

общественно-политического, научно-технического, юридического,

22

учебного и справочного характера на белорусском, русском и иных языках, подготовка к публикации совместно с архивными учрежде-

ниями сборников научных работ и периодических изданий по приме-

нению информатики в архивном деле;

yразработка программных средств, обеспечивающих автоматизацию основных технологических процессов в деятельности архивной отрасли;

yобеспечение функционирования информационного ресурса ар-

хивной отрасли Республики Беларусь - сайта «Архивы Беларуси».

2.2.Унификация и стандартизация составления и оформления служебных

документов

Для правильного понимания сущности делопроизводства необходи-

мы были единообразные подходы к нему, которые позволили бы корректно трактовать информацию, готовить документы и организовывать процессы делопроизводства. Для этого широко используются тесно связанные между собой процессы унификации и стандартизации.

Унификация документов — установление единого комплекса ви-

дов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Она проводится в целях упорядочения деятельности в области документации, сокращения коли-

чества применяемых документов, типизации их форм, снижения тру-

доемкости их обработки, достижения информационной совместимости

различных систем документации по одноименным и смежным функ-

циям управления, более эффективного использования оргтехники и для получения положительных результатов деятельности всех заинтересованных сторон.

Объекты унификации:

yформа документов и состав включаемых в нее реквизитов;

yсистемы документации;

yтексты документов;

yвиды и разновидности документов.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих

процессов и на основе существующих достижений науки, техники, практического опыта разработаны унифицированные системы документации (УСД) — системы документации, созданные по единым

правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо

23

от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический

комитет — формы первичной учетной и отчетной документации, Де-

партамент по архивам и делопроизводству Минюста — систему орга-

низационно-распорядительной документации и т. д.

Сегодня основой для систематизации документов в справочных ин- формационно-поисковых системах служит Общегосударственный классификатор управленческой документации — ОКРБ 010–95

«Унифицированные документы» (ОКУД). Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.

ВОКУД представлены следующие унифицированные формы до-

кументов:

y Унифицированная система организационно-распорядительной

документации (УСОРД);

y Унифицированная система первичной учетной документации; y Унифицированная система банковской документации;

y Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бух-

галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

y Унифицированная система отчетно-статистической докумен-

тации;

y Унифицированная система документации по труду;

y Унифицированная система внешнеторговой документации;

y Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий и др.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Определение таких унифицированных систем, их назначение и состав устанавливаются специальными стандартами.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепле-

ния проведенной унификации и уровня ее обязательности. Именно

стандартами, в частности, обеспечивается методическое и организаци-

онное единство в области разработки, применения и ведения УФД. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех

государственных органов управления и субъектов хозяйственной де-

ятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах или

кодексах. В ином случае, согласно ст. 20 Закона Республики Беларусь

от 5 января 2004 г. «О техническом нормировании и стандартизации»

споследующими изменениями и дополнениями, государственные

стандарты являются добровольными для применения.

В2007 году приказом директора Департамента по архивам и дело-

производству Министерства юстиции Республики Беларусь была ут-

верждена новая редакция Унифицированной системы организационно-

распорядительной документации (УСОРД), содержащей унифицированные формы и методические указания по их применению (рис. 1).

24

В ее состав вошли:

yГосударственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

yМетодические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организа- ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

yКлассификатор унифицированных форм организационно-распоря- дительных документов и пояснительная записка по его применению;

yАльбом унифицированных форм ОРД.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 был введен в действие 1 июля 2005 года. Его положения распространяются на организационно-распорядительные документы, которые подразделяются на три группы:

yорганизационные — положения, уставы, инструкции, правила

идр.;

yраспорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;

yсправочно-информационные — акты, докладные и объяснитель-

ные записки, письма и др.

Стандарт закрепил перечень из 32 реквизитов организационно-рас- порядительных документов, требования к оформлению применяемых бланков документов, их текстов и реквизитов.

В сентябре 2005 года тогда еще Комитет по архивам и делопроиз-

водству при Совете Министров Республики Беларусь (напомним, что в дальнейшем он был преобразован в Департамент Министерства юс-

тиции) совместно с Научно-исследовательским институтом докумен-

товедения и архивного дела (БелНИИДАД) разработали и утвердили

приказом Председателя Белкомархива Методические указания по

практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 (рис. 2).

Методические указания более подробно (по сравнению со стандар-

том) изложили единые правила подготовки организационно-распо-

рядительной документации и бланков, применяемых при их оформлении.

С точки зрения практического оформления документов, образующихся в работе государственных органов, организаций и предприятий

всех форм собственности Республики Беларусь, большую важность

имеют Классификатор унифицированных форм ОРД и Альбом унифицированных форм ОРД.

26

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, ус-

танавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распоряди-

тельных документов и не являются образцами их оформления (доку-

менты на их основе должны оформляться в соответствии с действующим законодательством).

Каждой унифицированной форме документа, включенной в состав

УСОРД, присвоен собственный десятизначный уникальный код, который может являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учета, поиска, контроля за прохождением и исполнением документов

и организацией их хранения.

Код унифицированной формы ОРД имеет структуру ААББВВВГГГ, где:

АА — код системы; ББ — код подсистемы (табл. 1);

ВВВ — код вида документа (табл. 2);

ГГГ — порядковый номер формы в подсистеме.

Например, унифицированная форма «Приказ о реорганизации организации» будет иметь код 0202620001, где 02 - унифицированная система ОРД, 02 - подсистема «Документация по реорганизации ор-

ганизации», 620 - вид документа «Приказ», 001 - порядковый номер

формы документа «Приказ о реорганизации организации» в пределах подсистемы «Документация по реорганизации организации».

Таблица 1

Классификатор подсистем документов, используемых в УСОРД

28

Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм

документов в организациях и поддержания их в актуализированном

состоянии путем своевременного включения новых или изъятия отмененных унифицированных форм.

При необходимости на соответствующих организационно-распоря- дительных документах, подготовленных на основе унифицированных

форм, проставляется код унифицированной формы.

Рассмотренные способы унификации и стандартизации являются унификацией и стандартизацией на республиканском уровне.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утвер-

ждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для при-

менения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения раз-

рабатывает медицинские документы, Государственный комитет по

статистике — формы первичной учетной и отчетной документации,

Департамент по архивам и делопроизводству Минюста — систему ор-

ганизационно-распорядительной документации и т. д.

2.3. Нормативное правовое регулирование делопроизводства

Еще раз остановимся на том, что основные требования к составлению и оформлению служебных документов сегодня изложены в не-

скольких нормативных документах и стандартах:

y Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года

29

№ 4) — применяется в организациях всех форм собственности, на ее основе каждая организация разрабатывает собственную локальную

инструкцию по делопроизводству;

yИнструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Ко-

митета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Рес-

публики Беларусь от 24.07.2003 г. № 27);

yСТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (стандарт введен

вдействие с 01.07.2005 г.).

Во всех этих документах можно обнаружить некоторые неувязки и противоречия в требованиях к оформлению документов, подробнее о которых мы будем говорить позднее.

Необходимо отметить, что положения, содержащиеся в СТБ, зачас-

тую не отличаются четкостью и допускают многовариантность

воформлении, положения же Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий более конкретны, однако применяются лишь в государственных органах и государственных организациях, подчиненных Правительству.

До 2009 года основные вопросы регламентации делопроизводства

определялись Примерной инструкцией по делопроизводству, разработанной еще в 1995 году на основе действовавшего тогда стандарта СТБ 6.38-1995. В связи со вступлением в силу нового стандарта СТБ 6.38-2004 была разработана и в январе 2009 года утверждена Постановлением Министерства юстиции Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

С принятием нового нормативного документа Примерная инструк-

ция по делопроизводству утратила свою силу.

Новая Инструкция является актом законодательства, обязатель-

ным для исполнения всеми государственными органами и организациями Республики Беларусь. Особо отметим, что установленные Ин-

струкцией нормы распространяются на организации как государ-

ственной, так и негосударственной форм собственности.

Что отличает новую версию Инструкции от действовавшей ранее

Примерной? По мнению директора БелНИИДАД А. Е. Рыбакова, это следующие моменты.

1.Абсолютно новым в Инструкции является включение в нее от-

дельной главы, посвященной особенностям работы с документами

вэлектронном виде.

2.В Инструкции также четко прописаны нормы, устанавливающие обязанность вышестоящих организаций контролировать делопроиз-

водство в подчиненных организациях независимо от их формы собст-

30