Организационные документы

Цель работы: а) проверить усвоение студентами темы «Организационные документы»; б) изучить методику составления должностной инструкции; в) выработать умения и навыки составления должностной инструкции.

Задания:

1. Представьте сравнительную характеристику организационных документов в виде таблицы, выделив в ней следующие графы: функции документа; состав реквизитов документа; структура текста документа.

2. Разработайте проект должностной инструкции работника службы делопроизводства; менеджера по персоналу (сотрудника кадровой службы).

Методические рекомендации: при выполнении заданий пользуйтесь литературой, указанной в теме № 4, приложением.

Тема № 5 Распорядительные документы

1. Понятие «правового акта».

2. Распорядительные документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения).

3. Распорядительные документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание).

Практические задания

1. Познакомьтесь с образцами распорядительных документов (см. Приложение 2), проанализируйте (какие реквизиты, место их расположения).

2. Проанализируйте предложенные тексты, выявите ошибки, исправьте их (см. Приложение 1).

3. Составьте соответствующий распорядительный документ, опираясь на предложенную ситуацию (используя компьютер, на листах А4):

1) В мэрии г. Иваново обсуждался вопрос об организации массовых новогодних праздников. Были приняты соответствующие решения. Отразите в документе составление сметы, утверждение архитектурного проекта, организацию работы торговли, режим работы, обеспечение охраны общественного порядка, культурную программа и т.д. Документ должен быть согласован с исполнителями и ответственными лицами, он имеет приложение. «Состав комиссии по организации новогодних праздников».

2) Совет директоров ОАО «Вектор» издал… об объединении организаций «Спектор» и «Луч» в срок до 03.07.2005. Контроль за исполнением …. был возможен на генерального директора ОАО «Вектор» Р.А. Касаткина.

3) Главный инженер отдела снабжения издал… о поставке дополнительной партии пиломатериалов.

Тема № 6

Информационно-справочные документы

1. Состав информационно-справочной документации, её назначение.

2. Докладная записка как документ: а) виды докладных записок; б) основные правила оформления докладных записок.

3. Объяснительная записка как документ, основные правила оформления объяснительных записок.

4. Справка как документ: а) виды справок; б) особенности оформления справок.

Практическая часть

1. Ознакомьтесь с образцами докладных и объяснительной записок, справок (см. указанные пособия. Приложение).

2. Отредактируйте тексты предлагаемых документов.

ТЕКСТ 1

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору зоомагазина

Отдел поставок «Мяукала»

Лимоновой Е.Н.

№ 54 12.06.2005

г. С.-Петербург

О превышении количества товара

Уважаемая Елена Никаноровна!

Довожу до вашего сведения, что вчера наш отдел получил груз из Бразилии – диких обезьян. Но вместо 2 экземпляров, указанных в накладной, в клетке резвились целых 4!!! Что нам теперь делать?

Менеджер Кукурузина Р.Р.

______________________________________________________________________________

ТЕКСТ 2

ФЛ-41 П.О. Карпатову,

Декану факультета

летательных аппаратов

Объяснительная записка

О причинах неявки на экзамен

Я, Тимохина Мария Юрьевна, не была на экзамене по инженерной графике не потому, что не выучила предмет и боялась завалиться, как говорят, а потому, что накануне упала и сильно подвернула руку, правую. А без правой руки на экзамене по инженерной графике делать нечего. Поэтому я решила, что лучше сдам его, когда будет пересдача.

С уважением,

Студентка гр. ФЛ-41

Тимохина М.Ю. 15.01.2005

______________________________________________________________________________

ТЕКСТ 3

СПРАВКА

Отдел планирования Генеральному директору ООО «СибТревел» господину П.Р. Терентьву

О продлении контракта с турецкой фирмой «Ассоль»

К концу июля 2005 года нашей фирмой было продано 97 путёвок в Турцию, что на 20 % больше, чем в прошлом месяце.

Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отелях был продлён контракт с ОАО «Ассоль».

Ст. менеджер О.Н. Бергман Подпись

2005. № 5

г. Москва

3. Составьте докладную записку для следующей ситуации. Менеджер отдела оптовых продаж договорился о поставках нового товара в сеть магазинов «Быстроном». Для скорейшего знакомства потребителя с товаром и повышения объёма продаж было принято решение о размещении в торговых точках постеров с рекламой данного товара. Однако на складе филиала постеров в достаточном количестве не оказалось, и возникла необходимость заказать их на центральном складе фирмы. Докладную записку составил менеджер на имя начальника отдела оптовых продаж.

4. Составьте объяснительную записку для следующей ситуации. 12.03.2005 в дирекцию студгородка Российского государственного гуманитарного университета поступила жалоба от студента Проворонова П.П., в которой говорилось о недопустимом поведении охранника Семёнова М.В. (хамство, рукоприкладство и т.п.). Начальник охраны вызвал провинившегося сотрудника и попросил его написать объяснительную записку.

5. Ваш магазин «Зернышко» (в составе Торгового дома «Арс»), специализирующийся на продаже хлебобулочных изделий, перешёл на самообслуживание. По результатам работы вам (директору магазина) необходимо подготовить справку для генерального директора Торгового дома «Арс», где должны найти отражение: 1) организационные проблемы (создание благоприятных условий труда, причины конфликтов между продавцами и покупателями, сокращение товарных потерь из-за «забывчивости» покупателей и др.); 2) технологические проблемы (составление торгово-технологического оборудования складского помещения, участие в ярмарочных кампаниях и др.).

Оформите справку в адрес генерального директора Торгового дома «Арс».

Образец оформления докладной записки

Внешняя докладная записка

Администрация Руководителю

Ивановской области администрации

Управление торговли Ивановской области

П.И. Полежаеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2005. №

г. Иваново

О выделении помещений

для организации торговли мебелью

В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать руководителям администрации соответствующих районов о представлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления

торговли личная подпись Е.У. Тарасов