1.2. Система управління проектами благоустрою населеного пункту

Необхідність управління проектами, а саме необхідність координації використання людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту за допомогою сучасних методів і техніки управління для досягнення відповідного рівня прибутків учасників проекту, високої якості продукції, пов'язана з масовим ростом масштабів і складності проектів, зростанням вимог до термінів їх здійснення, якості виконуваних робіт.

На сьогодні управління проектами – це методологія організації, планування, керівництва, координації  трудових,  фінансових і матеріально -технічних ресурсів протягом проектного циклу, спрямована на ефективне досягнення його мети шляхом застосування сучасних методів, техніки та технології управління для досягнення визначених в проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенню учасників  проекту [6].

Управління проектами — це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети.

Можна сказати, що на сучасному етапі розвитку інфраструктури, питання управління проектами піднесене під більш загальні рамки та правила, якими керуються управлінці при розробці даних проектів. Розробленням Типових правил благоустрою населених пунктів визначається механізм встановлення економічних, екологічних соціальних та організаційних засад благоустрою населеного пункту, порядку благоустрою та утримання території об’єктів благоустрою, регулювання права та обов’язків учасників правовідносин у сфері благоустрою території населеного пункту, визначення комплексу заходів, необхідних для забезпечення чистоти і порядку у населеному пункті шляхом розроблення типових правил благоустрою населеного пункту. Типові правила благоустрою населеного пункту містять загальнообов'язкові на території населеного пункту норми, за порушення яких передбачена відповідальність згідно із законодавством.

Важливим елементом управління проектами є своєчасна та точна підготовка проектних матеріалів. Проектні матеріали - це сукупність документів, що містять опис і обгрунтування проекту [7].

Проект є складною системою, що має певні етапи, елементи, які потребують якісного та ефективного управління. Він має свій життєвий цикл, який складається з декількох етапів ( Рис. 1.4 ).

Основні етапи

І етап – визначення завдання та ініціалізація проекту;

ІІ етап – процес планування проекту;

ІІІ етап – виконання, запровадження проекту;

IV етап – завершення проекту та отримання заздалегідь визначених результатів, ефекту тощо.

Рис. 1.4. Етапи проекту

Джерело інформації: [О.В.Зотов, Голова постійної комісії з питань бюджету та банківської діяльності Одеської обласної ради ГУГЛ ХРОМ ]

Існує також багато інших елементів та характеристик, які відіграють важливу роль при управлінні проектами, а саме: початкові умови, обмеження та вимоги до проекту, види забезпечення проекту, методи та техніка управління проектами тощо.

За допомогою методів управління проектами визначають цілі проекту, обґрунтовують його й оцінюють життєздатність; виявляють структуру проекту (підцілі, завдання, роботи, які необхідно виконати); визначають необхідні обсяги та джерела фінансування; підбирають виконавців, зокрема за допомогою торгів і конкурсів; готують і укладають контракти; визначають терміни реалізації проекту; складають графік виконання робіт; розраховують необхідні ресурси, кошторис і бюджет проекту; планують і враховують ризики; забезпечують контроль за реалізацією проекту.

Для того щоб урахувати обмеження в часі, застосовують методи побудови й аналізу сіткових та календарних графіків робіт (Додаток А). Обмеженнями щодо коштів управляють за допомогою методів формування фінансового плану (бюджету) проекту та контролю за ним. Для виконання та ресурсного забезпечення робіт застосовують спеціальні методи управління людськими й матеріальними ресурсами, наприклад матрицю відповідальності, діаграми завантаження.

Типові правила благоустрою населеного пункту ураховують державні, громадські та приватні інтереси та є обов'язковими для виконання всіма розміщеними на території населеного пункту органами державної влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, громадянами, іноземцями та особами без громадянства, які перебувають на території населеного пункту. За загальним принципом, установленим Законом України «Про благоустрій населений пунктів», утримання у належному стані та своєчасний ремонт об'єкта благоустрою власними силами або шляхом залучення на конкурсних засадах інших підприємств, установ, організацій, здійснює балансоутримувач.

Власники будівель та споруд торгівельного, соціально-культурного, спортивного та іншого призначення, розташованих на території об'єкта благоустрою, зобов'язані забезпечити належне утримання наданої їм у встановленому порядку земельної ділянки, а також можуть на умовах договору, укладеного з балансоутримувачем, забезпечувати належне утримання іншої закріпленої за ними території (прилеглої території) та брати пайову участь в утриманні об'єкта благоустрою. Порядок розподілу обов'язків між підприємствами, установами та організаціями і громадянами щодо організації робіт з утримання належних їм, закріплених та прилеглих територій у належному санітарно-технічному стані базується на тому, що кожна особа зобов'язана утримувати у належному стані територію, право користування якої їй надано законом або правочином (договором). Утримання може здійснюватися спільно на підставі договору.

Основними суб’єктами в управлінні проектами благоустрою населених пунктів є міські ради, громадські організації, управління житлово-комунального комплексу та будівництва та інші відповідні органи. Розпорядником коштів та основним управлінцем проекту є керівник організації, який складає кваліфіковану команду, яка буде розробляти та впроваджувати проект. Зокрема проекти розробляються не тільки представниками даних організацій, а замовляються в спеціалізованих компаніях, які за певну винагороду розробляють певний проект для потреб міста чи іншого населеного пункту.

Управління житлово-комунального комплексу та будівництва щодо покладених на нього завдань, здійснює велику кількість різноманітних послуг, основними з яких є:

• готує пропозиції до проектів обласного бюджету щодо фінансування регіональних програм розвитку житлово-комунального господарства та благоустрою населених пунктів;

• організовує виконання державних програм та розроблення і реалізацію регіональних програм у сфері житлово-комунального господарства, подає пропозиції до проектів регіональних програм соціально-економічного розвитку області, щодо поліпшення комунального обслуговування населення та благоустрою населених пунктів;

• проводить моніторинг стану виконання державних, галузевих та науково-технічних програм з питань житлово-комунального господарства, дебіторсько-кредиторської заборгованості підприємств галузі;

• забезпечує реалізацію державної житлової політики, орієнтованої на потреби людини та її можливості;

• сприяє розробленню правил благоустрою населених пунктів;

• забезпечує цільове та ефективне використання бюджетних коштів, що виділяються головному управлінню як розпоряднику коштів нижчого рівня на виконання відповідних бюджетних програм, та здійснює внутрішній фінансовий контроль за надходженням та витрачанням бюджетних коштів, тощо [8].

За допомогою методів управління проектами визначають цілі проекту, обґрунтовують його й оцінюють життєздатність; виявляють структуру проекту (підцілі, завдання, роботи, які необхідно виконати); визначають необхідні обсяги та джерела фінансування; підбирають виконавців, зокрема за допомогою торгів і конкурсів; готують і укладають контракти; визначають терміни реалізації проекту; складають графік виконання робіт; розраховують необхідні ресурси, кошторис і бюджет проекту; планують і враховують ризики; забезпечують контроль за реалізацією проекту.

Для того щоб урахувати обмеження в часі, застосовують методи побудови й аналізу сіткових та календарних графіків робіт. Обмеженнями щодо коштів управляють за допомогою методів формування фінансового плану (бюджету) проекту та контролю за ним. Для виконання та ресурсного забезпечення робіт застосовують спеціальні методи управління людськими й матеріальними ресурсами, наприклад матрицю відповідальності, діаграми завантаження.

Керівники проектів відповідають за терміни, кошторис і якість результату робіт. Відповідно до узвичаєного принципу управління проектами вважається, що ефективне управління термінами робіт - ключ до успіху за всіма трьома показниками. Обмеження проекту в часі найкритичніші. Якщо терміни виконання проекту зриваються, імовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатній рівень якості робіт. Тому в більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка. 3 трьох основних обмежень проекту найважче контролювати обмеження за якісними результатами проекту, оскільки завдання часто важко формулювати й контролювати. Для розв'язання зазначених проблем застосовують методи управління якістю робіт.

У процесі управління проектами використовують різноманітні системи управління проектами, найпоширеніші з них зображені на «Рис 1.5».

Системи управління

Основна система. Менеджером проекту є представник замовника, будь-яка фірма-учасник. Менеджер проекту не несе фінансової відповідальності за прийняті рішення. Він відповідає за координацію і управління розробкою та реалізацією проекту, у контрактні відносини з іншими учасниками проекту (крім замовника) не вступає. Перевага основної системи полягає в об’єктивності менеджера, недолік - у тому, що за проект відповідає замовник.

Розширеного управління. Менеджер проекту несе відповідальність за проект у межах фіксованої (кошторисної) ціни. Він забезпечує управління й координацію процесів проекту за угодами між ним і учасниками в межах фіксованої ціни. Менеджером проекту може бути підрядна чи консалтингова фірма (в окремих випадках - інжинірингова). Менеджер управляє проектом, координує процеси постачання й роботи з інжинірингу. Відповідає за проект підрядчик.

Рис 1.5. Характеристика основних систем управління проектами

Складено автором за даними

Різновидом системи розширеного управління є система "під ключ", коли менеджером проекту є проектно-будівельна фірма, з якою замовник укладає контракт "під ключ" з оголошеною вартістю проекту.

Учасниками управління проектами є юридичні та фізичні особи, які зобов’язанні виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту (Додаток Б). В число учасників можуть входити інвестори, банки, підрядчики, постачальники, гуртові покупці продукції, лізингодавці та інші фізичні чи юридичні особи . Учасником проекту може бути також держава [9]. На нашу домку, основними учасниками проекту є суб’єкти, зображені на «Рис. 1.6».

Замовник

Ініціатор

Покупці кінцевої продукції

Керівник проекту

Учасники Проекту

Команда проекту та функціональні групи

Пректуваль-ник

Рис 1.6. Основні учасники управління проекту

Складено автором за джерелом: (http://www.bookz.com.ua/4/1.htm )

В деяких випадках різними учасниками можуть виступати одні й ті ж посадові особи. Тобто ініціатор може бути й замовником, а проектувальник може бути керівником проекту, тощо.

Ініціатор — сторона, яка є автором ідеї проекту, його попереднього обґрунтування та пропозицій по здійсненню. Ініціатором може виступати практично кожний з учасників проекту, але в остаточному підсумку ділова ініціатива по здійсненню проекту повинна виходити від замовника проекту.

Замовник — головна сторона, зацікавлена у здійсненні проекту та досягненні його результатів. Замовник, тобто майбутній власник та користувач результатами проекту, визначає основні вимоги та масштаб проекту, забезпечує фінансування проекту за рахунок своїх коштів чи коштів залучених інвесторів, укладає контракти з головними виконавцями проекту, несе відповідальність за цими контрактами, керує процесом взаємодії між усіма учасниками проекту.

Керівник проекту — юридична (фізична) особа, якій замовник та інвестор делегують повноваження щодо здійснення проекту — планування, контролю та координації робіт усіх учасників проекту. Склад функцій і повноважень керівника проекту визначається контрактом із замовником. Однак перед керівником проекту та його командою звичайно висувається завдання всеосяжного керівництва та координації робіт продовж усього життєвого циклу проекту до досягнення визначених у ньому цілей і результатів при додержанні встановлених строків, бюджету та якості.

Команда проекту — специфічна організаційна структура, очолювана керівником проекту та створена на період здійснення проекту. Завдання команди — виконання функцій управління проектом для ефективного досягнення цілей проекту. Склад і функції команди проекту залежать від масштабів, складності та інших характеристик проекту. Проте в усіх випадках склад команди повинен забезпечувати високий професійний рівень усіх покладених на нього обов’язків.

Проектувальник — юридична особа, що виконує за контрактом проектно-дослідницькі роботи в межах проекту. Вступає в договірні відносини з генконтрактором проекту чи безпосередньо із замовником.

Споживачі кінцевої продукції — юридичні та фізичні особи, які є покупцями й користувачами кінцевої продукції, що встановлюють вимоги до виробленої продукції та наданих послуг і формують попит на них. За рахунок коштів споживачів відшкодовуються витрати на проект і формується прибуток усіх учасників проекту [10].

В залежності від типу проекту, можуть існувати й інші суб’єкти управління проекту, але подані вище є саме тими, без яких неможлива реалізація проекту.

Отже, управління проектами благоустрою населеного пункту нічим не відрізняється від управління всіх інших проектів.

Розробка і реалізація проектів здійснюється зя дорученням спеліацізованих органів місцевої влади, наприклад управління житлово-комунального господарства та будівництва на основі рішення міської ради, спеціальними фірмами, що роблять їх за певну винагороду.

Реалізація проектів здійснюється спеціально стровеною командою або командою фахівців, які обираються на основі тендерних пропозицій. Тендерним шляхом обирається команда тоді, коли вартість проекту складає більше 1 млн. грн. Головним розпорядником коштів є безпосередньо замовник проекту, тобто управління ЖКГ та Б. Управлінням самих робіт займається керівник робочої групи. Фінансування проводиться у вигляді видатків з міського бюджету, тому головний управлінець проекту не має можливості контролювати грошові потоки. Це здійснюється на рівні бюджетного відділу міста. Звичайно питання фінансування повинне як можна глибше досліджуватись та реформуватись, тому що ефективність майже всіх проектів благоустрою міста залежись саме від наявності грошей в бюджеті.