8. Должностные инструкции

Должностные инструкции – это корпоративные акты, в которых производится распределение полномочий, обязанностей и ответственности по каждой должности, содержится описание выполняемых работником функций.

В должностной инструкции должны содержаться следующие положения:

– название должности;

– название отдела, в котором имеется эта должность;

– на основе какого документа составлена инструкция. Обычно при ее подготовке используется квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов, служащих. Однако это вовсе не обязательно. У предприятия может появиться потребность в новых должностях, не перечисленных в этом документе. Кроме того, требования к работникам зависят от специфики предприятия и оно само может лучше их сформулировать. Квалификационный справочник в этом деле следует использовать в лучшем случае как руководство к действию;

– задачи работника, его основные функции. Если речь идет, допустим, об экономисте, в должностной инструкции отмечается, что основное назначение должности состоит в осуществлении экономического анализа, повышении эффективности проводимых корпорацией работ, предупреждении потерь и непроизводительных расходов, в организации более рационального использования всех видов ресурсов и т. д.;

– порядок назначения на должность и освобождения от должности. Руководителя структурной единицы всегда назначает на должность генеральный директор (руководитель предприятия). В отношении служащих, рабочих такой определенности нет. Возможно делегирование руководителем предприятия своего права найма и увольнения рабочей силы руководителям структурных подразделений. Здесь имеет значение размер предприятия, территориальная расположенность отдела и аппарата управления предприятием, специфика предприятия и др.;

– подчиненность. Указывается, как правило, только непосредственный руководитель. Показ всей иерархической лестницы излишен.

Помимо вертикальной подчиненности, бывает функциональная подчиненность, и тогда необходимо указывать отделы, с которыми работник взаимодействует и распоряжения которых обязан выполнять (бухгалтерия, юридический отдел, финансовый отдел, плановый и т. д.);

– число подчиненных, классификация их по группам, особенности этих групп. Как правило, это имеет место, если структурное подразделение большое и структурированное;

– нормативная база, которой работник руководствуется. На первом месте указывается действующее законодательство, корпоративные акты, в том числе и Положение об отделе, особо могут выделяться нормативные акты, отражающие специфику данной должности;

– требования к работнику. Они могут касаться образования, стажа работы по конкретной специальности, а также стажа работы на сходной должности. Помимо этого особо выделяется перечень вопросов, знание которых считается обязательным (например, для экономиста знание нормативных и руководящих материалов по планированию, анализу и учету, организации плановой работы, порядка разработки нормативов материальных и финансовых затрат, порядка документооборота и т. д.);

– обязанности работника. Традиционно им придается первостепенное значение и изложение их предшествует перечню прав. Обязанности каждого должностного лица чаще всего многочисленны. Однако представляется ошибочным перечисление всех обязанностей. Лучше этот перечень сделать неполным, добавив фразу «и другое». Условия работы могут измениться, и, возможно, от работника потребуется выполнение нетрадиционных действий. Он же, сославшись на должностную инструкцию, вправе будет отказаться. В то же время такой путь формулирования обязанностей может повлечь злоупотребления со стороны администрации. По крайней мере, начальник не должен использовать эту фразу («и другое») во вред работнику. Нецелесообразно также излишне детализировать обязанности. Лучше их сформулировать в общем виде, дав возможность работнику проявить самостоятельность, творчество, смекалку. Такой подход не позволяет превратить работника в автомат либо «винтик» производства, повышает уровень его ответственности за порученную работу;

– права работника. Обычно здесь перечисляются полномочия работника, способствующие выполнению им своих обязанностей (право контролировать выполнение указаний, получать информацию, требовать документацию, вносить предложения и т. д.). Без сомнения, этот раздел инструкции имеет как бы вспомогательное значение. В нем могут быть отражены и особые полномочия работника, а также ограничения в его полномочиях (допустим, наличием финансовых средств, размером их использования и т. п.);

– взаимоотношения с руководством, коллегами, подчиненными. Часто здесь обращается внимание на этическую сторону. Но могут быть отражены и производственные моменты во взаимоотношениях, хотя детально их передать в должностной инструкции довольно сложно.

Должностные инструкции составляются вышестоящим начальником. Ему виднее, как организовать труд подчиненных для выполнения стоящих перед структурным подразделением задач.

Должностные инструкции должны иметь место в отношении каждого должностного лица, служащего. Умело написанные могут стать действенным средством повышения эффективности работы корпорации.