Режими роботи з Access

Робота з об’єктами бази даних в середовищі Access може відбуватися в двох режимах: проектувальному та експлуатаційному.

У проектувальному режимі можна створювати нові об’єкти бази (наприклад таблиці), задавати їхню структуру, змінювати властивості полів, встановлювати необхідні зв’язки. Для активізації проектувального режиму роботи з об’єктом бази призначені кнопки головного вікна бази даних Конструктор та Создать:

• Конструктор – надає доступ до структури обраного об’єкту і дозволяє правити не його вміст (дані), а конструкцію. Якщо це таблиця, то до неї можна додати нові поля або змінювати їхні властивості. Якщо це форма, то можна змінювати/створювати елементи управління.

• Создать - використовується для створення нових об’єктів бази.

Експлуатаційний режим призначений для заповнення бази інформацією за допомогою форм, опрацювання даних за допомогою запитів та отримання результатів опрацювання у вигляді результуючих таблиць та звітів. Для активізації експлуатаційного режиму роботи з об’єктом бази призначена кнопка Открыть.

Створення та форматування таблиць

1. Для створення нової таблиці необхідно відкрити файл бази даних. В головному вікні бази даних вибрати вкладинку Таблицы, натиснути кнопку Создать, в діалоговому вікні Новая таблица обрати режим Конструктор і натиснути кнопку ОК. В результаті на екрані з’явиться діалогове вікно для конструювання таблиці. Верхня частина вікна містить ім’я таблиці (за замовчуванням система пропонує ім’я Таблица1). По закінченню редагування, таблиці може бути присвоєне будь-яке ім’я.

2. Формування структури таблиці відбувається шляхом послідовного заповнення рядків вікна Таблица1. Кожний рядок цього вікна містить інформацію про одне поле таблиці, структура якої утворюється.

3. Кожна таблиця може бути представлена у режимі Конструктор (в якому створюється і редагується структура таблиці) і у режимі Таблицы (в якому відбувається робота з даними, що записані у таблиці).

4. В першому стовпчику Имя поля необхідно ввести ім’я поля таблиці, яке далі можна використовувати для звернення до відповідних даних таблиці. При записі імені поля таблиці бажано використовувати імена, що відповідають змісту інформації. При цьому імена полів, що містять декілька слів в назві бажано відокремлювати підкреслюванням.

Наприклад: Лекційних_годин, Код_студента тощо.

5. Для кожного поля таблиці необхідно вказати тип даних, який буде зберігатися в цьому полі. Ця інформація вводиться в відповідному рядку другого стовпчика вікна Таблица1 з назвою Тип данных. Тип даних вибирається з списку можливих типів даних відповідно до змісту тієї інформації, що зберігатиметься в даному полі таблиці.

6. Для моделювання даних Access пропонує такий набір типів даних

• Текстовый – алфавітно-цифрові дані (обсягом до 255 байтів)

• Поле МЕМО - алфавітно-цифрові дані до (обсягом 64000 байтів)

• Числовой – числові дані (обсягом до 8 байтів)

• Дата/время – дані у вигляді дати та часу (обсягом до 8 байтів)

• Денежный – дані про грошові суми з 4 знаками після коми (обсягом до 8 байтів)

• Счетчик – унікальне ціле число від 0 до 2 147 483 647

• Логический – логічні дані (Істина або Хиба)

• Поле объекта OLE – об’єкти програмних продуктів Windows (до 1Гбайт).

• Гиперссылка – URL адреса

• Мастер подстановок – текстова інформація зі списку або поля зі списком до 4 байт.

7. Нижня частина вікна формування структури таблиці називається Свойства поля і дозволяє для кожного заданого поля описувати ще його додаткові властивості, а саме: Размер поля, Формат поля, Маска ввода, Значение по умолчанию, Условие на значение, Сообщение об ошибке, Обязательное поле, Пустые строки, Индексированное поле.

8. Для вибору розміру поля текстового типу необхідно в рядку Размер поля вказати максимальну кількість символів для збереження у даному полі (число від 1 до 255).

9. Властивість Формат поля задається шляхом вибору стандартних форматів зі списку, який доступний у другому стовпчику нижньої частини вікна Свойства поля.

10. Властивість Маска ввода дозволяє для текстового, числового, грошового типів даних, а також типу Дата/час вводити дані з відповідними розділовими символами згідно прийнятих правил. Символи, які використовуються для задання маски вводу, наведені нижче.

Символ	Опис
0	Цифра (від 0 до 9, введення обов'язкове; символи плюс [+] і мінус [-] не допускаються).
9	Цифра чи пробіл (введення не обов'язкове; символи плюс і мінус не допускаються).
#	Цифра чи пробіл (введення не обов'язкове; порожні символи перетворяться в пропуски, допускаються символи плюс і мінус).
L	Буква (від A до Z чи від А до Я, введення обов'язкове).
?	Буква (від A до Z чи від А до Я, введення не обов'язкове).
A	Буква або цифра (введення обов'язкове).
a	Буква чи цифра (введення необов'язкове).
&	Будь-який символ чи пробіл (введення обов'язкове).
C	Будь-який символ чи пробіл (введення необов'язкове).
. , : ; - /	Десятковий роздільник і роздільники тисяч, значень дат і часу. (Відображуваний символ залежить від параметрів мови і стандартів панелі управління Windows.)
<	Вказує на необхідність переведення усіх наступних символів у нижній регістр.
>	Вказує на необхідність переведення усіх наступних символів у верхній регістр.
!	Вказує на необхідність заповнення маски вводу праворуч-ліворуч, а не ліворуч-праворуч. Заповнення маски символами завжди відбувається ліворуч-праворуч. Знак оклику в масці введення можна поміщати в будь-яку позицію.
\	Вказує на необхідність введення будь-якого наступного символу як текстову константу. Використовується для відображення всіх перерахованих у даній таблиці символів як текстових констант (наприклад, \A виводиться як символ «A»).

Наприклад, для задання короткого формату дати можна використати маску 99:99:99. Для введення грошових сум в рублях можна використати маску вводу 000000,00”руб”. Для запису номера студентського квитка можна використати маску вводу L00000.

11. Заповнення рядка Значение по умолчанию дозволяє вказати значення поля таблиці, яке буде вводитися автоматично якщо користувач не ввів іншої інформації. Наприклад, для введення поточного часу в відповідному полі потрібно ввести вираз Time().

12. Рядок Условие на значение використовується для контролю інформації, що вводиться в таблицю. Ці умови задаються у вигляді логічних виразів. Інформація буде введена лише в тому випадку, якщо логічний вираз поверне Істину. Логічні вирази можуть включати такі оператори:

< Менше ніж

<= Менше або рівне

> Більше ніж

>= Більше або рівне

= Рівне

<> Нерівне

IN() Перевіряє на рівність будь-якому значенню зі списку, список записується у дужках, елементи розділяються символом „;”

BETWEEN Перевіряє, чи знаходиться значення поля всередині діапазону. Верхня і нижня межі діапазону розділяються оператором AND

LIKE Перевіряє відповідність текстового поля або поля Мемо заданому шаблону символів

AND Логічна зв’язка і

OR Логічна зв’язка або

13. Рядок Сообщение об ошибке використовується для виведення на екран повідомлення користувача у випадку, коли введене значення не відповідає умові на допустиме значення.

14. Якщо у рядку Обязательное поле вибрати значення ДА, то введення інформації в це поле при заповненні таблиці є обов'язковим.

15. Значення у рядку Пустые строки дозволяє або забороняє введення в текстові та Мемо поля порожніх рядків.

16. Властивість Индексированное поле дозволяє для полів усіх типів (крім Мемо і OLE) прискорити процедуру знаходження інформації, якщо в умові пошуку використовується умова на індексоване поле.

17. Кожна таблиця, що входить до складу бази даних, не повинна містити хоча б два однакових рядка. Для забезпечення унікальності рядків таблиці в структурі кожної таблиці повинно бути присутнім одне чи декілька полів, інформація в яких ніколи не може повторюватись. Таке поле, або сукупність таких полів називають первинним ключем. Для використання деякого поля у якості поля первинного ключа слід виконати команду Правка/Ключевое поле або використати відповідну піктограму.

Для поля первинного ключа як правило вказується тип даних Счетчик, розмір поля - Длинное целое. При цьому унікальність поля забезпечується автоматично. Якщо обирається інший тип поля (наприклад, текстовий), то його унікальність користувач має забезпечувати самостійно, оскільки при повторному введені у таке поле одного і того ж значення з’явиться відповідне повідомлення про те, що значення поля повинно бути змінено. Для призначення декількох полів в якості первинного ключа, потрібно їх виділити за допомогою миші (утримуючи клавішу CTRL), після чого виконати команду ПравкаКлючевое поле.

Для створення та заповнення даними таблиць можна також використовувати функцію імпортування даних MS ACCESS. Імпортування даних передбачає створення у поточній базі даних об’єкту (таблиці, запиту, звіту тощо) на основі деякого об’єкту, що зберігається у іншій базі даних чи у електронній книзі MS EXCEL. При цьому якщо таблиця зберігається у книзі MS EXCEL, то перший рядок таблиці EXCEL повинен містити назви полів таблиці.