6. Характеристика ділового стилю і вимоги до мови документів.

Діловий стиль зумовлений насамперед активізацією пізнавальної та професійної функцій мови. Це стиль, який задовольняє потреби суспільства в документальному оформленні різних актів державного, суспільного, політичного, економічного та виробничого життя й діяльності, ділових відносин між державами або організаціями, а також стосунків між окремими членами суспільства в офіційній сфері їх спілкування.

В діловому стилі залежно від конкретної сфери вжитку виділяють підстилі:

- дипломатичний, який характеризується толерантністю, виробленими початковими і кінцевими формами документа і вживається у таких жанрах, як нота, комюніке, меморандум, угода, конвенція;

- юридичний, що прагне до абсолютної однозначності й точності формулювань і вживається в указах, законах, кодексах, статутах;

- канцелярсько-діловий, у сфері якого – документи повсякденного ділового життя (заяви, довідки, характеристики, доручення, автобіографії, накази, акти, розпорядження тощо), що складаються пересічними громадянами. Саме у них особливу увагу слід приділяти формі документа, дотриманню стандартизованих вимог щодо його складання і написання.

Прагнення до ідеальної об’єктивності будь-якого жанру ділових документів і суб’єктивна спрямованість юридичної або фізичної особи на конкретний результат не завжди співпадають, бо головною метою того, хто складає документ, є досягнення максимально позитивного результату при мінімальних мовних засобах. Ось чому зовнішня об’єктивна значимість має поєднуватися з суб’єктивним прагненням автора документа і того, хто його отримує, до максимальної зрозумілості, ясності й лаконічності.

Отже, типові мовні засоби ділового стилю (у більшості випадків і наукового) повинні орієнтуватися на зазначену вище мету і спиратися на такі основні вимоги:

1. Об’єктивність, яка полягає у високому ступені безособовості й відсутності будь-яких суб’єктивно-оціночних моментів у мові документа. Це означає, що переважна їх більшість має складатися від імені юридичної особи, а займенник може вживатися лише в документах щодо особового складу (наприклад, автобіографії): Інститут просить, Дирекція звертається, але Я, Іванов Іван Пилипович, народився... В інших випадках тексти набувають безособового характеру: Заводові потрібно, Просимо та ін. У наукових текстах, крім цього, займенник ми використовується у значенні я (Ми вважаємо, Ми дійшли висновку), що є свідченням наукової етики, а в ділових паперах займенник Ви ~ це вияв ввічливості (Прошу Вас з’явитись...). У діловому й науковому стилях не можна використовувати наказовий або умовний способи дієслова типу роби, пиши, зробив би (наказовість передається інфінітивом або безособовою формою: відрядити слюсарів.., завдання не виконується), емоційно забарвлених слів (наприклад, оціночних прислівників типу дуже, гарно), діалектизмів, жаргонізмів або професіоналізмів.

У граматиці ступені порівняння прикметників і узагальнені іменники на позначення місця роботи або проживання утворюються за допомогою аналітичних форм, а не афіксів, які підкреслюють суб’єктивну думку авторів (не повніший, найповніший, заводчани, а більш повний, найбільш повний; мешканці села, працівники заводу).

Те саме стосується синтаксису речень, де треба дотримуватися таких правил:

– не вживати пряму мову (крім випадків цитування фрагментів документа);

– не використовувати окличних, спонукальних або питальних речень;

– будувати речення переважно з пасивними конструкціями, які підкреслюють об’єктивність того, що відбувається, акцентують увагу на факті здійснення або нездійснення конкретної дії і спонукають до вирішення проблеми: Завдання щодо доставки вагонів не виконується, а не Ви не виконуєте мого завдання щодо доставки вагонів (в останньому випадку акцентується провина конкретної особи). У діловому контексті, як правило, головним є не питання, хто винний (цим відзначаються розмовний або публіцистичний стилі), а проблема, що робити;

– надавати перевагу так званим розщепленим присудкам (не здійснюватимуться, побудуємо, а будуть здійснюватися, будемо будувати), бо в цьому випадку відсутня категорична (і одночасно суб’єктивна) впевненість, а отже, документ спирається на об’єктивну можливість виконання дії.

2. Логічна послідовність реалізується в чітко визначених способах подачі матеріалу, які відрізняються зовнішньою логікою розповіді (хронологічна послідовність автобіографій, протоколів, звітів), внутрішньою логікою міркування (причинно-наслідкова послідовність службових, пояснювальних записок) або послідовною логікою опису, яка характеризує явища через перелік ознак, властивостей та інших елементів опису (описова характеристика звітів, актів, наказів, постанов).

Зовнішніми ознаками логічної послідовності є тісний логічний зв’язок між реченнями, частотність зв’язків з ознаками мети, причини, результативності (для цього, з цією метою, отже, таким чином, познайомившись зі справою та ін.), чітке членування тексту на абзаци, параграфи, частини тощо.

3. Переконливість. Враховуючи на тс, що діловий і науковий стилі, як правило, опосередковані, – це одна з найголовніших вимог не тільки до мови, але й до способу обґрунтування відповідної справи.

При цьому документ має бути максимально лаконічним (у ньому відображаються лише основні положення й аргументи), що досягається попереднім обдумуванням його змісту, складанням плану, добором аргументів (чим відповідальніший документ, тим більше він потребує попередньої роботи над ним).

4. Доказовість. Ця вимога до мови наукових і ділових документів випливає з попередньої і потребує закріпити переконливий характер тексту, обмеженого, як правило, однією сторінкою, необхідними додатками (копіями довідок, статистичними даними тощо), що напевно зумовлять позитивний результат. При цьому ані переконливості, ані доказовості не може бути, якщо у ділових документах (особливо у рекламних оголошеннях) заради незрозумілої для більшості «моди» будуть використовуватися специфічні терміни іншомовного походження типу консалтинг або інжиніринг.

5. Уніфікація і стандартизація – це постійна робота, яку мають проводити будь-які установи, заклади, організації, відслідковуючи стандартні ситуації, попереджаючи можливі непорозуміння й конфлікти і створюючи відповідні бланки документів з типовими мовними формулами і словесними кліше (як правило, такі бланки виробляються при виникненні 20% стандартних ситуацій у певній сфері життєдіяльності).Уніфікація охоплює всі рівні мови: словниковий запас, морфологію, синтаксис, пунктуацію і навіть стилі.

Типізація мовних засобів і стандартизація мови ділових паперів – одна з найактуальніших проблем діловодства, яка має вирішуватися як на рівні держави відповідними науковими інститутами, так і на конкретному виробництві або у конкретній організації чи установі.

6. Ясність викладу і точність опису. Ця вимога є найголовнішою для ділового стилю, бо будь-який документ має юридичну силу лише при точному виборі потрібного слова, правильному користуванні термінами (як правило, зрозумілими для більшості, а тому переважно українського походження на відміну від наукового стилю, де специфіка вимагає прагнути до інтернаціоналізації наукової термінології) і униканні професіоналізмів, а також при відсутності орфографічних і пунктуаційних помилок. Для української мови ця вимога має принциповий характер, бо під впливом міжмовної російсько-української омонімії (неделя – неділя, место – місто) або при неправильному виборі потрібного варіанту за значенням (общественная организация – суспільна організація, громадська організація; личное дело – особова справа, особиста справа) виникає безліч двозначностей і непорозумінь.