Гваева И. В. Делопроизводство

Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ

ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

6.1. Организация работы с документами. Документооборот

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроиз-

водстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования

главных положений рациональной организации движения докумен-

тов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное дело, термины

и определения» установил определение понятия «документооборот — движение документов в организации с момента их создания или по-

лучения до завершения исполнения или отправки».

Документооборот является важным звеном в организации делоп-

роизводства в организации (учреждении), так как он определяет не

только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как

информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его

документирования, хранения и использования ранее созданных доку-

ментов.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений

документов в аппарате управления организации (учреждения), все

операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

131

Организация документооборота должна отвечать следующим тре-

бованиям:

yоперативность прохождения документов;

yисключение не обусловленных необходимостью инстанций про-

хождения и действий с документами;

yсоблюдение максимального единообразия порядка прохождения

иобработки основных категорий документов.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем (альбомом)

унифицированных форм документов.

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Соблюдение этих правил позво-

ляет реализовать основной организационный принцип службы делоп-

роизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный доку-

ментооборот входит вся документация, подлежащая централизован-

ной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а до-

кументооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления де-

ятельности организации (в него могут входить и организационно-рас- порядительные документы).

Организация и совершенствование делопроизводства (документа-

ционного обеспечения управления) в организации, контроль за соблю-

дением установленных правил работы с документами, методическое

руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информаци-

онных технологий в работе с документами возлагаются на службу до-

кументационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ).

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, об-

щий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции уста-

навливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств

вычислительной и организационной техники и т. п.

Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламен-

тируются положениями о них. При небольшом объеме документообо-

132

рота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее

функций возлагается на специально назначенного работника (группу

работников).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение

установленных правил и порядка работы с документами в органи-

зации, их сохранность возлагается на руководителя организации.

При смене руководителя организации составляется акт приема-пе- редачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структур-

ных подразделениях организации, их сохранность возлагается на ру-

ководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, инфор-

мирует руководителя структурного подразделения о состоянии их

исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требо-

ваний инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся

у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя

организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

В целях оптимизации документооборота государственных органов Совет Министров издал Постановление от 30 октября 2006 г. № 1437

«О некоторых мерах по упорядочению документооборота в республи-

канских органах государственного управления и иных государствен-

ных организациях, подчиненных Правительству Республики Бела-

русь, облисполкомах и Минском горисполкоме». В нем, в частности, содержатся такие положения и поручения:

yпри выполнении поручений Президента Республики Беларусь,

Совета Министров Республики Беларусь, а также поручений, содер-

жащихся в нормативных правовых актах, не допускается направление

соисполнителям дублирующих поручений государственными органа-

ми, иными организациями, названными первыми в числе ответственных исполнителей за выполнение этих поручений;

yпроекты нормативных правовых актов направляются их разра-

ботчиками государственным органам, иным организациям для возможных предложений и замечаний, как правило, с использованием

информационных систем и сетей в виде электронных документов;

133

yпредставление государственными органами, иными организациями в Совет Министров Республики Беларусь информации об исполнении постановлений Совета Министров Республики Беларусь,

решений, принятых на заседаниях Совета Министров Республики Беларусь и его Президиума, распоряжений и поручений Премьер-мини- стра Республики Беларусь, а также поручений его заместителей

оформляется единым документом не более двух раз в месяц — до 20-го

числа текущего месяца и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, если иные сроки ее представления не предусмотрены соответствующими правовыми актами, решениями и поручениями;

yгосударственным органам и организациям запрещается запра-

шивать информацию:

у других юридических лиц, а также физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, которые не могут ею располагать;

дублирующую статистические данные, содержащиеся в госу-

дарственной статистической отчетности;

без определения исчерпывающего перечня юридических и физических лиц, от которых потребуется информация, и указания срока ее представления;

yперсональную ответственность за необоснованное увеличение

документооборота и некачественную подготовку документов, внесен-

ных в Совет Министров Республики Беларусь, несут руководители государственных органов, иных организаций.

Руководителям государственных органов, иных организаций:

yобеспечить в 2006–2010 годах ежегодное сокращение служебной

переписки на бумажных носителях;

yобеспечить направление документов в Совет Министров Рес-

публики Беларусь преимущественно с использованием информационных систем и сетей в виде электронных документов.

6.2.Технологии обработки документов. Входящие, исходящие и внутренние документы

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответству-

ющие исходящие в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из

учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом

134

организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих до-

кументов готовится на основе внутренних документов организации.

Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за

пределы подготовившей его организации. Данные документы исполь-

зуются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся орга- низационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют

протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т. д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы,

а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ор-

ганизации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Технология обработки входящих документов

Документы, поступившие в организацию, начинают свой путь к ис-

полнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (рис. 22). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предвари-

тельной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лич-

но» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который

ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока: 1) документы

на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2) докумен-

ты в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразде-

ления. При централизованной регистрации все вышеуказанные доку-

менты поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят

предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью пред-

варительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руко-

водством, установление подразделения или лица, которым должен быть

направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя орга-

низации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

135

136

Рис. 22. Организация движения входящих документов

Руководству организации (учреждения) передаются документы

вышестоящих органов управления и документы, содержащие инфор-

мацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных

подразделений организации (учреждения) или непосредственно ис-

полнителям.

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения ре-

гистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передают-

ся одновременно в копиях.

Технология обработки исходящих документов

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяют секретарь или сотрудники службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экзем-

плярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в од-

ном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (рис. 23).

Если документ проходит согласование с другой организацией, не

автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование

внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на

подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых

он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок,

при котором право подписания документов имеют не только руково-

дитель организации (учреждения), но и другие руководящие работ-

ники, в пределах их компетенции. При этом условии движение доку-

ментов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести измене-

ния и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на до-

работку.

После подписания руководителем исходящего документа он пере-

дается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются

137

в«Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации

и присвоения исходящему документу регистрационного номера необ-

ходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются

вэкспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходя-

щих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно

иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Рис. 23. Порядок создания исходящего документа

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй

экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр

факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Технология обработки внутренних документов

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной

организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки

и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с марш-

138

рутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов в том, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

6.3.Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему регистрационного индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации (регистрационной карточке). Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Соответственно, регистрационный индекс (номер) документа —

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Такой индекс (т. е. номер и необходимые условные обозначения) указывает место исполнения (составления) и хранения документа.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06–10/96 входящего документа включает:

06 — индекс структурного подразделения;

10 — номер соответствующего дела по номенклатуре;

96 — индивидуальный порядковый номер входящего документа,

присвоенный ему при регистрации.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено СТБ и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях.

Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов (приказов и распоряжений по основной деятельности) и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Основным принципом регистрации документов является однократность, т. е. каждый документ должен регистрироваться только один раз.

139

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются

независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания (утвержде-

ния). В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в ор-

ганизации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные кате-

гории документов, регистрируемых в структурных подразделениях

организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому

снабжению и др.).

Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьером.

При регистрации документов используются следующие основные

справочные материалы:

yперечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

yперечень структурных подразделений с их условными обозначе-

ниями;

yноменклатура дел.

В практической деятельности в зависимости от объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регист-

рации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма

регистрации, с использованием персонального компьютера — автома-

тизированная электронная.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации

(карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте. Журнальная форма регистрации документов допускается в органи-

зациях с незначительным объемом документооборота (до 600 доку-

ментов в год). Журналы регистрации документов ведутся по утвержденным Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях формам (рис. 24).

140