5. Документация

Документ – письменное разрешение на совершение хозяйственной операции или письменное свидетельство о факте совершения этой операции. Часть учетных документов поступает на предприятие извне от сторонних лиц и организаций. Другие документы предприятие выписывает само и направляет деловым партнерам. Большое значение имеют бухгалтерские документы. Они используются для контроля за деятельностью предприятия, например, при проведении ревизии или аудиторской проверки. Классификация документов может производиться по разным признакам.

По назначению документы разделяются на:

• распорядительные

• оправдательные

• комбинированные

1. Распорядительными документами оформляются указания или требования на совершение той или иной операции. Например, приказы руководителей, доверенности на получение материальных ценностей, наряды на выполнение работ и т.д.

2. Оправдательные документы свидетельствуют о том, что операция совершена. К таким документам относятся: квитанции, счета и отчеты за произведенные расходы, приемные и сдаточные акты и т.д..

3. Документы содержат признаки первого и второго документов. Например, кассовый ордер: в нем содержится распоряжение на выдачу денег и фактическое подтверждение исполнения этой операции.

По порядку отражения операций документы делятся на

• первичные

• вторичные (сводные)

1. Первичные составляются в момент совершения операции (приходные / расходные кассовые ордера.

2. Вторичные составляются на основе первичных, например, сводный отчет.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на:

• материальные

• денежные

• расчетные

1. К материальные относятся документы, отражающие наличие движения основных средств, материально-производственных запасов и нематериальных активов, например, приходные ордера, накладные, акты.

2. Денежные отражают операции с денежными средствами. К таким документам относятся объявления о взносе денег на банковский счет, квитанции, чеки, приходные и расходные кассовые ордера.

3. Примерами расчетных документов, которые оформляют расчеты с другими предприятиями и лицами, являются расчетно-платежные ведомости о зарплате, почтовые переводы.

По способу составления документы делятся на:

• разовые

• накопительные

1. Разовые документы оформляются одновременно и сразу могут использоваться для отражения одной или нескольких операций – это накладные, платежные требования, расходно-приходные кассовые ордера и т.д.

2. Накопительные документы составляют за определенные период. В них накапливается информация об очередных операциях, затем подводится итог за месяц или квартал. Они используются для бухгалтерского отражения совершенных за период операций. Это лимитно-заборные карты, наряды на определенные работы.

По месту составления документы делятся на:

• внутренние

• внешние

1. Внутренние документы оформляются на самом предприятии и служат для отражения операций внутри предприятия – расчетно-платежные ведомости, накладные и т.д.

2. Внешние документы поступают от сторонних организаций и лиц, например, счета поставщиков, выписки из банка и т.д.

По способу заполнения документы делятся на:

• ручные (составленные от руки)

• документы, составленные с помощью вычислительной техники

Документы составляются на бланках с установленной формой. Существуют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, и предприятие должно принимать к учету первичные документы, составленные по этим формам. Если в альбомах отсутствуют необходимые типовые документы, то предприятие в праве само разработать документы, которые обязательно должны содержать следующие реквизиты:

• наименование документа

• дату составления документа

• наименование организации, от имени которой составлены документы

• содержание хозяйственной операции

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления

• личные подписи указанных лиц и их расшифровки