Узгодженість Плану рахунків з фінансовими звітами

План рахунків		Фінансовий звіт
Клас	Назва класу
1	Необоротні активи		Розділ 1 активу
2	Запаси		Розділ 2 активу
3	Кошти, розрахунки та інші активи		Розділи 2 і 3 активу
4	Власний капітал та забезпечення		Розділи 1 і 2 пасиву
5	Довгострокові зобов’язання		Розділ 3 пасиву
6	Поточні зобов’язання		Розділи 4 і 5 пасиву
7	Доходи і результати діяльності	ЗВІТ ПРО ФІНАНСОВІ РЕЗУЛЬТАТИ
8	Витрати за елементами
9	Витрати діяльності
0	Позабалансові рахунки	Примітки до фінансових звітів

Тема 4. Документація господарських операцій та інвентаризація

1. Поняття первинного документа.

2. Класифікація документів.

3. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження.

4. Суть і завдання інвентаризації.

5. Види інвентаризації. Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерських документах.

6. Зміст і призначення форм бухгалтерського обліку.

1. Поняття первинного документа

Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах проводяться на підставі первинних документів.

Первинні документи– це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документа не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому).

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийомом і видачею грошових коштів, цінних паперів, товарно – матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, забезпечуються підприємством, установою, що виконує ці операції, копіями первинних документів про таку операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, а також на бланках спеціалізованих форм. Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно – матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам.

Первинні документи для надання їм сили й доказовості повинні мати обов’язкові реквізити:

• назва підприємства (установи), від імені якого складено документ

• назва документа і код форми

• дата і місце складання

• зміст господарської операції, її обсяг та вимірники в натуральному й вартісному виразі

• посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу одержувача тощо. При відсутності будь – якого реквізиту первинний документ втрачає свою доказову силу і не може бути підставою для здійснення записів у системі рахунків бухгалтерського обліку.

За сприйняття будь – якого виду інформації має бути проведена відповідна її індексація, яка відповідала б органам відчуття людини.

В сучасних умовах обробки інформації застосовують такі форми індексації інформації:

1. цифрові (показники у документах записують цифрами)

2. алфавітні (словесний запис у документі)

3. символьні (штрихова система кодування)

4. предметно – візуальні (фотознімки, телевізійні зображення).

Первинні документи виконують різні функції. Першою функцією є доказовість. Друга функція – це зберігання даних. Завдяки бухгалтерським документам є можливість дістати відомості в майбутньому, а це дає змогу порівнювати, аналізувати тощо.

2. Класифікація документів

За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію) на здійснення господарського факту – операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документ, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ. До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.

За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні – документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти.

Зовнішні – це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські документи – платіжні вимоги, доручення.

За масштабом охоплення кількості операцій документи поділяються на одноразові й нагромаджу вальні.

Одноразові – це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення (заповнюють на одну операцію). Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій.

Нагромаджу вальні документи– це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (це документи, в яких записують однорідні господарські операції за певний проміжок часу).

За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні та зведені.

До первинних документів належать документи, які складають у момент здійснення операції або після її закінчення.

Зведенимиє такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення (авансовий звіт, платіжна відомість).

За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, не бухгалтерського й комбінованого оформлення.

Документи бухгалтерського оформленняповністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, групувальні відомості.

Документи не бухгалтерського оформленняпишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.

Документи комбінованого оформлення– це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина – працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.

За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних або на ЕОМ.

Документи, які пишуть вручну являють собою традиційні паперові аркуші.

Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою клавішних машин, які мають алфавітний пристрій.

При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами.

3. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження

Усі первинні бухгалтерські документи з місць їх оформлення у встановлені терміни передають у бухгалтерію. Кожен первинний документ у бухгалтерії підлягає:

перевірці

обробленню

погашенню

Перевірку первинних документів здійснюють за суттю (чи відповідає господарська операція чинному законодавству), формою (правильність і повнота заповнення усіх реквізитів, цифрових і текстових записів, дотримання термінів оформлення і подання документів у бухгалтерію) та арифметичним підрахунком (перевірка цифр, підсумків).

Оброблення первинних документів полягає у їх кодуванні, таксуванні і групуванні.

Суть кодування полягає у тому, що всі показники первинного документа позначають чинною на підприємстві системою кодів.

Таксування – це визначення грошової оцінки операції, яка виражена в первинному документі в натуральних або трудових вимірниках.

Групування документів – це об’єднання їх у групи за однорідними ознаками (касові, розрахункові тощо) за певний звітний період.

Закінчується оброблення первинних документів їх погашенням.

Погашені первинні документи передають на збереження до поточного архіву, в якому вони зберігаються у спеціальних шафах під замком протягом звітного періоду.

Після закінчення звітного періоду всі документи передають під розписку на збереження до постійного архіву. Первинні документи з архіву видають за постановою органів прокуратури, слідчих органів, контрольно – ревізійної служби, державної податкової адміністрації та спеціальним запитом і з дозволу керівника підприємства.

Після закінчення терміну зберігання та за умови проведення ревізії документів їх знищують, при тому складають акт на знищення документів, які не підлягають збереженню.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх сторонність.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при КМУ.

Терміни зберігання бух. документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку	Термін зберігання
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:
- Зведені річні	Постійно
- Річні	Постійно
- Квартальні	3
Касові, банківські документи, виписки банків, наряди на роботу, табелі, авансові звіти	3
Особові рахунки робітників та службовців	75
Розрахункові та розрахунково – платіжні відомості	5
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3
Довіреності на одержання грошових сум і товарно – матеріальних цінностей	3
Облікові регістри (головна книга, журнали - ордери)	3

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів прокуратури і судів, державної – контрольно – ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані) то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть до оформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити підписом і печаткою).

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

4. Суть і завдання інвентаризації

Одним із основних методів бухгалтерського обліку є інвентаризація. Вона проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності на підприємствах.

Інвентаризація– це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінностей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування і т.д. з подальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Інвентаризація дозволяє перевірити достовірність документального оформлення господарських операцій і достовірність відображення в бухгалтерському обліку, а також занести необхідні виправлення і уточнення в облікові регістри.

В сучасних умовах господарювання мета інвентаризації полягає у виявленні фактичної наявності і стану об’єкту, що перевіряється, виявленні відхилень від тих нормативних, планових і багатьох інших характеристик, у відповідності з якими він може функціонувати, та їх нормативно – правовому регулюванні.

Завданнями інвентаризації є:

► забезпечення контролю за наявністю і станом майна, його рухом, використанням матеріальних, фінансових, природних та енергоресурсів у відповідності із затвердженими нормами, планом тощо;

► встановлення реального фізичного стану і оцінки необоротних активів та інших засобів праці, що обліковуються на балансі;

► перевірка дотримання правил і умов збереження майна;

► контроль за станом обліку і звітності матеріально відповідальних осіб;

► перевірка дотримання діючих положень про матеріальну відповідальність.

Проведення інвентаризації є обов’язковим, а саме в таких випадках:

► при переданні майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

► перед складанням річної бухгалтерської звітності;

► при зміні матеріально відповідальних осіб;

► при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

► у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха;

► у разі ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.

5. Види інвентаризації. Відображення результатів інвентаризації в бухгалтерських документах

За повнотою охоплення засобів, коштів і розрахунків підприємства інвентаризації поділяють на:

• повні, які охоплюють усе майно і розрахунки підприємства (річна інвентаризація)

• часткові, у процесі яких роблять інвентаризацію окремих видів господарських засобів і розрахунків

За часом проведення інвентаризація буває:

• планові, передбачаються планом поточного контролю збереженням цінностей

• позапланові, здійснюються в строки передбаченого плану при зміні матеріально відповідальних осіб у зв’язку із стихійним лихом, у випадку викрадання цінностей, коли необхідно терміново і раптово перевірити наявність і стан певної групи цінностей

Особливим видом планових інвентаризацій є перманентна інвентаризація, які проводяться на підприємстві безперервно за спеціальним графіком з метою запобігання недолікам і псуванню цінностей.

Результати інвентаризації оформляють типовими формами документів, затверджених статистичними органами, до такої документації відносять:

• інвентаризаційний опис

• інвентарний ярлик

• акти інвентаризації

• порівняльна відомість

• протокол інвентаризаційної комісії.

Документи, які відображають результати інвентаризації є доказом наявності і фактичного стану цінностей на певну дату, підтвердженого підписами членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб у зв’язку з цим при перевірці до цих документів, ставляться вимоги аналогічні до вимог первинної документації.

6. Зміст і призначення форм бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку– це система взаємопов’язаних облікових реєстрів (хронологічних і систематичних) із певною методикою відображення у них господарських операцій у певній послідовності.

На підприємствах, установах і організаціях України сьогодні застосовують такі форми обліку:

- меморіально – ордерна

• журнально – ордерна

• спрощена форма обліку

• комп’ютерна.

Форми бухгалтерського обліку відрізняються між собою кількістю облікових реєстрів, їх призначенням, змістом, формою та зовнішнім виглядом, послідовністю і способами записів в облікові реєстри, видами взаємозв’язків між реєстрами синтетичного й аналітичного обліку.

Підприємство протягом звітного періоду має дотримуватись прийнятої форми обліку. Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку в наступному обліковому періоді необхідно вказати в пояснювальній записці до річного бухгалтерського звіту.

Суть меморіально – ордерноїформи полягає у тому, що на підставі перевірених і згрупованих за певною ознакою первинних документів складають меморіальні ордери, в яких вказують кореспонденцію рахунків за здійсненою господарською операцією та її суму.

Меморіальні ордери складають як на один документ, так і на групу однорідних первинних документів.

Після складання меморіальні ордери реєструють за хронологічним порядком у реєстраційному журналі.

Реєстраційний журнал призначений для забезпечення контролю за збереженням документів і перевірки повноти відображення господарських операцій на синтетичних рахунках.

Після реєстрування меморіальних ордерів у реєстраційному журналі їх використовують для здійснення записів на синтетичних рахунках у Головній книзі. Окремо складають обігову відомість за синтетичними рахунками та обігові відомості за аналітичними рахунками. На підставі даних обігової відомості за синтетичними рахунками складають бухгалтерський баланс.

Меморіально – ордерна форма обліку має свої переваги і недоліки.

Переваги меморіально – ордерної форми обліку полягають у:

- її відносній простоті і гнучкості

- можливості застосування до різних типів підприємств

- посиленні контрольної функції обліку через звірення у кінці місяця даних синтетичного й аналітичного обліків.

Суттєвими недоліками меморіально – ордерної форми обліку є:

- необхідність виписування великої кількості меморіальних ордерів

- запису одних і тих самих даних у двох облікових реєстрах

- необхідність виконання великої кількості робіт у кінці місяця

Меморіально – ордерну форму обліку застосовують на невеликих бюджетних підприємствах і в кредитних установах.

Суть журнально – ордерної формибухгалтерського обліку полягає у тому, що на підставі згрупованих даних первинних документів усі господарські операції реєструють у відповідних відомостях і журналах – ордерах. Записи в журнали – ордери й відомості роблять щоденно або в міру надходження первинних документів.

Щомісячно журнали – ордери закривають і їх підсумки переносять у Головну книгу, яку відкривають на рік. У Головній книзі поточні операції записують тільки за синтетичними рахунками, причому обороти по кредиту кожного синтетичного рахунку відображають однією сумою у графі “разом оборот по кредиту”. Крім оборотів у Головній книзі виводять сальдо по кожному рахунку. На підставі даних Головної книги складають бухгалтерський баланс.

Практично журнально – ордерну форму обліку застосовують у двох варіантах:

• повна журнально – ордерна форма обліку

• скорочена журнально – ордерна форма обліку

Повна журнально – ордерна форма обліку ґрунтується на веденні 17 журналів – ордерів, 18 відомостей і 10 розроблюваних таблиць. Цю форму використовують на великих підприємствах із кількістю працівників понад 200 осіб.

Скорочену журнально – ордерну форму обліку застосовують на великих і середніх підприємствах із кількістю працівників менше 200 осіб. Вона ґрунтується на веденні восьми журналів – ордерів і чотирьох відомостей.

Основними перевагами журнально – ордерної форми обліку є:

- поєднання аналітичного і синтетичного обліку в єдиних реєстрах

- забезпечення своєчасного і рівномірного відображення господарських операцій у реєстрах протягом звітного періоду

- скорочення кількості облікових реєстрів

Основні недоліки журнально – ордерної форми обліку такі:

- побудова журналів ордерів не відображає нових форм організації обліку

- склад аналітичних даних не відповідає сучасному рівневі потреб в інформаційному забезпеченні управління підприємством.

На підприємствах із простим промисловим процесом виробництва, які мають невелику кількість господарських операцій, а також на підприємствах, котрі ведуть діяльність у невиробничій сфері, застосовуютьспрощену формубухгалтерського обліку.

Спрощена форма бухгалтерського обліку має два варіанти:

1. проста форма без використання реєстрів майна підприємства

1. спрощена форма бухгалтерського обліку з використанням реєстрів майна підприємства.

Просту форму бухгалтерського обліку використовують на малих підприємствах, які не виробляють продукцію з великими матеріальними витратами і в котрих кількість господарських операцій за місяць не перевищує 100.

Спрощену форму бухгалтерського обліку з використанням реєстрів обліку майна підприємства застосовують на малих підприємствах, які володіють майном (власні основні засоби, виробничі запаси, товари) і здійснюють за місяць більше, ніж 100, але менше, ніж 300 господарських операцій.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку базується на використанні різних видів комп’ютерної техніки.

На великих підприємствах, де за допомогою ЕОМ обробляється велика кількість як облікової, так і іншої інформації, створюються обчислювальні центри із потужними ЕОМ.

Автоматизована (комп’ютерна) форма бухгалтерського обліку включає такі етапи:

1. документування господарських операцій

1. автоматизована обробка інфомації

2. автоматизоване узагальнення облікової інформації (баланс та звітність).

Повна автоматизація облікової роботи передбачає автоматизацію всіх етапів і ділянок облікової роботи. За цих умов первинні документи оформляються не вручну із використанням типографських бланків, а друкуються за допомогою ПЕОМ, що значно скорочує робочий час облікових працівників. При повній автоматизації для обробки інформації відпадає потреба додаткового вводу даних із первинних документів до бази даних ПЕОМ, оскільки у пам’яті комп’ютера зберігаються всі необхідні реквізити. І як наслідок, при повній автоматизації складання передбачених законодавством форм звітності підприємства теж здійснюється за допомогою ПЕОМ.

На підприємствах України в даний час найбільш розповсюдженою є часткова автоматизація бухгалтерського обліку, яка передбачає автоматизацію окремих етапів та ділянок облікової роботи. На багатьох підприємствах за допомогою ПЕОМ як правило здійснюють облік заробітної плати, виробничих запасів та ін., які являються найбільш трудомісткими ділянками обліку. За таких умов автоматизації підлягає лише другий етап облікового процесу (автоматизована обробка інформації), а перший (документування господарських операцій) та третій (узагальнення облікової інформації) забезпечується виконанням вручну. Це звичайно впливає на затрати робочого часу бухгалтерів, а також на якість і строки отримання облікової інформації.

В Україні використовують значну кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найпопулярнішими з яких є: „Парус”, „1С - Бухгалтерія”, „Фінанси без проблем”, „1С - Підприємство” і інші.