За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назва питання, формулюють ухвалу;

• повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіаль­ного органу;

• стенографічні - весь хід засідання записують дослівно. Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Дата.

3. Індекс (номер).

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату A4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при­йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лі­вого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абет­кою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називно­му, а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована)

індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року.

01.07.2010

Директор Інституту проф. О.О. Сушко

Пояснювальна записка - 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлю­ють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи - на бланку і реєструють.

Взірець пояснювальної записки:

Директорові Інституту політології та права проф. Андрусишину Б. І. студентки 305 ур групи Коваленко Марини

Пояснювальна записка Я не з'явилася 18 травня 2010 року на заняття через хворобу. Курсову роботу з історії філософії освіти здала 22 травня 2010 року.

22.05.2010 підпис

2.7.5. Протокол. Витяг з протоколу

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи по­стійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, за­сідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

• вживати у листах такі мовні засоби, які б могли переконати адресата у правомірності написання листа;

• залежно від змісту листа послуговуватися типовими мовними зворотами.

Ключові поняття: лист, реквізити листа, звертання, початкова та завершальна фраза листа, прощальна фраза, лист-повідомлення, лист-запит, гарантійний лист, лист-прохання, лист-відмова, лист-претензія, лист-вибачення.

Рекомендована література

1. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери : Навчальний посібник / 6-те. доп. і переробл.- К. : Арій, 2009.-С.148-189.

2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру : Пер. с англ. ЮННТН : Аудит, 1994.-19 с.

3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів // С. П. Би-бик, І.М. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта.- К. : Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1998.-С. 31-52, 368-444.

4. Шевчук С.В. Службове листування : Довідник. - К. : Літера ЛТД, 1999.- 108 с.

5. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення : Підручник. - К.: Арій, 2009 - с: 576.

ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

Діловий лист можна зробити переконливішим, якщо скористатися «магіями слова». Слово стає магічним, якщо воно несподіване для контрасту і зможе приємно здивувати адресата.

Рон Теппер

2.8.1. Класифікація листів

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офі­ційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що погребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи; листи-повідомлення;

• рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колек­тивні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції,