Гваева И. В. Делопроизводство

6.6.Работа с обращениями граждан

Всоответствии с предвыборной программой Президента Респуб-

лики Беларусь 27 декабря 2006 г. им была подписана Директива № 2

«О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата», которой, в частности было определено:

«…считать состояние работы с гражданами одним из основных кри-

териев оценки деятельности государственных органов…»; «…Руководителям государственных органов обращать особое вни-

мание на обеспечение внимательного, ответственного, доброжелательного отношения работников к гражданам.

По каждому случаю формализма, предвзятого, нетактичного пове-

дения, грубости и неуважения к людям проводить проверку и при подтверждении соответствующих фактов привлекать виновных к ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности…»;

«…пересмотреть режим работы структурных подразделений и долж-

ностных лиц государственных органов, осуществляющих прием граждан и (или) выдачу им справок и других документов, определив его

вудобное для населения время. Прием граждан в рабочие дни должен

начинаться не позднее 8 часов или завершаться не ранее 20 часов,

а также осуществляться по субботам и (или) воскресеньям, если это

необходимо с учетом количества и специфики обращений…»; «…внедрять в практику предварительную запись граждан на прием

в государственные органы по телефону или с помощью электронных средств связи, а также карточки обслуживания граждан, в которых

указываются время и место обслуживания, должность, фамилия и имя обслуживающего работника. При изменении согласованного порядка

приема соответствующий государственный орган должен уведомить об этом гражданина»;

«…коллективные обращения 30 и более граждан в государственные

органы (к должностным лицам) по вопросам, входящим в компетен-

цию этих органов (лиц), подлежат рассмотрению с выездом на место

нахождения объекта, являющегося предметом обращения, если иное не вытекает из этого обращения».

Общий порядок работы с обращениями граждан в государственные

органы и иные организации (к должностным лицам), а также рассмот-

рения предложений, заявлений и жалоб граждан организуется в соответствии с Конституцией, Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407-XIII «Об обращениях граждан», иными актами.

Под обращением сегодня понимают индивидуальное или коллек-

тивное предложение, заявление, жалобу гражданина (одного или не-

скольких) в государственный орган или организацию (к ее должно-

стному лицу), изложенные в устной или письменной форме.

161

Предложение — рекомендации по улучшению деятельности госу-

дарственных органов или организаций (их должностных лиц), со-

вершенствованию правового регулирования отношений в государ-

ственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества.

Заявление — ходатайство о реализации прав, свобод и законных ин-

тересов граждан, не связанных с их нарушением.

Жалоба — требование о восстановлении прав, свобод и законных интересов граждан, нарушенных действиями (бездействием) должностных лиц государственных органов, организаций или граждан.

Граждане Республики Беларусь, а также иностранные граждане

и лица без гражданства, находящиеся на территории Республики Беларусь, имеют право на обращение в государственные органы и организации (к их должностным лицам), как лично, так и через своего представителя. Обращения от имени недееспособных граждан на-

правляются их законными представителями, действующими на осно-

вании доверенности, оформленной в установленном порядке.

При этом осуществление гражданами их права на обращение не должно нарушать права, свободы и законные интересы других лиц.

Ограничение прав граждан либо получение каких-либо преиму-

ществ в зависимости от пола, расы, национальности, языка, религии,

убеждений, социального происхождения, имущественного или иного положения при обращении в государственные органы запрещается.

Руководители государственных органов (организаций) обязаны организовывать работу по рассмотрению обращений в соответствии с требованиями законодательства об обращениях граждан и прини-

мать в пределах своей компетенции необходимые меры для полного,

объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений. Именно они (руководители) несут ответственность за организа-

цию работы с обращениями.

6.6.1.Требования, предъявляемые

корганизации работы с обращениями граждан

Письменное обращение (обращение гражданина в государствен-

ный орган или организацию (к их должностному лицу), изложенное

в письменной форме) должно содержать:

yнаименование и (или) адрес государственного органа, иной ор-

ганизации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица),

вкоторые направляется обращение;

yфамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте житель-

ства и (или) работы (учебы);

yизложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);

yличную подпись гражданина.

162

Если такое обращение подается от имени другого человека лицом,

представляющим его интересы, то к обращению прилагаются доку-

менты, подтверждающие полномочия представителя. Также могут

прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотре-

ния обращений.

Письменные обращения, не соответствующие предъявляемым требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь

обратиться в государственный орган (организацию, к должностному

лицу).

Анонимные обращения (обращения граждан в государственный орган (организацию, к должностному лицу), в которых не указаны фамилия, имя, отчество автора либо данные о месте жительства и (или)

работы (учебы) либо отсутствует личная подпись) рассмотрению не

подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

6.6.2. Сроки направления обращений

Направление гражданами предложений и заявлений в государ-

ственные органы, иные организации (должностным лицам) сроком не ограничено.

Жалобы могут быть направлены гражданами в государственные органы (организации, должностным лицам) не позднее трех лет со дня нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении. При пропуске

этого срока должностные лица государственных органов (организа-

ций) вправе отказать в рассмотрении жалобы. При этом отказ дол-

жен быть письменно мотивирован и направлен гражданину в пяти-

дневный срок.

В случае, когда срок пропущен по уважительным причинам, нали-

чие которых подтверждается соответствующими документами, он

подлежит восстановлению по решению руководителя государствен-

ного органа (организации, уполномоченного должностного лица) и жа-

лобы рассматриваются в общем порядке.

6.6.3. Порядок рассмотрения письменных обращений

Письменные обращения, направленные в государственные органы (организации, должностным лицам) с соблюдением требований законодательства, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами государственных органов (организаций), к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении.

163

Письменные обращения, поступившие в органы (организации, долж-

ностным лицам), к компетенции которых не относится решение изло-

женных вопросов, 1) в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы (организации, должностным ли-

цам) с уведомлением об этом граждан либо 2) в пятнадцатидневный

срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган (ор-

ганизацию, должностному лицу) им необходимо обратиться. Запрещается передавать жалобы граждан в те органы (организа-

ции), действия или бездействие которых и обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений отно-

сится к исключительной компетенции этих органов (организаций,

должностных лиц).

Письменные обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам письменно даны ответы в соответствующие сроки.

В случае самостоятельного отказа гражданина от своего письмен-

ного обращения (т. н. отзыва им обращения) должностное лицо государственного органа (организации), рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о на-

рушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

6.6.4. Сроки рассмотрения обращений

Обращения должны быть рассмотрены в общем случае не позднее одного месяца со дня их регистрации в государственных органах (организациях), к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее пятнадцати дней.

При необходимости проведения специальной проверки, запроса не-

обходимой информации руководители государственных органов (ор-

ганизаций), в которые поступили обращения, могут продлить указан-

ный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан, либо до шести месяцев (при необходимости

направления запросов в иностранные государства и (или) междуна-

родные организации).

Срок исчисляется с даты поступления документа в государствен-

ный орган (организацию).

6.6.5. Личный прием граждан

В государственных органах (организациях) организуется личный прием граждан. Руководители и уполномоченные ими должностные лица обязаны проводить личный прием граждан не реже одного раза в месяц в установленные дни и часы.

При устном обращении (обращение гражданина, высказанное на

личном приеме должностному лицу государственного органа или ор-

164

ганизации) гражданин должен предъявить документ, удостоверя-

ющий его личность.

В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться

гражданином в письменной форме и подлежит рассмотрению в общем

порядке.

Должностные лица государственных органов, иных организаций не вправе отказать гражданам в личном приеме при их обращении по вопросам, относящимся к их компетенции. В ином случае соответствующие должностные лица не рассматривают обращения по сущес-

тву, но разъясняют гражданам, в какой государственный орган, иную

организацию (к какому должностному лицу) им следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращениях.

6.6.6. Повторные обращения

Устные и письменные повторные обращения (обращения граждан

по одному и тому же вопросу в один и тот же государственный орган (организацию, к должностному лицу), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок

и гражданам даны ответы в порядке, установленном настоящим Зако-

ном. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.

Решение о прекращении производства по повторным обращениям

принимают руководители государственных органов (организаций)

или уполномоченные ими должностные лица.

6.6.7. Обязанности должностных лиц государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращений

Должностные лица государственных органов, иных организаций при рассмотрении обращения обязаны:

yсоблюдать требования, установленные актами законодательства

Республики Беларусь об обращениях граждан;

yпринимать меры для полного, объективного, всестороннего и свое-

временного рассмотрения обращений;

yпринимать законные и обоснованные решения;

yписьменно информировать граждан о решениях, принятых по

результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав

их принятие;

yразъяснять порядок обжалования решений, принятых по обращениям;

yобеспечивать контроль за исполнением решений, принятых по обращениям;

165

yпринимать в пределах своей компетенции меры по восстановле-

нию нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;

yрешать в установленном порядке вопросы о привлечении к от-

ветственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

При наличии в государственном органе двух и более нарушений,

указанных в части третьей Директивы Президента № 2, руководитель

государственного органа привлекается к дисциплинарной ответственности вплоть до освобождения от занимаемой должности.

6.7.Документирование административных процедур, выполняемых государственными

органами

Закон Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-з «Об основах административных процедур» определил, что в практической деятельности государственных органов и граждан Республики Бела-

русь имеют место так называемые административные процедуры,

представляющие собой технологические процессы взаимоотношений по определенным вопросам.

Административная процедура — действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по

установлению (предоставлению, удостоверению, подтверждению, ре-

гистрации, обеспечению), изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа (его приня-

тием, согласованием, утверждением) (далее — выдача справки или дру-

гого документа), либо регистрацией или учетом заинтересованного

лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного

имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, на-

ходящегося в республиканской или коммунальной собственности.

Законодательными актами, постановлениями Совета Министров

Республики Беларусь, а также нормативными правовыми актами

облисполкомов определяются:

yнаименования административных процедур;

yуполномоченные органы;

yисчерпывающие перечни документов и (или) сведений, пред-

ставляемых заинтересованными лицами в уполномоченные органы для осуществления административных процедур (далее — перечни документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами), если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь;

166

yсроки осуществления административных процедур;

yсроки действия справок или других документов, выдаваемых при осуществлении административных процедур;

yразмер платы, взимаемой при осуществлении административ-

ных процедур.

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов де-

лопроизводства. В государственных органах уже внедрена первая оче-

редь специально разработанного программного комплекса «Одно окно», которое помогает оформлять эти процедуры на основе заявительного принципа «одно окно». Всего возможно оформление 184 процедур (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.02.2009

№194 «О внедрении в постоянную эксплуатацию первой очереди про-

граммного комплекса "Одно окно" по обращениям граждан»).

6.8.Работа с документами ограниченного доступа

Под государственными секретами понимаются защищаемые госу-

дарством сведения в военной области, в области экономики, науки

и техники, в области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Республики Беларусь.

Порядок отнесения документов к различным степеням секретности

регламентируется Указами Президента, Законами (например, Законом

Республики Беларусь 29 ноября 1994 г. №3410-XII «О государственных секретах») и Постановлениями Правительства Республики Беларусь

(например, Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. №400 «Об утверждении положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам»).

К государственным секретам может быть отнесен весьма широкий круг сведений, касающихся всех сфер общественной и государствен-

ной жизни. При решении вопроса об отнесении тех или иных сведений к государственной тайне должностные лица, наделенные таким правом, должны учитывать, что определенные сведения не могут являть-

ся государственной тайной.

В статье 14 Закона Республики Беларусь «О государственных сек-

ретах» указываются сведения, которые не подлежат засекречиванию. Это сведения:

y о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, угро-

жающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а так-

же о радиационной, химической, медико-биологической, взрывной, пожарной опасности;

167

yсостоянии окружающей среды, здравоохранения, санитарии, де-

мографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о со-

стоянии преступности;

yльготах и компенсациях, предоставляемых государством органи-

зациям и физическим лицам;

yфактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

yразмерах золотого запаса;

yобобщенных показателях по внешней задолженности;

yсостоянии здоровья должностных лиц государства;

yфактах нарушения законности государственными органами, ины-

ми организациями и их должностными лицами.

Не подлежат также засекречиванию сведения, которые относятся к государственным секретам, если затраты на защиту этих сведений превышают размеры вреда, который может быть причинен в результате нарушения правил обращения с ними как с государственными секретами.

Необходимость заключения с физическим лицом договора о допус-

ке к государственным секретам определяется перед назначением его на должность. Взаимные обязательства администрации организации

иоформляемого лица отражаются в трудовом договоре (контракте). Требования по допуску физических лиц к государственным секре-

там включают:

yписьменное согласие на проведение в отношении его органами государственной безопасности Республики Беларусь проверочных мероприятий, подтверждающих отсутствие оснований, предусмотренных статьей 24 Закона. При этом срок проведения проверочных ме-

роприятий не должен превышать одного месяца;

yписьменное согласие на частичные временные ограничения его

прав в соответствии со статьей 29 Закона и принятие на себя, в связи

сэтим, соответствующих обязательств перед государством;

yознакомление с актами законодательства Республики Беларусь

о государственных секретах, а также с нормативными правовыми ак-

тами Республики Беларусь, предусматривающими ответственность

за нарушение законодательства о государственных секретах;

yпринятие обязательства перед государством по выполнению

установленных актами законодательства Республики Беларусь тре-

бований в сфере защиты государственных секретов;

yопределение видов и размеров компенсаций за ограничение его

прав, установление порядка предоставления компенсаций;

yпринятие руководителем юридического лица решения о допуске физического лица к государственным секретам.

Решение об отказе в допуске к государственной тайне принимается

руководителем организации в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Гражданин имеет право обжа-

ловать это решение в вышестоящую организацию или в суд.

168

Правила работы с документами, отнесенными к государственной

тайне, в организациях определяются специальными разрабатываемы-

ми инструкциями и положениями, которые имеют одну из соответствующих степеней секретности.

6.8.1. Прием и регистрация конфиденциальных документов

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом огра-

ничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поруче-

на работа с этими материалами, имеющими специальный допуск к работе с такими документами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. В случае отсутствия в конвер-

тах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт

вдвух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы,

атакже издания. Эти документы учитываются по количеству листов,

аиздания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Регистрация документов и изданий производится отдельно от ре-

гистрации несекретной документации.

При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистра-

ционно-контрольных формах к регистрационному номеру документа

добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемому в организации, но в краткой форме, например: «ДСП» — для служебного пользования; «КФД» — конфиденциально и др.

Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в регистрационно-контрольной форме (РКФ)

учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные эк-

земпляры документа (издания) учитываются за номером этого докумен-

та (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (из-

дании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

6.8.2. Печатание, размножение и рассылка документов

Документы могут изготавливаться (печататься) на пишущей ма-

шинке или при помощи печатающих устройств технических средств

в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты тех-

нических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем или в случае необходимости технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т. д.).

На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответствен-

ного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ — дополнительно указыва-

169