Гваева И. В. Делопроизводство

книжку работникам, впервые нанимающимся на работу, иным работ-

никам делает запись в их трудовых книжках. При необходимости

(в оговоренных действующей нормативной базой случаях) кадровая служба оформляет также справку-объективку.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию,

где поступившему работнику присваивается табельный номер и на

него заводится лицевой счет по зарплате.

5.5.4. Порядок документального оформления изменения трудовых отношений

При переводе работника по его инициативе на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Руководитель организации (предприятия) издает приказ (распоря-

жение) по личному составу о переводе сотрудника на другую долж-

ность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке

формы Т–2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее

изменение в лицевом счете по заработной плате.

Формы приказа (распоряжения) о переводе унифицированы в Обще-

государственном классификаторе управленческих документов ОКУД.

Возвращаясь еще раз к проблеме степени унификации и стандартизации оформления документов по личному составу, следует отметить, что как

раз документы, необходимые для оформления изменения трудовых от-

ношений, в ОКУД регламентированы довольно подробно.

121

При переводе работника на другую должность в рамках организа-

ции (предприятия) по инициативе нанимателя порядок документаль-

ного оформления будет выглядеть иначе. Первоначально оформляет-

ся не заявление, а докладная записка от имени руководителя струк-

турного подразделения, в которое целесообразен перевод работника, либо представление от имени непосредственного руководителя работ-

ника. В государственных органах эти документы могут быть дополне-

ны характеристикой работника и его т. н. справкой-объективкой на того работника, которого предлагают перевести (переместить) на иную

должность или назначить на вышестоящую должность.

Только после оформления этих документов и наложения на них резолюции руководителя организации с его согласием на такой перевод (перемещение) будет издаваться приказ (распоряжение) о переводе (перемещении) на другую работу. Далее с этим приказом работ-

122

ника письменно ознакомят, а также внесут специальные записи в тру-

довую книжку, карточку формы Т-2, лицевой счет по заработной

плате.

При переводе на другую работу (должность) трудовой контракт (договор) будет составлен заново, в случае перемещения допускается просто оформить дополнительное соглашение к действующему конт-

ракту (договору).

5.5.5. Порядок документального оформления увольнения

Увольнение работника по согласию сторон (а чаще всего по инициативе самого работника) производится с оформлением документов по

следующей схеме:

Заявление об увольнении работник пишет, как правило, не менее чем за месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предос-

тавляет его на согласование руководителю. Руководитель издает при-

каз по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке. Копии прика-

зов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет работника.

Увольнение работника по инициативе работодателя обязательно сопровождается подготовкой письма унифицированной формы в адрес профсоюзного комитета о согласии на увольнение и уведомления

унифицированной формы об увольнении в адрес работника. Документы, необходимые для оформления увольнения, в ОКУД

регламентированы в меньшем количестве, чем в случае изменения трудовых отношений.

123

Окончание таблицы 4

Итогом увольнения работника в любом случае будет окончатель-

ный финансовый расчет с ним и выдача ему на руки трудовой книжки со всеми необходимыми записями (в случае, когда работник не является за своими документами в кадровую службу, допустимо ее выслать работнику на домашний адрес по почте с уведомлением).

5.5.6. Особенности документального оформления дисциплинарных взысканий

Трудовая дисциплина — обязательное для всех работников подчи-

нение установленному трудовому распорядку и надлежащее выпол-

нение своих обязанностей.

Трудовой распорядок для работников определяется:

1)правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране

труда и технике безопасности и другими локальными нормативными

правовыми актами;

2)штатным расписанием;

3)должностными инструкциями работников;

4)графиками работ (сменности);

5)графиками отпусков.

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине.

Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внут-

реннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее ис-

полнение работником своих трудовых обязанностей (дисциплинарный проступок) устанавливается дисциплинарная ответственность. Наниматель может применить к работнику следующие меры дисцип-

линарного взыскания:

1)замечание;

2)выговор;

124

3) увольнение.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, незави-

симо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться:

1)лишение премий,

2)изменение времени предоставления трудового отпуска и другие

меры.

Виды и порядок применения этих мер также определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

Для отдельных категорий работников с особым характером труда

(работников железнодорожного транспорта, таможенных органов, прокуратуры; судей общих и хозяйственных судов; адвокатов) могут предусматриваться и другие меры дисциплинарного взыскания.

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит на-

нимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны

учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

Процедура применения дисциплинарного взыскания. Применение дисциплинарного взыскания строится по следующей

схеме:

До применения взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи объяснения

125

не является препятствием для применения взыскания и оформляется

актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено

только одно дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание оформляется с указанием мотивов приказом (распоряжением) или постановлением нанимателя, кото-

рые объявляются работнику под роспись в пятидневный срок. Работ-

ник, не ознакомленный с таким распорядительным документом, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением), постановлением оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца

со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

Днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосред-

ственно подчинен.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, — позднее двух лет со дня совершения дисциплинарного проступка. В указанные

сроки не включается время производства по уголовному делу.

Дисциплинарное взыскание применяется руководителем, которому предоставлено право приема (избрания, утверждения, назначения на должность) и увольнения работников, либо по его поручению иным руководителем (передача таких полномочий оформляется отдельным приказом (распоряжением) руководителя).

Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыска-

ния работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, он считается не подвергавшимся дисциплинарному взысканию.

При этом дисциплинарное взыскание погашается автоматически без

издания приказа (распоряжения), постановления.

Руководитель, применивший взыскание, имеет право снять его до-

срочно до истечения года по собственной инициативе, по ходатайству непосредственного руководителя работника, профсоюза или иного

представительного органа (представителя) работников, а также по

просьбе работника.

Досрочное снятие дисциплинарного взыскания оформляется отдельным приказом (распоряжением), постановлением.

5.5.7. Документальное оформление поощрений работников

Наниматель вправе поощрять своих работников за высокие показатели в трудовой деятельности, надлежащее выполнение своих долж-

ностных обязанностей, иные результаты.

126

Виды поощрений работников за труд определяются коллективным

договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. Как правило,

основными видами поощрений в государственных и иных организаци-

ях являются сочетания материальных и нематериальных стимулов: премия или иная выплата, грамота, Почетная грамота, благодарность организации (руководителя организации), занесение на Доску почета,

сопровождаемые или не сопровождаемые дополнительными матери-

альными выплатами.

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством в соответствии с законом работники могут быть представлены к государственным наградам: орденам, медалям, почетным знакам или значкам

(например, «Отличник образования»). Государственные органы име-

ют также право награждения отдельных граждан за их особые заслуги грамотами и Почетными грамотами государственного органа.

Процедура оформления поощрения

Документальное оформление поощрения работника строится по

следующей схеме:

Доклад руководителю организации с предложением о виде поощ-

рения осуществляет, как правило, непосредственный руководитель

работника. Положениями об отдельных видах поощрений (Почетной

грамоте, Доске Почета и иных) в ряде случаев может быть регламентирована форма представления такой информации с предложением

о поощрении.

По итогам принятия управленческого решения о поощрении работника руководителем организации (иным должностным лицом, которому руководителем могут быть делегированы такие полномочия) издается распорядительный документ о поощрении работника, далее

кадровая служба ознакамливает работника с этим документом и дела-

ет запись в трудовую книжку работника.

127

5.5.8. Документальное оформление отпусков работников

Работники государственных органов, организаций (предприятий) всех форм собственности имеют право на трудовые и социальные от-

пуска при наличии оснований, предусмотренных в законодательстве.

Трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года

(ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте).

Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому

договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1)трудовые отпуска: основной отпуск; дополнительные отпуска;

2)социальные отпуска: по беременности и родам; по уходу за детьми; в связи с обучением; в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС; по уважительным причинам личного и семейного характера.

Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превыша-

ющая 21 календарный день, по соглашению между работником и на-

нимателем может быть заменена денежной компенсацией.

Замена денежной компенсацией отпусков, предоставляемых авансом, беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе восемнадцати лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также дополнительных отпусков за работу в вредных

и(или) опасных условиях труда и за особый характер работы не допускается.

Процедура оформления отпуска (рис. 21).

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждае-

мым руководителем организации по согласованию с профсоюзом либо руководителем организации по согласованию с работником

(в случае отсутствия профсоюза). Для руководителей организаций

ив других случаях, предусмотренных законодательством, сроки пре-

доставления трудового отпуска или его части определяются вышестоящим органом (организацией).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не

позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсою-

зом, и доводится до сведения всех работников.

128

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или

запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя

уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается соответствующим государственным орга-

ном (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства

юстиции Республики Беларусь). Основанием для издания приказа

о предоставлении отпуска является либо график трудовых отпусков, либо заявление с просьбой о предоставлении отпуска (в индивидуальном порядке, когда желаемый срок отпуска не совпадает со сроком, указанным в графике трудовых отпусков).

Рис. 21. Процедура оформления отпусков

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности

между работником и нанимателем.

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудо-

вого отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней. Работник, кото-

рому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется

в тот же срок письменно.

Преждевременный отзыв работника из отпуска по производственным причинам возможен только на основании письменного согласия

работника (заявления о согласии на отзыв из отпуска). При этом так-

же издается распорядительный документ того же вида, каким был оформлен отпуск работника (приказ, распоряжение, решение). Отзыв из отпуска без согласия работника не допускается.

129