ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат – получатель документа. Адресант – отправитель.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

Бланк – белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией.

Вид документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию. Выписка – копия части текстового документа, заверенная в уста-

новленном порядке.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство – (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

87

Извещение – разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии(заседании, собрании, конференции и др.).

Инициативный документ – документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации. Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения от-

дельных нормативных документов и(или) содержащее методические положения по их применению.

Информационно-справочная документация – письма, телеграм-

мы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы и др.

Контракт – документ об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим методику оформления и зоны размещения его реквизитов.

Нормативные документы – документы, устанавливающие правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности и их результатов.

Опись – юридически оформленный перечень документов.

Организационная документация – положения, уставы, инструк-

ции, правила.

Организация работы с документами– создание условий, обеспе-

чивающих движение, поиск и хранение документов в документационном обеспечении управления.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переписка – письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями и частными лицами.

Претензионные письма – письма, отправляемые виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договора и разного рода обстоятельств.

88

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.

ния документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Реестр – список (перечень) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях.

Резолюция – реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации

(ОРД) – система документации, фиксирующей решения административных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Сопроводительное письмо – письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную к применению, прогрессивных правил, требований, выработанных в результате унификации документов.

Текст документа – информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или её часть.

Тезисы – краткое изложение текста документа или выступления. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию до-

кументов, переданных по телеграфу.

89

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементской телеграфной сети.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Типовые документы – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений(типовой устав, типовая структура) или отдельных её сторон(типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст(часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями, преимущественно по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Унификация – сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловых документах.

Формат документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Циркулярное письмо – направленное из вышестоящего органа управления в несколько адресов.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Языковая формула документа – слова, словосочетания, предложения, организующие основной текст и закрепленные за конкретным видом документа.

90