4. Інформаційний та архівний фонди як складова документного фонду

Інформаційний фонд (ІФ) — це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т. п. Головне завдання цих установ — збір, зберігання, переробка різних видів документної і недокументної інформації, оперативне і повне задоволення інформаційних потреб суспільства, співробітників науково-дослідних, дослідно-конструкторських установ, комерційних структур.

ІФ зберігають інформацію в найбільш короткій, стислій формі. На відміну від БФ, тут переважають вторинні документи, що є результатом аналітико-синтетичної обробки первинних документів, — реферування, анотування, складання фактографічних, концептографических матеріалів, бібліографічних оглядів, експрес-інформації і т. п. Окрім цього в ІФ входять деякі видання, в основному довідкового характеру — енциклопедії, енциклопедичні і мовні словники, довідники, каталоги, цінники, прейскуранти, звіти про НДР і ДКР, креслярсько-конструкторська і нормативно-технічна документація і т. п. Значну частину фондів складає машиночитні документ: магнітний і оптичний диск, магнітний стрічка, мікрофільм, мікрофіша, перфокарта, перфострічка і т. п. на фірмовий підприємство частенько фонд спеціальний бібліотека і орган НТІ об'єднує до єдиний довідково-інформаційний фонду (СИФ).

Архівний фонд (АФ) — сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім'ї, роду). АФ складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично і/або логічно пов'язаних між собою.

В Україні розвинена широка мережа державних і відомчих спеціальних архівів, в яких зібрані архівні документи, т. е. ті, які в силу громадської значущості зберігаються в архівах. Документи, незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України, що відбивають історію духовного, матеріального життя народу і інших народів, мають історико-культурну цінність і визнані такими відповідною експертизою з реєстрацією в установленому порядку, складають Національний архівний фонд України.

Фондоутворювачем АФ виступає установа, організація, підприємство або особа, в процесі діяльності якого утворюється сукупність документів. Склад тих, що входять в АФ документів різноманітний як за призначенням (нормативна і організаційно-розпорядлива документація, планова і обліково-звітна, проектна і наукова, культурно-освітня і ін.), так і по фізичних особливостях (документи на паперовій основі, кальці, склі, плівці, валиках, магнітній стрічці, перфокартах, навіть на бересті і клаптях матерії).

Для АФ важлива повнота представлення усіх документів, створених фондообразователем за певний період. АФ комплектуються за принципом неподільності, відповідно до якого усі документи, що підпадають під визначення АФ, повинні збиратися і зберігатися в одному місці. У АФ, на відміну від БФ, не представлені, за рідкісним виключенням, зарубіжні видання і ряд різновидів неопублікованих документів.

Зміст АФ часто розкривається у збірках документів, путівниках, описах окремих фондів. Поступаючи в опублікованому виді у БФ, вони розкривають склад і структуру АФ.