Информационные технологии в системах управления организационного типа.
Информационные технологии в настоящее время используются во всех областях человеческой деятельности, но наиболее обширной и разнообразной по характеру информационных задач областью их применения является организационное управление.
Понятие организационного управления
К системам управления организационного типа относятся системы, предназначенные для управления коллективами людей, объединенных в рамках определенных организационных структур (производственных, учрежденческих, учебных, социальных и других) совместной деятельностью по достижению каких-либо целей. Характерной особенностью организационных систем является наличие в их составе активных элементов (людей и коллективов), обладающих некоторой свободой действий.
Одним из основоположников теории организационного управления, сформулировавшим основные функции управления, является Анри Файоль (1841-1925), который более 30 лет управлял горно-металлургическим синдикатом. Еще в 1916 г . был опубликован его основной труд "Основные черты промышленной администрации – предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль", который затем неоднократно переиздавался.
Целенаправленные процессы, выполняемые человеком для удовлетворения различных потребностей, представляют собой организованную и упорядоченную совокупность действий – операций, которые делятся на два основных вида: рабочие операции и операции управления. Управление– функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей. Для правильного и качественного выполнения рабочих операций необходима технология управления, посредством которых обеспечиваются в нужные моменты начало, порядок следования и прекращение рабочих операций, выделяются необходимые для их выполнения ресурсы, придаются нужные параметры самому объекту.Технология управления- совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности.
В функционировании систем организационного типа, можно выделить две основные составляющие36: планирование - выработка решений по управлению; управление - реализация управленческого решения.
На стадии реализации решения могут возникать ситуации, требующие корректировки планового решения. Выявление и устранение таких ситуаций называется оперативным управлением. Таким образом, общая схема процесса управления имеет вид:
Рис.2
Уровни процесса управления
Предприятие является частным случаем иерархической системы. Это значит, что в структуре предприятия можно выделить несколько уровней, и процесс управления распределен по этим уровням. Выделяют следующие типовые уровни.
уровень оперативного управления
уровень тактического управления
уровень стратегического управления.
Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой — более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.
Структура управления любой организации обычно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. На рис.3 отображены эти три уровня управления, традиционно изображаемые в виде управленческой пирамиды, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.
Рис.3
Операционный (нижний) уровеньуправления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи, например, учет количества проданной продукции; учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций; учет произведенной продукции; бухгалтерский учет и т.д.
Функциональный (тактический) уровеньуправления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них. Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.
Стратегический уровеньобеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время.
Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:
управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);
управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками - ресурсами);
управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);
управление процессами производства (основного и вспомогательного);
управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.
Дальнейшая детализация стадий планирования и управления позволяет выделить внутри них ряд компонент, которые отражены на рис.3, описывающем “жизненный цикл” управленческого решения, включающий целевыявление, выработку решения и исполнение решения.
Различие в обозначенных на схеме стадиях планирования проявляется в различии вопросов, на которые надо ответить на каждой из них 37
Прогнозирование – определение перспектив развития и возможных будущих проблем: “что произойдет” и “зачем” решать проблему.
Стратегическое планирование – определение общих целей: “что делать” и “зачем” должны выполняться какие-то действия.
Тактическое планирование - определение конкретных, детализированных целей на заданный, сравнительно короткий период времени: “как”, “посредством чего” и “в какие сроки” должны выполняться действия.
Оперативное планирование: те же вопросы что и для тактического планирования, но с большей детализацией и на более короткие периоды.
Р
ис.
3
Указанные на схеме элементы оперативного управления относятся к функциям управления, образующим последовательную цепочку от выявления ситуаций, требующих корректировок плановых решений, до их осуществления.
Учет: процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. Данная функция предназначена для фиксации состояния объекта и результатов реализации плановых решений.
Контроль: сопоставление зафиксированных результатов управления и текущего состояния управляемой системы с запланированными для выявления отклонений.
Анализ: изучение и использование результатов контроля для постановки «диагноза» и определения необходимости и степени коррекции плановых решений.
Регулирование: осуществление на основе результатов анализа изменений в решениях, принимаемых на разных стадиях планирования для приведения объекта управления в желаемое состояние.