Гваева И. В. Делопроизводство

2.Система документооборота на основе Oracle (Комитет государ-

ственного контроля Республики Беларусь);

3.Система документооборота «LanDocs» (Совет Министров Рес-

публики Беларусь);

4.Система документооборота «Канцлер» на основе Lotus Notes (Управление делами Президента Республики Беларусь).

7.5.2. Система электронного документооборота Аппарата совета Министров Республики Беларусь LanDocs

Модуль программного обеспечения Делопроизводство входит в комплекс программного обеспечения LanDocs и является базовым модулем для обеспечения автоматизации делопроизводства и ведения ар-

хива электронных документов (полнофункциональный модуль).

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) состоит из следующих составных частей:

yдокументирования — процедур создания, согласования, утверждения и выпуска документов;

yорганизации работы с документами — процедур организации

документооборота, т. е. движения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки и/или сдачи

вдело.

Система позволяет автоматизировать различные процедуры делоп-

роизводства, как организации работы с документами, так и докумен-

тирования. Гибкость и адаптивность системы к особенностям реализации процедур обеспечивается такими средствами, как:

yгибкая регистрационная карточка;

yнастройка справочников системы на специфику делопроизводс-

твенных процессов организации;

yразвитые средства разграничения доступа к функциональным

правам и правам на документы.

Область применения системы LanDocs — автоматизация делопро-

изводства и построение корпоративных архивов электронных доку-

ментов. Цель внедрения системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-техничес-

кой среды поддержки коллективной работы персонала с электронны-

ми документами, обеспечивающей при наличии соответствующего

программного обеспечения системы и отработанной технологии рабо-

ты с системой автоматизацию следующих направлений делопроиз-

водственной деятельности:

yсоздание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;

yсоздание и ведение централизованных хранилищ электронных

документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;

211

yучет делопроизводственных операций и ведение истории работы

сдокументом;

yавтоматизированный поиск по реквизитам документа и по текс-

ту документа;

yавтоматизированная рассылка документов и контроль исполне-

ния документов и поручений;

yобеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

yподписание электронных документов электронной цифровой подписью;

yинтеграция с корпоративной электронной почтой и внешними

системами.

Основные функции системы

Система позволяет выполнять следующие основные функции:

yрегистрации документов;

yввода текстов документов (файлов) и поддержки функций рабо-

ты с файлами;

yобмена документами и сообщениями, направления заданий на исполнение;

yконтроля исполнения документов и заданий;

yработы в режиме замещения исполнителя;

yотслеживания делопроизводственных связей между документами, формирования сложно-структурированных папок;

yнавигации и поиска документов;

yархивирования документов, восстановления документов из ар-

хива;

yотчетности по документообороту;

yсканирования бумажных документов, работы с изображениями

документов;

yинтеграции с офисными приложениями для работы с электрон-

ными документами;

yинтеграции с внешними Windows-приложениями;

yрассылки заданий и извещений пользователям электронной

почты;

yприменения электронной подписи;

yвыполнения и контроля делопроизводственных операций над документами;

yработы через Интернет;

yведения справочников.

СЭД — система, ориентированная на работу с документами. Документ в ней представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом — регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи

212

ит. п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в систе-

ме, понимают специальный информационный объект — «Документ

LanDocs».

Документ LanDocs — это совокупность трех основных составля-

ющих:

y регистрационной карточки;

y текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке);

y сведений об истории работы с документом (истории движения

ивыполнения делопроизводственных действий и операций системы,

связанных с обращением к документу).

При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект — документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный электронный доку-

мент.

Регистрационная карточка — заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты

регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами

документа.

Файл документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук

ит. д. — прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Сис-

тема позволяет хранить несколько файлов по одному документу

имножество версий одного файла. Перечень форматов файлов, раз-

решенных к использованию, определяется администратором. Файл

может быть импортирован в систему и определен как первая версия

текста документа непосредственно при создании РК либо в последую-

щем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован, и в дальнейшем изображение документа

будет храниться в системе как электронный образ документа, пред-

ставленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом

представляют собой совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы сис-

темы относительно информационных объектов документа. При акти-

вированной системе безопасности в сведения включается информа-

ция о примененных электронных цифровых подписях. «Представление» документа в системе как «документа LanDocs»

позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

213

7.5.3.Пакет прикладных программ «Канцлер»

Вкачестве еще одного примера реальной системы электронного

документооборота можно привести систему автоматизации делопро-

изводства и ведения архива электронных документов, которые ис-

пользуются в Управлении делами Президента Республики Беларусь, министерствах финансов, сельского хозяйства и продовольствия

ит. п.

Он разработан на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Продукт

предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, на предприятиях разного профиля, разной формы собственности, с территориально-распреде- ленной структурой. Это наиболее тиражируемый IT-продукт в Бела-

руси. Его эффективность подтверждают и факты внедрения в странах

ближнего зарубежья: в России (крупный заказчик «Уралкалий»), Украине (МТС-Украина), есть ряд проектов в Казахстане.

«Канцлер» допускает встраивание внешних модулей криптографии и ЭЦП, дается возможность пользователю использовать еще и серти-

фицированные в той или иной стране программные продукты.

Эффективность ППП «Канцлер» достигается за счет ускорения обработки документов и решения срочных задач, укрепления исполнительской дисциплины, повышения эффективности и производительности труда.

Программный комплекс «Базовая система» — инструментальная

основа создания системы электронного документооборота (СЭД) предприятия, обеспечивающая централизованное управление всеми модулями СЭД, такими как «Делопроизводство», «Архивное дело»,

«Управление персоналом», «Электронная цифровая подпись», «Нор-

мативные акты», «Обращения Граждан», «Гербовые бланки», «Дого-

воры», «Задания», «Система менеджмента качества», «Потоковое ска-

нирование». Возможно подключение других модулей на платформе Lotus Notes, интеграция с ERP–системами и реляционными базами

данных.

«Базовая система» состоит из совокупностей приложений, которые

обеспечивают выполнение следующих функций:

yавтоматическая инсталляции программного комплекса, настройка его компонентов;

yсоздание и поддержка в актуальном состоянии справочников, необходимых для функционирования СЭД;

yпредоставление пользователям единого интерфейса для доступа ко всем компонентам системы;

yорганизация документопотока (последовательной или парал-

лельной пересылки электронного документа между всеми участни-

ками документооборота);

214

ЛИТЕРАТУРА

1.Азбука кадровика. Все документы по работе с персоналом. — 2-е изд. — М.: Вершина, 2008. — 288 с.

2.Альбом форм организационно-распорядительных документов / авт. — разраб. Э. Н. Давыдова, П. А. Левчик, А. Е. Рыбаков, А. С. Терехов. — 4-е изд., перераб. — Мн.: БелНИИДАД, 2006. — 144 с.

3.Анисимов, В. М. Делопроизводство в системе государственного управления: учеб. — практ. пособие / В. М. Анисимов, В. С. Арбузова, А. Ю. Иванова

идр. — М. : РАГС, 2001. — 376 с.

4.Баласанян, В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием / В. Э. Баласян // Управление персоналом. — 2002. — № 2. — С. 22–24.

5.Березина, Н. М. Кадровое делопроизводство / Н. М. Березина, М. М. Бахарева и др. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

6.Борисова, С. Словарь-справочник кадровика / С. Борисова. — М.: Аль- фа-пресс, 2005. — 360 с.

7.Бохан, В. Ф. Настольная книга работника по кадрам / В. Ф. Бохан. — Мн.: Дикта, 2003. — 384 с.

8.Быченков, В. Ф. Документы и документооборот в автоматизированных системах организационного управления / В. Ф. Быченков. — Мн.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2000. — 154 c.

9.Гваева, И. В. Делопроизводство: курс лекций / И. В. Гваева, А. А. Тепляков. – Мн.: Акад. упр. при Президенте Республики Беларусь, 2009. — 228 с.

10.Горбачев, Н. Н. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, О. А. Мухаметшина. — М.: Юнити, 2010.

11.Горбачев, Н. Н. Методическое пособие по курсу «Делопроизводство»: в 2 ч. / Н. Н. Горбачев. — Мн.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 1997.

12.Давыдова, Э. Н. Делопроизводство: учеб. и практ. руководство / Э. Н. Давыдова, А. Е. Рыбаков. — Мн.: ТетраСистемс, 2002. — 288 c.

13.Давыдова, Э. Н. Составление и оформление номенклатурных дел / Э. Н. Давыдова // Архівы і справаводства. — 2001. — №6. — С.13-21.

14.Давыдова, Э. Н. Формирование дел в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий / Э. Н. Давыдова // Кадровая служба. — 2002. — № 1. — С. 97–101.

15.Инструкция о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждения факта их уничтожения: утв. Министерством юстиции Республики Беларусь 23 мая 2006 г.: текст по состоянию на 15 мая 2010 г. // Нац. реестр правовых актов Республики Беларусь. — 2006. — № 90. — 8/14500.

16.Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: утв. Мин-вом юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 / авт.-разраб: А. Е. Рыбаков, Э. Н. Давыдова, А. Н. Сукач. — Мн.: БелНИИДАД, 2009. — 100 с.

216

17.Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управленияи иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь: утв. Ком-том по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 24.07.2003 // Нац. реестр правовых актов Республики Беларусь. — 2003. — №92. — 8/9867.

18.Капмоле, Н. А. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты / Н. А. Капмоле, С. В. Силков // Архивы и делопроизводство. — 2006. — № 1. — С. 54-59.

19.Капмоле, Н. А. Переработанное издание альбома форм организационнораспорядительной документации / Н. А. Капмоле // Архивы и делопроизводство. — 2006. — № 1. — С. 60.

20.Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документац. обеспечение упр.: учеб. пособие для вузов по специальности «Менеджмент» / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов // М-во общего и проф. образования РФ, Новосиб. гос. акад. экономики и управления. — 2-е изд. — М.: Изд. дом «Инфра-М», 1999. — 272 с.

21.Клоков, И. В. Эффективное делопроизводство / И. В. Клоков, В. С. Пташинский. — СПб.: Питер, 2008. — 224 с.

22.Колокольцева, Т. Н. Документы ХХI века: электронное деловое письмо /

Т.Н. Колокольцева, О. В. Червинская // Управление персоналом. — 2002. — № 2. — С. 36-38.

23.Комментарий к Инструкции по делопроизводству / под ред. А. Е. Рыбакова. — Мн.: Регистр, 2010. — 112 с.

24.Кондакова, Н. В. Перечень документов и номенклатура дел в работе с документами / Н. В. Кондакова // Архивы и делопроизводство. — 2006. — № 6. — С. 51-55.

25.Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: учебник для вузов по спец. «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. — М.: МЦФЭР, 2004. — 544 с.

26.Кузьмин, М. В. Электронный документооборот как основа системы автоматизированного управления / М. В. Кузьмин // Планово-экономический отдел. — 2005. — № 1. — С.111-116.

27.Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / авт.-разраб.: Э. Н. Давыдова, Н. А. Капмоле, А. Е. Рыбаков. — Мн.: БелНИИДАД, 2005. — 68 с.

28.О нормативных правовых актах Республики Беларусь: Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 года № 361-З: с изм. и доп. // Нац. реестр правовых актов Республики Беларусь. — 2000. — № 7. — 2/136.

29.О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь: Постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100: с изм. и доп. // Собрание постановлений Правительства Респ. Беларусь. — 1993. — №6.

30.Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан: Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2010. — №119. — 1/11590.

217

31.Об информации, информатизации и защите информации: Закон Респ. Беларусь от 10 ноября 2008 года № 455-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2008. — №279. — 2/1552.

32.Об обращениях граждан: Закон Респ. Беларусь от 6 июня 1996 г.: текст по состоянию на 15 мая 2010 г. №407-XIII: с изм. и доп. / Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь. — 1996. — № 21. — Ст. 376.

33.Об упорядочении изготовления и использования бланков документов

сизображением Государственного герба Республики Беларусь: Указ Президента Респ. Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357: с изм. и доп. // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2000. — №66. — 1/1414.

34.Об утверждении инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях: постановление М-ва юстиции Респ. Беларусь от 7 мая 2009 г. № 39 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2009. — №110. — 8/20896.

35.Об утверждении инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: постановление Ком-та по архивам и делопроизводству при Совете Министров Респ. Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 / Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2004. — №58. — 8/10795.

36.Об утверждении инструкции по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь: Приказ М-ва юстиции Респ. Беларусь от 10 декабря 2001 г. № 398: с изм. и доп. // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2002. — №2. — 8/7543.

37.Об утверждении инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь: Приказ М-ва юстиции Респ. Беларусь от 18 октября 2001 г. № 311: с изм. и доп. // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2001. — №110. — 8/7435.

38.Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений местных исполнительных и распорядительных органов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области образования и по делам молодежи, и подчиненных им государственных организаций, с указанием сроков хранения: постановление М-ва образования Респ. Беларусь от 30 ноября 2009 г. № 72/76 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2010. — № 3. — 8/21676.

39.Об электронном документе и электронной цифровой подписи: Закон Респ. Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2010. — №15. — 2/1665.

40.Оскерко, Т. Документационное обеспечение управления. Оформление документов на персональном компьютере. В вопросах и ответах / Т. Оскерко. – Мн.: Регистр, 2006. — 200 с.

41.Оскерко, Т. Разрешите обратиться? Работа с обращениями граждан / Т. Оскерко. — Мн.: Регистр, 2006. — 240 с.

42.Паневчик, В. В. Деловое письмо: практ. пособие / В. В. Паневчик. — 2-е изд. — Мн.: Амалфея, 2000. — 160 с.

43.Панфилова, Е. И. Безопасность информационных ресурсов документооборота / Е. И. Панфилова // Право и политика. — 2001. — №8. — С.130-133.

44.Петровский, С. Правовой статус электронных документов: возникновение и современное развитие / С. Петровский // Хозяйство и право. — 2001. — № 12. — С. 18–25.

218

Оглавление

220