2. Технологія проведення ділової наради

1 Етап: Підготовка наради

Підготовка наради включає:

планування наради;

підготовку доповіді і проекту рішення;

підготовку документів і приміщення.

Підготовка доповіді - один з найвідповідальніших елементів організації наради. Погана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради. Слід чітко визначити предмет обговорення і напрям дискусії.

В основному розділі формулюють усі питання, що підлягають розгляду, подають їх характеристику (причини, фактори, обставини, умови) і зазначають шляхи вирішення.

2-й етап: Проведення наради

Проведення наради включає:

• відкриття наради;

• оголошення доповіді;

• відповіді на запитання;

• обговорення доповіді.

3-й етап: Підведення підсумків наради

Підведення підсумків наради включає:

• прийняття рішення;

• підписання протоколу;

• контроль за виконанням прийнятих рішень.

• Прийняття рішення - кульмінація наради.

До складання проекту рішення слід залучати найактивніших учасників наради, зокрема, тих, чиї пропозиції ввійшли у цей проект.

Керівник (ведучий наради) зобов'язаний своєчасно підписати протокол, а технічний секретар (референт, інспектор з діловодства або інший працівник) - виконати комплекс операцій щодо контролю за виконанням прийнятих рішень, своєчасного їх доведення до зацікавлених осіб.

3. Особливості впливу на поведінку учасників наради.

Інструктивна нарада. Мета такої наради - передавання її учасникам вказівок і розпоряджень, роз'яснення і деталізація їх щодо конкретних умов роботи, встановлення методів і строків виконання вказівок, визначення завдань підрозділів і виконавців.

Оперативна нарада (п'ятихвилинка). Ця нарада відрізняється від інших стабільним складом учасників, постійним місцем і часом проведення, відсутністю заздалегідь підготовленого порядку денного, відносною нетривалістю (20-30 хв.).

Нарада методом "мозкової атаки". Це найбільш відомий і поширений метод. За його допомогою дістають кількісні оцінки і дані за умови чіткого формулювання проблеми.

Телеконференції. Поєднання можливостей телефону, телебачення та обчислювальної техніки дало змогу створити новий тип комунікацій, що набули з значного поширення, - телеконференції.

Тема 8. Організація ділових контактів менеджера.

1. Техніка прийому відвідувачів

Прийоми відвідувачів поділяються на три види:

• прийом співробітників своєї організації з службових питань;

• прийом представників інших організацій, у тому числі делегацій;

• прийом співробітників організації і сторонніх громадян з особистих питань.

За ознакою ініціативи, що викликає прийоми, їх поділяють на два види:

1. прийом з ініціативи (виклик) керівника. проводиться в таких випадках: для ознайомлення з новим працівником чи при переводі працівника; з метою одержання чи обміну інформацією; для оголошення наказу чи видачі службового доручення; для оголошення зауважень і інших адміністративних стягнень

2. з ініціативи (прохання) підлеглихможуть здійснюватися у виробничих справах і з особистих питань.