- •Одеська національна академія харчових технологій
- •Розділ 1. Розвиток інформаційних технологій. Операційна система Windows
- •1.1. Інформація й інформатика
- •1.2. Пристрої, характеристики і програмне забезпечення пк
- •Основні характеристики сучасних пк
- •Програмне забезпечення пк
- •1.3. Файлова система організації даних
- •Project.Vbp - проект Visual Basic;
- •1.4. Операційна система Windows
- •1.5. Користувальницький графічний інтерфейс
- •1.6. Головне меню робочого стола й довідкова система Windows
- •Довідкова система Windows
- •1.7. Програма Провідник для роботи з папками й файлами
- •1.8. Робота з папками у вікні Провідник
- •1.9. Робота з файлами у вікні Провідник
- •Розділ 2. Сучасні текстові редактори й завдання створення й редагування документів
- •2.1. Створення й збереження документа
- •Введення тексту
- •Виділення тексту
- •Збереження документа
- •Установка гарнітури й розміру шрифтів
- •Введення символів
- •2.3. Редагування тексту сторінки
- •Видалення, копіювання, переміщення і вставка тексту
- •Вставка тексту з іншого документа
- •2.4. Стовпчики і таблиці в Word Розташування тексту колонками
- •Створення таблиці
- •2.5. Формульний редактор в Word
- •Створення гіперпосилання
- •Графіка в Word Графічні об'єкти - малюнки, фотографії, діаграми та ін. У документах Word часто використовується різного виду графіка:
- •2.6. Робота з малюнками
- •2.7. Імпорт графічних об'єктів і команда Об'єкт WordArt
- •Меню вставки рисунка
- •Розділ 3. Табличний процесор ms Excel
- •3.1. Робочі книги, аркуші й вікно Excel
- •3.2. Деякі операції над робочою книгою й аркушами
- •Операції над робочим аркушем
- •Виділення елементів аркуша
- •Робота з комірками
- •3.3. Типи даних в Excel і їхнє уведення
- •3.4. Арифметичні й логічні вирази в Excel
- •3.5. Абсолютні, відносні й змішані адреси
- •Розділ 4. Функції в Excel
- •4.1. Стандартні функції
- •Майстер функцій
- •4.2. Логічна функція если в Excel
- •Приклад застосування функції если
- •Розділ 5. Діаграми в Excel
- •5.1. Майстер діаграм
- •Розділ 6. Робота з базами даних в Excel
- •6.1. Основні поняття й правила створення бд
- •Номер першого запису
- •Сортування записів у бд за критеріями
- •6.2. Застосування команди Автофільтр Команда Автофільтр виконує відбір записів за критеріями одного поля.
- •Додаткові пункти списку, що розкривається, команди Автофільтр : Всі, Перші 10 ,…:( мал. 6.3)
- •6.3. Застосування команди Розширений фільтр
- •Розділ 7. Основи технології microsoft access
- •7.2. Архітектура Microsoft Access
- •7.3. Створення бази даних. Створення таблиць. Зв'язування таблиць
- •Визначення типів даних
- •7.4. Зміна проекту бази даних
- •8.1. Створення запитів за допомогою бланка qbe.
- •8.2.Структурована мова запитів (sql)
- •9.2. Створення й редагування звітів
- •9.3. Створення й застосування макросів
- •Список літератури
- •1.8. Робота з папками у вікні Провідник………………………………….. 9
9.2. Створення й редагування звітів
Можна форматувати й виводити на друк таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виведення інформації на друк. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа. Їхня перевага в наступному:
- звіти надають широкі можливості для угруповання й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;
- вони можуть бути використані для одержання красиво оформлених рахунків, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій і інших документів.
У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо.
При цьому є наступні можливості:
- для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов угруповання;
- для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;
- можна проводити складні обчислення не тільки усередині груп, але й по декількох групах одночасно.
Створення звіту в режимі конструктора. Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис.9.5.
9.5 - Вікно діалогу Новый отчет
У нижній частині вибирається запит або таблиця, на основі яких створюється звіт. У верхній частині вікна - Конструктор і ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну, представленому на рис.9.6.
У верхній частині вікна можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.
Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:
- задати заголовок звіту в розділі Заголовок отчета;
- розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;
-перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;
- розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;
- додати звіту зручний для сприйняття вигляд, використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому або правому краях і ін.
Створення звіту за допомогою майстра. Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.
Мастер отчетов - запускає основний майстр по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови угрупування, підсумкові функції.
Автоотчет: в столбец - створюється звіт, у якому кожний запис базового запиту або таблиці представлен у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.
Автоотчет: ленточный - у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.
Диаграмма - цей майстер допомагає побудувати діаграму й створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.
Почтовые наклейки - цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, отформатувати їх і створити звіт для друкування поштових наклейок.
Рис. 9.6 - Вікно нового звіту в режимі конструктора
Після вибору у вікні (рис.9.5) пункту Мастер отчетов послідовність дій така:
- вибрати таблицю або запит як джерело даних;
- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;
- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;
- вибрати додаткові поля для угрупування записів;
- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;
- нажати кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;
- вибрати вид макета звіту й орієнтацію друкованої сторінки;
- вибрати один із шести убудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий і ін;
- задати ім'я звіту, яке майстер використовує для створення напису в заголовку звіту й Готово.
Розробку багатотабличного звіту проводять точно так же, але на основі базового запиту, складеного з декількох таблиць. Крім того, можна обійтися й без запиту й такий звіт розробити Мастером безпосередньо на основі декількох таблиць.
Використання полів, що обчислюються
Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконувати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки убудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.
Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільше часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає убудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й установити властивості Данные в значення =Now(), а властивість Формат поля - у значення Длинный формат даты.
Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто - це проведення різних обчислень на основі таблиць. Як значення властивості Данные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вираження, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).
Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg і ін.).
Обчислення загальних підсумків. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по всіх записах кожного поля або вираз. При цьому можна використовувати будь-які підсумкові функції.
Рис.9.7 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Конструктор
Рис. 9.8 - Однотабличний звіт Списки студентів у режимі Просмотр
Приклад 1. У режимі Конструктор створити звіт СПИСКИ СТУДЕНТОВ на основі таблиці СТУДЕНТ. Для цього виконуються команди Отчеты Создать Конструктор Вибрати таблицю й ОК. На екрані буде порожній звіт (рис.9.6). Відкрити список полів, клацнувши на кнопку Список полей на панелі інструментів, і перетягнути звідти поля, як показане на рис.9.7. Після цього закрити звіт і відкрити його в режимі Просмотр. На екрані повинно бути приблизно так, як на рис 9.8.
Приклад 2. За допомогою Мастера отчетов створити звіт ИЗУЧЕНИК ПРЕДМЕТОВ В ГРУППЕ на основі трьох таблиць: ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ і ПРЕПОДАВАТЕЛЬ. Таблиця ИЗУЧЕНИК - основна. Порядок створення звіту наступний.
Після виконання команд Отчеты Создать Мастер отчетов вибрати таблицю й ОК. У вікні вибрати поля: з таблиці ИЗУЧЕНИЕ – Номер группы, Вид занятий, Часы; з таблиці ПРЕДМЕТ – Название; з таблиці ПРЕПОДАВАТЕЛЬ – ФИО.
У наступному вікні задати рівень угруповання, виділивши поле Номер группы й нажавши на кнопку > . У черговому вікні зі списку вибрати поле Название й порядок сортування - По возрастанию. Щоб зробити підрахунок підсумкових значень потрібно нажати кнопку Итоги й вибрати функцію Sum для поля Часы. Далі у вікні вибрати макет звіту – Ступенчатый. Після цього вибрати стиль звіту Сжатый, потім задати ім'я звіту Изучение предмета в группе, установити перемикач Просмотреть отчет і Готово. На екрані буде звіт (рис. 9.9)
Рис.9.9 - Фрагмент звіту, створений Мастером отчетов.