ходит от организации или должностного лица, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Общие рекомендации по составлению текста служебных писем:

–избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не стоит употреблять выражения – «не откажите в любезности», «с глубоким почтением»; рекомендуется употреблять – «обращаемся к Вам», «желательно было бы ознакомиться...»);

–уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтере-

сованность в совместной работе и .т д. можно выразить деепричастными оборотами («тщательно рассмотрев Ваше предложение», «внимательно изучив Ваши замечания»);

–нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений («учитывая высказанные замечания...»; «рассмотрев предложенный вариант…»);

–убедительность тона достигается путем использования языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний («оплата гарантируется»; «в соответствии с предварительной договоренностью»; «в связи с проведением совместных работ...»);

–в письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины(«фирма не может обеспечить...»; «институт не считает возможным...»; «издательство не планирует...»).

С образцами письма-приглашения и письма-благодарности можно ознакомиться в приложении 9 и 10 соответственно.

Контрольные вопросы и задания

1.Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

2.Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

3.Укажите виды информационно-справочных документов. В чем отличие информационно-справочных документов от организационнораспорядительных?

4.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

5.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

66

6.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

7.Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

8.Каковы разновидности служебных писем?

9.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению деловых писем?

Практикум

1.В данной теме рассказывалось о видах организационнораспорядительной и информационно-справочной документации.

Разбейтесь на группы. Каждая из групп моделирует 3-4 ситуации, требующие управленческого решения, представляет их другой группе.

Взависимости от представленной ситуации необходимо выбрать вид документа и составить его проект.

Обоснуйте, почему именно этот вид документа(приказ, распоряжение, докладная записка или др.) будет соответствовать представленной ситуации.

2.Основываясь на знаниях о специфике деловых писем, которые Вы получили из данной темы, составьте проекты:

–письма-предложения;

–письма-рекламации;

–письма-благодарности.

Какие отличия или сходства Вы видите в данных письмах? Какие выводы можно сделать?

67