2.3. Технологія прийому і розміщення в готелі

Наступна частина технологічного циклу - розміщення - складається у свою чергу з зустрічі, реєстрації, вручення ключа і супроводу до номера.

Можливі два види зустрічі: в аеропорті або на вокзалі (на далеких підступах), а також перед входом до готелю або у вестибулі (на ближніх підступах).

Згідно умов завдання до данної курсової роботи, розглянемо технологічні операції з прийому та розміщення родини з 4 чоловік (діти 3 та 14 років) у готелі «Поділ Плаза» . Гість підходить до стійки служби прийому і розміщення, де його вітає адміністратор. Якщо клієнт приїжджає до готелю не перший раз, то до нього звертаються за ім`ям.

Розрізняють два типи клієнтів, що прибувають для реєстрації. Одні з них заздалегідь забронювали місця в готелі, інші - ні. При попередньому замовленні дані про клієнта уже відомі з заявки на бронювання. Адміністратор уточнює номер заявки, вибирає необхідний модуль у комп'ютерній системі і здійснює реєстрацію. Від гостя потрібно лише підписати реєстраційну картку.

Процес реєстрації гостей без попереднього бронювання займає більше часу, іноді до 5 хв. У даному випадку адміністратор враховує характер розміщення, необхідного гостю. Крім того, у процесі спілкування з гостем оговорюються такі питання, як вартість номера, терміни розміщення, порядок оплати. Під час цього обговорення працівник готелю має задати питання, що дозволять судити про платоспроможність гостя. Нормальним є прохання до гостя показати його кредитну картку, що є свого роду гарантією його платоспроможності. При цьому готель укладає з гостем договір на надання послуг. Договір на надання послуг укладається при пред'явленні гостем паспорта, або іншого документа, що підтверджує його особу .

Якщо підтвердження на розміщення отримано, гість заповнює реєстраційну картку (анкету), що є договором між Виконавцем і Споживачем. Анкета-документ, що дає право на заняття номера або місця в номері, тобто що надає дозвіл на поселення, заповнюється в двох екземплярах (для касира і портьє, або чергового по поверху і в картотеку для контролю виїзду). В анкеті гість вказує адресу свого постійного місця проживання, адресу організації, що оплачує проживання (якщо оплата здійснюється третьою особою), і вид платежу (готівка, кредитна картка або чек).

Заповнивши картку, гість підписує її, тим самим укладаючи з готелем договір. Після того як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і паспорти гостя, вписує в анкету номер кімнати, у якій буде жити гість, дату і час прибуття і підписує її. Далі адміністратор виписує дозвіл на поселення.

При реєстрації гостеві виписується рахунок за проживання. Він містить у собі тариф номера (або місця), помножений на число діб, оплату бронювання, оплату додаткових послуг, що гість замовляє при реєстрації і різні готельні збори. Повна оплата проводиться у національній валюті України – гривні відповідно до заявки і на основі рахунку, виставленого готелем відповідно до умов даного договору. Після оплати гість одержує 2-й екземпляр рахунку.

Адміністратор заповнює візитну картку (картку гостя) - документ на право входу в готель і одержання ключа від номера. Картка гостя завжди виписується в одному екземплярі і повинна містити наступні дані: прізвище гостя, номер кімнати і термін проживання

Технологічна операціям «Попередня оплата по прибутті» визначається видами розрахунків: готівкові або безготівкові. В готелі використовують два види розрахунків - готівковий і безготівковий (переведення грошей на рахунок готелю). У готелі «Поділ Плаза» як безготівковий розрахунок приймаються кредитні картки. У заявці на бронь вказується номер кредитної картки, назва платіжної системи і термін дії картки.

Технологічна операція «Попередня оплата по прибутті» складається з таких дій: перевірка чинності кредитної картки; роздрукування рахунку на ПК; передоплата проживання ; оплата держмита; передача першого екземпляра рахунку гостю + чек ККА; підшивка другого рахунку у касовий звіт; інкасація грошей; передача касового звіту у бухгалтерію.

Технологічна операція «Безготівковий розрахунок» здійснюється перерахуванням коштів за договірними цінами відповідно до угод з підприємствами та складається з таких технологічних операцій: договір на розміщення; встановлення договірної ціни ; підготовка карти обліку номерів; оплата проживання та додаткових послуг; оплата бронювання; оплата держмита; передача карти обліку номерів і розрахунку оплати в бухгалтерію; одержання грошей за угодою; звірка кредиту з витратами.

Наступний технологічний цикл – розміщення гостей та надання додаткових послуг складається з таких технологічних операцій:

• процедура супроводження гостя в номер

• надання додаткових послуг.

Процедура супроводження гостя до номеру визначається зустріччю гостя швейцаром, перенесенням його багажу у вестибуль готелю та передача багажу посильному; після реєстрації гостя й одержання ним ключа посильний супроводжує гостя в номер, інформуючи про всі послуги в готелі.

Одразу після розміщення гостя в готелі розрахункова служба відкриває на його ім’я рахунок. Ці служби відправляють інформацію про витрати гостя до розрахункової частини, що підраховує загальну суму. Наприкінці перебування гість розраховується, а розрахункова служба повідомляє про це всім службам