Расположение элементов управления на форме
Элементы управления на форме необходимо размещать , таким же образом, каким люди воспринимают информацию – слева направо и сверху вниз.
Главные кнопки должны быть расположены вдоль правого края диалогового окна и вдоль нижнего края диалогового окна. Наиболее важная кнопка должна быть расположена первой в ряду кнопок.
Отчеты
Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и распечатать. Источником данных может быть таблица, запрос или несколько взаимосвязанных таблиц. Отчеты и формы имеют много общего, но в отличии от форм отчеты не предназначены для ввода и корректировки данных. Разделы отчета подобны разделам форм. . .
.
В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений , выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки , размещаются вычисляемые поля. Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня может производиться вычисление итогов, определяться заголовки и примечания.
MSAccessпредлагает несколько способов создания отчетов.Создание отчета
Для создания отчета нужно выполнить следующую последовательность действий:
Открыть вкладку Отчеты
Кнопка Создать. Откроется диалоговое окно для выбора способа создания отчета:
Конструктор(отображает пустой планшет отчета). Режим конструктора используется для создания нового отчета вручную или для редактирования имеющегося отчета.
Мастеротчетовпозволяет создать отчет с помощью мастера
Автоотчет(в столбец или ленточный) - это, как и при создании форм, самый быстрый способ создания отчетов.
Диаграммапозволяет создать диаграмму для вывода данных в графической форме.
Почтовыенаклейки
Выбрать способ создания отчета
Выбрать из списка источник данных для отчета (таблицу или запрос), кн. ОК. Далее следует действовать в зависимости от способа создания отчета.
В конце отчет следует сохранить, задав ему имя.
Перед печатью отчета его можно просмотреть в окне предварительного просмотра: кн. Просмотрв окне БД или соответствующая кн. на ПИ. Рядом с кн. предварительного просмотра на ПИ находится кн. раскрывающегося списка, из которого можно выбрать режим работы с отчетом:
Конструктор(для редактирования структуры отчета)
Предварительныйпросмотр
Образец(отображает отчет в режиме предварительного просмотра, при этом видно только небольшое количество данных в качестве образца).
Режим Конструктора Отчетовочень похож на режим Конструктора Форм. Новый отчет будет содержать толькообласть данных(серая сетка) , границы которой можно изменять.. Для добавления в отчетобласти заголовкаилипримечаниянеобходимо выполнить команды менюВид – Заголовок/ Примечание.
В отчете, как и в форме, можно создавать вычисляемые поля. В области Примечаниерекомендуется подводить итоги или производить другие вычисления по всему отчету. Для этого создается вычисляемое поле с использованием стандартных функций, например, Sum и др.
В отчетах имеется возможность создания группировки данных по одному или нескольким полям Для этого используется команда меню Вид – Группировка и Сортировкаили соответствующая кнопка на панели инструментов. В примечаниях по группе могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.
Наиболее простым способом создания отчетов является использование средств автоматического создания. MSAccessпозволяет создавать авточеты двух типов: в столбец и ленточный.
Автоотчет в столбецрасполагает поля выводимых значений в столбец.
Автотчет в столбец в режиме Отчета и в режиме Конструктора
Отчет в одну колонку можно легко преобразовать в многоколоночныйотчет. Число колонок задается на вкладкеМакет окна Параметры Страницы (меню Файл)
Отчет в две колонки.
Ленточный автоотчет располагает поля выводимых записей в строку.
Ленточный автоотчет в режиме Конструктора и в режиме Отчета.