Тема 4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Прочитав и обдумав эту тему, Вы сможете:

·рассказать какие виды документов регламентируют организаци- онно-распорядительную деятельность;

·описать особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

·обсудить структуру распорядительной документации;

·объяснить значение и важность информационно-справочных документов;

·рассказать о классификации деловых писем;

·выделить общие рекомендации по составлению текста служебных писем.

4.1.Организационные документы

Управленческая деятельность в любой компании(организации) регламентируется организационно-распорядительными документами. Остановимся на организационных документах, к числу которых относятся положения, уставы, штатное расписание, инструкции, договора.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодифика-

ционный характер и определяющие порядок образования, компе-

тенцию, организацию работы1. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» и т. д.

Наиболее распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или её отдела. Такое положение определяет статус организации, порядок её создания, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

2

Структура текста положения унифицирована в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации, т. е. этот документ должен содержать наименование организации, вида документа, а также дату

игриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

–общие положения;

–цели и задачи;

1Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-синтез», 1999. С. 108.

2Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их приме-

нению. М., 1982. С. 12, 21.

56

–функции;

–права и обязанности;

–руководство;

–взаимоотношения с другими подразделениями. Пример положения см. в приложении 2.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций,

учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы предприятий, учреждений или организаций утверждаются их вышестоящими органами управления или власти. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке3.

Устав является основным организационным документом в деятельности учреждений. Он определяет компетенцию организации, её функции, задачи, порядок работы, регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями и физическими лицами.

Согласно законодательству РФ содержание устава обязательно должно включать:

1)наименование учреждения, его вид;

2)местонахождение (почтовый адрес);

3)предмет и цель деятельности;

4)порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т. д.);

5)порядок распределения прибыли;

6)порядок управления и прекращения деятельности;

7)органы управления (внутренняя организационная структура).

Взависимости от вида организации могут быть добавлены дополнительные сведения.

Инструкции – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый

вцелях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Вуправленческой практике используются типовые или индивидуальные инструкции. Типовые обычно издаются органами власти или

управления для системы однотипных организаций или учреждений.

3 Кузнецова Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управле-

ния). М., 1999. С. 107.

57

Оформляется инструкция на общем бланке, который содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.

Заголовок, как правило, четко определяет те вопросы, объекты и круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция Секретаря-референта», инструкция по «Делопроизводству» (см. приложение 3).

Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. Как правило, это разделы, включающие общие положения, права, обязанности. Сроки введения инструкции оговариваются в «общих положениях».

Договор – правовой многофункциональный документ, регули-

рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве -ос новного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий.

Содержание договора включает следующее: наименование организаций, заключающих договор; ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательстве сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств, срок действия договора.

Заметим, что современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, а лишь устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Кроме перечисленных это могут быть условия возмещения вреда, убытков; порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.

Особо стоит обратить внимание на основную часть договора, которая излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, где необходимо четко и полно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия. Примеры договоров на туристское обслуживание см. приложения 15, 16.

58

4.2. Распорядительные документы

Особое внимание в управленческой деятельности отводится распорядительным документам. В их состав входят приказы, распоряжения и указания.

Подготовка распорядительных документов складывается из - сле дующих этапов:

·изучение управленческого вопроса;

·подготовка проекта распорядительного документа;

·согласование документа;

·подписание документа.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации с целью разрешения основных и оперативных вопросов в ходе деятельности организации.

Приказы оформляются на бланке, где указаны название данной организации, вид документа, место его издания, дата, заголовок к тексту.

По содержанию приказы можно подразделить на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается объяснение необходимости издания приказа. Распорядительная часть приказа начинается со слова«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме(осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т. д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте (если их несколько), либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года. Образец оформления приказа см. в приложении 7.

Распоряжение – документ, издаваемый руководителем коллеги-

ального органа для единоличного решения оперативных вопросов.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распо-

59