МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ВП «ЧЕРКАСЬКИЙ ФАКУЛЬТЕТ»
Кафедра документознавства
ЗВІТ
з виробничої практики
Виконала:
стулентка 4 курсу,
групи ДМ-09
Шевченко Я.С.
Перевірила:
К.т.н. Бєсєдіна С.В.
Черкаси - 2013
ЗМІСТ
ВСТУП
ІСТОРІЯ АРХІВУ
ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ
СТРУКТУРА АРХІВУ
ДОРАДЧІ ОРГАНИ
НАУКОВО-ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ АРХІВУ
ВИСНОВОК
ВСТУП
В період з 14 січня по 10 березня 2013 року я проходила виробничу практику у інформаційно-бібліографічному відділі ОУНБ імені Т.Г. Шевченка міста Черкаси.
Основні завдання, які було поставлені переді мною – це закріплення на практиці досягнутих під час навчання знань з дисциплін, які вивчалися на протязі навчального року, засвоїти навики у веденні діловодства відділу, набратися достатнього досвіду роботи, яка пов’язана з функціонуванням відділу, підсумувати досягнуті знання та проаналізувати можливість застосування цих знань саме на практиці.
Всі вищезазначені цілі досягалися згідно з планом проходження виробничої практики, весь хід проходження фіксувався в щоденнику з можливістю фіксування зауважень стосовно проходження.
Перші дні практики були спрямовані на ознайомлення з керівництвом відділу, його посадовим складом, робочими приміщеннями, напрямками діяльності та обсягом роботи відділу та проведенні інструктажу.
За час проходження практики була ознайомлена з великою кількістю документів, які стосуються діяльності відділу. Також безпосередньо сама приймала участь у діловодстві відділу.
По закінченні практики отримала характеристику для пред’явлення на місце навчання.
1. Історія архіву
17 листопада 1925 року на засіданні Президії Зінов’євського окрвиконкому було прийнято рішення про організацію на базі архіву окрвиконкому Зінов’євського окружного архівного управління, яке в кінці 1930 року було ліквідоване. Замість нього було утворено Зінов’євське місцеве архівне управління. 10 листопада 1931 року Секретаріат ВУЦИК (протокол № 21/505 п. 2) ухвалив рішення про реорганізацію місцевих архівних управлінь в Державні історичні архіви, як наукові архівні установи. На початку 1932 року процес реорганізації було завершено і Зінов’євське місцеве архівне управління змінило назву на Зінов’євський державний історичний архів.
В зв’язку з перейменуванням в 1934 році м. Зінов’євська в м. Кірово – відбулися зміни і в назві архіву, Зінов’євський державний історичний архів став називатися – Кіровський державний історичний архів. З 1939 року, після утворення в січні 1939 року Кіровоградської області, Кіровський державний історичний архів став називатися – Кіровоградський обласний державний історичний архів. З 1941 року по 1958 рік архів мав назву Державний архів Кіровоградської області, з 1958 року по 1980 рік – Кіровоградський обласний державний архів, з 1980 року – Державний архів Кіровоградської області. У 1991 році до архіву разом з приміщенням і матеріально-технічною базою було передано документи фондів Партійного архіву Кіровоградського обкому КП України.
2. Завдання та функції
Державний архів Кіровоградської області (далі – державний архів) є структурним підрозділом обласної державної адміністрації, що утворюється головою обласної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові обласної державної адміністрації і Держкомархіву України.
Основними завданнями державного архіву є:
реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності місцевих органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;
внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, проведення їх державної реєстрації, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;
проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;
здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію: - документів Національного архівного фонду, переданих до державного архіву місцевими органами державної влади, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями громадян, які діють (діяли) на території області; - документів особового походження; - службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв; - документів юридичних та фізичних осіб, що у встановленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; - страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках; - облікових документів державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать до довідково-інформаційного фонду державного архіву;
2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в державному архіві, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
3) проводить державну реєстрацію документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
4) веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;
5) організовує роботу, пов’язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
6) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;
7) визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду;
8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області;
9) приймає на прохання юридичних, фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;
10) придбаває профільні документи у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомій;
11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в місцевих органах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;
12) здійснює контроль за складанням та додержанням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву;
13) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;
14) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;
15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю;
16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб;
17) публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;
18) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад;
19) складає і затверджує цільові програми та плани розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання;
20) вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ;
21) подає обласній державній адміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації діяльності зазначених архівних установ;
22) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;
23) надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;
24) надає платні послуги юридичним і фізичним особам;
25) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації;
26) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;
27) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;
28) виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.