Тема 7. Управлінський контроль і ефективність управління

1. Задачі і види контролю.

2. Етапи процесу контролю.

3. Ефективність контролю і його вплив на персонал.

4. Ефективність управління.

Задачі і види контролю.

За допомогою контролю керівництво визначає, у якому ступені вдалося досягти поставлені цілі, виявляє власні помилки і помилки персоналу, усвідомлює і встановлює симптоми утруднень. Контроль виступає як зворотний зв'язок у процесі управління: інформаційний потік при цьому спрямований від об'єкта управління до суб'єкта управління.

Контроль – це процес установки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів, зіставлення досягнутих результатів із планованими.

Контроль необхідний:

• через невизначеність майбутнього;

• для попередження виникнення кризових ситуацій;

• для виявлення і підтримки позитивних тенденцій у діяльності організації.

Задачі контролю:

• збір і систематизація інформації про фактичний стан процесів, що відбуваються, і їхні результати;

• оцінка стану процесів і ступеня досягнення поставлених цілей;

• аналіз причин відхилень і дестабілізуючих факторів;

• прогнозування наслідків ситуацій, що створилися, і обґрунтування необхідності прийняття коригувальних впливів.

Види контролю:

• попередній контроль здійснюється до фактичного початку робіт. Строге дотримання правил, процедур і норм – це спосіб переконатися, що задачі будуть вирішені. Приклад попереднього контролю в області людських ресурсів – співбесіда, тестування тощо при прийомі на роботу. У відношенні матеріальних ресурсів – вхідний контроль сировини, вибір надійних постачальників. У відношенні фінансових ресурсів – бюджет;

• поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Його об'єктами є підлеглі співробітники, ресурси, технологічні процеси і продукція. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем дозволяє виключити відхилення від намічених планів, запобігти розвитку ситуації в кризу. Невід'ємним елементом поточного контролю є ефективний зворотний зв'язок;

• заключний (підсумковий) контроль здійснюється після того, як робота виконана. Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб запобігти розвитку кризи, він вирішує важливі задачі, дозволяючи оцінити:

• реалістичність складених раніше планів, тобто подає інформацію для наступного планування;

• ефективність організаційних рішень, включаючи рішення з делегування повноважень;

• ефективність мотивації і дає точну об'єктивну інформацію для наступних рішень про винагороду працівників.

Етапи процесу контролю.

Розрізняють наступні етапи процесу контролю:

• встановлення параметрів об'єктів, що підлягають контролю. Ці параметри на практиці носять характер стандартів і нормативів, тому цей етап називають етапом встановлення стандартів. Встановлення стандартів не тотожно плануванню, незважаючи на те, що базою встановлення стандартів є параметри цілей, прийняті в планах. Якщо цілям вже привласнені конкретні кількісні і тимчасові характеристики, то їхнє значення і приймають як стандарти. Складніше встановити стандарти, коли плани носять якісний характер. У цьому випадку за стандарти вимушено приймають непрямі показники (наприклад, відсоток звільнень характеризує моральний стан в організації) або систему балів за сукупністю якісних і кількісних характеристик (можна, наприклад, привласнити бали в залежності від частки прийнятих до виробництва НДКР);

• визначення масштабу припустимих відхилень. За рідкісним винятком, гарний стандарт містить допуски розкиду параметрів мети. Якщо допуски малі, система контролю буде реагувати на кожне незначне відхилення і викликати тривогу. Менеджери будуть змушені закидати всі справи і зосередитися на контролі. Це руйнівно і може дезорганізувати роботу. Якщо допуски великі, проблеми можуть бути вчасно не розпізнані і приймуть кризовий характер;

• вимір результатів. Це самий важкий і самий дорогий етап контролю. Важливо, щоб оперативність, частота і точність вимірів відповідали діяльності, що підлягає контролю. Обсяг операцій на етапі повинен бути мінімально необхідним. Будь-яка система збору й обробки інформації коштує чималих грошей, тому вартість вимірів найчастіше визначає, чи потрібно взагалі здійснювати контроль. Витрати на систему контролю не повинні перевершувати можливі доходи від її застосування;

• зіставлення досягнутих результатів зі стандартами. Система контролю не повинна реагувати на усі відхилення від стандарту. Принцип виключення полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності істотних відхилень, що перевищують допуски розкиду параметрів.

Результати останнього етапу процесу контролю стають відправною крапкою наступних рішень або:

- нічого не змінювати;

- усунути відхилення. Коректування здійснюється за допомогою прийняття організаційних і мотиваційних рішень;

- переглянути стандарти, якщо самі стандарти не відповідають цілям і задачам або вихідні плани виявилися нереальними.

Ефективність контролю і його вплив на персонал.

Щоб бути ефективним, контроль повинен володіти рядом властивостей:

• мати стратегічну спрямованість (не потрібний тотальний контроль, але складність оцінки стратегічних параметрів не повинна бути перешкодою для встановлення стандартів);

• повинен орієнтуватися на кінцеві результати;

• забезпечувати своєчасність прийняття коригувальних впливів;

• бути економічним;

• бути простим і зрозумілим (стандарти повинні однозначно витлумачуватися).

Поведінка людей під впливом контролю змінюється, що може знижувати ефективність самого контролю. Під впливом контролю з'являється тенденція в поведінці співробітників усіляко підкреслювати роботу в тих областях, де проводиться контроль і зневажати ті, де контроль відсутній. Це називають поведінкою, орієнтованою на контроль. Інший поведінковий ефект контролю полягає в тому, що контроль спонукає людей видавати організації неточну, неправдиву інформацію.

Ньюмен сформулював кілька рекомендацій для зниження негативного впливу контролю на поведінку співробітників:

• встановлюйте осмислені стандарти, які дійсно повно й об'єктивно відбивають їхню роботу;

• встановлюйте двостороннє спілкування;

• уникайте надмірного контролю;

• встановлюйте тверді, але досяжні стандарти (щоб не зруйнувати мотивацію);

• винагороджуйте за досягнення стандарту.

Сучасні підприємства, орієнтовані на загальний контроль якості, змінюють акцент із зовнішнього контролю на внутрішній, тому що тільки останній може забезпечити високу якість продукції.

Ефективність управління.

Управлінська праця відноситься до найбільш складних видів людської діяльності, і її оцінка не завжди може бути зроблена прямим шляхом. Складно формалізувати результати окремих видів виконаних управлінських робіт і дати їм кількісну оцінку. Тому для виміру його ефективності часто застосовуються непрямі методи. Ефективність управління виявляється в результативності основної діяльності.

При визначенні економічної ефективності управлінської праці можна спиратися на наступні дані:

• основні показники роботи підприємства;

• показники організації праці управлінського персоналу (обсяг переданої інформації, якість і швидкість прийняття рішень, рівень виконання функцій управлінськими ланками).

До показників, що характеризують працю в сфері управління, відносяться: зниження трудомісткості обробки управлінської інформації; скорочення управлінського персоналу, термінів обробки інформації; скорочення втрат робочого часу управлінського персоналу за рахунок поліпшення організації праці, механізації й автоматизації трудомістких операцій у сфері управління. Це кількісно вимірювані показники. Такі показники в сфері управління, як підвищення кваліфікації управлінського персоналу, якості роботи, поліпшення умов праці, обґрунтованість управлінських рішень, культура управління й інші, не вимірюються взагалі або вимірюються неповно.

У сфері впливу управлінської праці на виробництво кількісно вимірюваними є наступні показники: приріст прибутку; збільшення обсягів реалізацій продукції; зростання продуктивності праці; зниження фондомісткості; прискорення оборотності оборотних коштів; збільшення рентабельності виробництва; зменшення невиробничих витрат; зниження трудомісткості продукції; зменшення обсягів незавершеного виробництва; зниження собівартості продукції; економія заробітної платні; зменшення втрат робочого часу; підвищення культури виробництва; підвищення рівня організаційної роботи; поліпшення умов праці; підвищення якості продукції; підвищення кваліфікації виробничого персоналу; зростання технічного рівня оснащення виробництва.

Можна визначити економічну ефективність управлінської праці стосовно кожного з безлічі показників виробничої діяльності, але жоден з них не дозволяє оцінити ефективність управління в цілому.

Теоретично можливо виразити ефективність управління за допомогою інтегрального показника, однак він буде мати штучний характер. Цьому можна дати ряд пояснень. По-перше, практично неможливо виключити вплив зовнішніх і внутрішніх факторів, непідконтрольних керівництву підприємства, без чого об'єктивність оцінки забезпечити не можна. Іншими словами, на практиці неможливо поставити чистий експеримент з ефективності управління. По-друге, управління має кілька рівнів. Оцінку ефективності на нижньому рівні управління можна здійснити, зіставляючи фактичні терміни виконання завдань з директивними, встановленими керівництвом підприємства. Оцінка праці вищої ланки керівництва повинна враховувати той стан організації, який вона буде мати в майбутньому, тому що добрі поточні результати не є гарантія нових успіхів. Таким чином, у наявності розрив у часовій оцінці результатів.

Критерії результативності діяльності організації:

• дієвість – ступінь досягнення цілей;

• економічність - співвідношення необхідних і фактичних витрат ресурсів;

• якість – відповідність характеристик продукції (послуг) стандартам і запитам клієнтів;

• прибутковість – співвідношення між доходами і сумарними витратами;

• інноваційна активність – упровадження нововведень у різних функціональних областях діяльності організації;

• якість трудового життя – ступінь задоволеності умовами праці персоналом.

Контрольні питання:

1. Яке значення основних видів контролю?

2. На які етапи розпадається процес контролю і який їхній зміст?

3. Чому менеджер повинен враховувати поведінкові ефекти контролю?

4. Чим характеризується ефективний контроль?

5. Як оцінити ефективність управління і які критерії його результативності?

Рекомендована література до теми 7:

• Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. С.390-414.

• Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. - М.: "Триада,Лтд", 1996. С. 196-197, 199-204.

• Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. - М.: 1999. С. 237-238.

• Андрушков Б.М., Кузьмін А.С. Основи менеджменту: Навчальний посібник. - К.:1994. С. 113-116.

• Общий менеджмент: Дайджест учебного курса /Под ред. А.К. Казанцева. - М.: Инфра-М, 1999. С. 59-61, 138-143.