Тема 10 документний фонд та його складові

1. Процес створення документа

2. Поняття документного фонду

3. Бібліотечний фонд як складова документного фонду

4. Інформаційний та архівний фонди як складова документного фонду

5. Музейний фонд як складова документного фонду

1. Процес створення документа

Створення документа або документування — складний процес, в якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т. п.

До нього зазвичай відносять дії, пов'язані з формуванням документа як специфічної системної триєдності: зміст (соціальна інформація), знакова (семіотична інформація) і матеріально-конструктивна (технологічною) форм.

Для забезпечення цієї єдності розробляються типові структури і методики документно-видавничого процесу, в основі яких лежить класична редакційно-видавнича схема.

Документування включає чотири етапи:

1) підготовчий (авторський) — від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

2) редакційний — від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

3) виробничий — від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документу на випуск у світ;

4) завершальний — від отримання накладу і до поширення документу. Ця загальна схема застосовна для будь-якого документно-видавничого процесу, проте інші завдання, види документів і інші особливості накладають певний відбиток на використання класичних процесів.

Для того, щоб добитися усуспільнення результатів індивідуального пізнання шляхом публікації, автор моделює майбутній документ, складає його текст або за допомогою чернетки (написаного від руки, на машинці, що пише, або ЕОМ), або за допомогою диктування, створюючи фонограму майбутнього тексту. Чернетка або фонограма передаються для виготовлення друкарці, яка передруковує утримування документу на машинці, що пише, або ЕОМ. Віддрукований документ знову поступає до укладача, який прочитує його, при необхідності вносить корективи і виправляє можливі помилки. Після цього документ знову поступає до друкарки на виправлення або передрук. Виправлений або передрукований рукопис після перевірки і відповідного оформлення може пройти попередню оцінку шляхом колективного обговорення, рецензування, наукового редагування і т. п. Проте є і інший шлях: автор представляє рукопис в службу усуспільнення, наприклад, у видавництво, яке оцінює її якість. У тому випадку, якщо рукопис буде визнаний гідним усуспільнення, автор (посилач інформації, комунікант) придбаває статус елементу ДКС.

Служба усуспільнення (видавництво) перетворить авторське повідомлення (авторський текст) у видавниче (відредагований текст). У видавництві рукопис піддається рецензуванню і науковому редагуванню. Після цього оригінал поступає на художнє оздоблення. Видавництво визначає і форму видання.

Видавниче повідомлення передають технічному редакторові, який виконує технічну розмітку рукопису для набору і репродукції. Після набору слідує коректура тексту. Набране і надруковане видавниче повідомлення перетвориться в поліграфічне повідомлення і, нарешті, в документ (друкарське повідомлення, поміщене в палітурку). Таким чином, в процесі створення документу утворюється декілька продуктів: авторське повідомлення — видавниче повідомлення — поліграфічне повідомлення — документ. Розглянута структура документно-видавничого процесу в цілому однакова для усіх видів документів. Випадають лише окремі операції залежно від прийнятої технології виробничого етапу і виду документу.