2.3. Правила обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят следующие этапы:

–сортировку;

–упаковку;

–оформление почтового отправления;

–сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства (или ответственный работник) проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства - со ставляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

2.4. Прохождение внутренних документов

Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения порядок соответствует обращению входящих документов.

После согласования с соответствующими подразделениями проекты внутренних документов визируются руководителем предприятия и -ре гистрируются. Когда необходимо создаются копии документов, которые направляются в соответствующие подразделения предприятия, а в необходимых случаях – за его пределы.

Приказы, распоряжения, протоколы, содержащие поручения должностным лицам, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из приказа, протокола.

31

Докладные записки на имя руководителя предприятия, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

В XIV–XV вв. на Руси документы хранили в сундуках и в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные – вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов еще не существовало, но уже появились установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству предприятия (см. приложение 5).

Контрольные вопросы и задания

1.Что понимается под документооборотом?

2.Какими параметрами характеризуется документооборот?

3.Что влияет на организацию движения документов?

4.Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

5.Какие документы составляют входящий документопоток?

6.В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

7.Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?

8.Каковы правила обработки исходящих документов?

9.Укажите порядок прохождения внутренних документов.

Практикум

1.Опираясь на материал данного раздела, составьте схему движения внутренних документов в конкретной компании. Оцените возможность сокращения времени, затрачиваемого на прохождение документов по этому маршруту. Найдите методы и способы, которые будут эффективными

вданной ситуации для сокращения времени движения документов.

2.В данной теме рассказывалось о различии документопотоков по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) документопотоки; по отношению к управленческому объекту– входящий, исходящий и внутренний. Опираясь на информацию о конкретной компании, составьте список документов, которые составляют каждый из этих потоков.

32

Раздел 2

ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В СОЦИАЛЬНО-КУЛЬТУРНОЙ СФЕРЕ

На сегодня специалисты отводят социально-культурной сфере - ве дущее место в хозяйстве и считают её основным источником повышения жизненного уровня.

В научной литературе встречаются различия в понимании состава и структуры социально-культурной сферы. В одном случае выделяются отрасли по характеру деятельности: духовно-созидательной; исполни-

1

тельской; по созданию социальных условий. В другом классификацию проводят по выполняемым функциям: отрасли, обеспечивающие сохранение здоровья; отрасли, обеспечивающие проведение досуга и отдыха; отрасли, производящие материальные услуги; отрасли, влияющие на становление и развитие личности2.

Один из наиболее широких подходов к структуре социальнокультурной сферы включает следующие отрасли:

–здравоохранение;

–образование и воспитание;

–питание;

–туризм;

–индустрию развлечений;

–бытовые услуги;

–жилищно-коммунальные услуги;

–научно-исследовательские услуги;

–радио и телевещание;

–социальную службу;

–юридические услуги;

–издательское дело, журналистику;

–финансовые услуги.

Независимо от классификации предприятий социально-культурной сферы, равно как и от сферы деятельности в любой организации, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные сотрудники и отделы выполняют разные функции(организационнораспорядительная деятельность, финансирование, работа с клиентами, прогнозирование и т. д.). Все формы деятельности находят отражение

1 Проскуряков В. М., Самоукин А. И. Экономический потенциал социальной сферы. М., 1991.

2 Ереев Б., Костенко Т., Нанавян А. Занятость в сфере услуг и перспективы её развития в России // Общество и экономика. 1998. № 7.

33