2.3. Культура усного фахового спілкування

2.4.3. Нарада

кусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних чинників.

Дату і час проведення наради визначають згідно з планом або за вка­зівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими під­розділами і працівниками. Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 години, а диспетчерської (оперативної) - 30-35 хвилин.

Визначаючи час і дату її проведення, керівник повинен врахову­вати такі чинники: кількість та складність питань порядку денного; терміновість обговорюваних питань; стан поінформованості та під­готовленості учасників.

Нараду доцільно проводити у другій половині дня, не рекоменду­ється проводити більше ніж одну нараду в день, тим паче з постійним складом учасників.

Склад учасників наради встановлюють з урахуванням її мети і по­рядку денного, ступеня ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньої компетентності, бажання і здатності брати активну участь в об­говоренні, вносити свої пропозиції.

1.2. Підготовка доповіді і проекту рішення

Цей етап передбачає визначення доповідача; підготовку доповіді; її обговорення і коригування.

Підготовка доповіді - відповідальний етап організації наради. По­гана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради.

Визначаючи доповідача, враховують такі чинники: значення обгово­рюваної проблеми; іноді доцільно, щоб з доповіддю виступав керівник, підкреслюючи тим самим важливість питання; необхідність під час наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань, до якої керівник може бути не готовий; бажання керівника активізувати підлеглих, під­вищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів.

Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ставить перед нара­дою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішення. Залежно від важливості виступу, складності проблеми, особистої компетентності керівника (доповідача) і аудиторії під час підготовки до виступу скла­дають короткий або розгорнутий план, тези або повний текст доповіді. Фактичні дані доповіді повинні бути достовірними.

Автор доповіді повинен чітко уявляти склад і підготовку аудиторії, щоб не повторювати відомі учасникам наради положення, оперувати доступними і необхідними фактами.

В організації ділової наради можна виділити три етапи: підготовка наради; перебіг наради; підсумовування наради.

Організація ділової наради
1. Підготовка наради: 1.1. Планування. 1.2. Підготовка доповіді і проекту рішення. 1.3. Підготовка доку- ментів і примі- щення. 1.4. Підготовка учасни- ків до наради.	2. Проведення наради: 2.1. Відкриття наради 2.2. Виголошення допо- віді. 2.3. Відповіді на запи- тання. 2.4. Обговорення доповіді.		3. Підбиття підсумків наради: 3.1. Прийняття рішення 3.2. Підписання прото- колу. 3.3. Контроль вико- нання прийнятих рішень.

1-й етап - ПІДГОТОВКА НАРАДИ

1.1. Планування

Заплановані наради проводять за графіком, який складають на мі­сяць (квартал), визначають такі пункти:

• порядок денний;

• хто проводить нараду (керівник, заступник керівника);

• дата і час проведення; місце проведення; склад присутніх;

• тривалість наради.

Мету наради слід формулювати чітко й однозначно, що дозволить забезпечити її дієве проведення; дасть змогу зосередити увагу при­сутніх на найважливіших моментах; відокремити другорядні питан­ня; правильно визначити склад учасників; підвищити ефективність рішень, що приймаються; організувати контроль за виконанням ухва­лених рішень.

Готуючись до наради, насамперед слід потурбуватися про визна­чення порядку денного, пам'ятаючи таке: формулювання питань пови­нно бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради; має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти); їхня послідовність повинна бути логічно і психологічно виправданою. Першим до порядку денного вносять питання, з якого не передбачається гостра полеміка, потім, обговорюють спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дис-