Тема 3. Внутрішнє і зовнішнє середовище організації

1. Основні внутрішні перемінні.

2. Взаємозв'язок внутрішніх перемінних організації.

3. Фактори зовнішнього середовища організації.

4. Загальні характеристики факторів зовнішнього середовища.

Процес виробництва здійснюється під впливом зовнішніх і внутрішніх ситуаційних факторів, які прийнято називати перемінними.

Під внутрішніми перемінними розуміють ситуаційні фактори усередині організації. Основні перемінні усередині організації, відносно відособлені від зовнішнього середовища, і постійно знаходяться в полі зору менеджерів: цілі, структура, задачі, технологія і персонал.

Організація розглядається як група людей із загальними цілями (перший перемінний фактор). Того, що люди не могли б домогтися порізно, вони досягають в організації, яку, таким чином, можна розглядати як засіб досягнення мети. Мета – це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, якого прагне домогтися група, працюючи разом. Цілі визначаються в процесі планування.

Цілі багато в чому визначають господарську практику, динаміку розвитку і майбутнє організації. Орієнтація по цілям являє собою могутній механізм координування, тому що дає можливість членам організації знати, до чого вони повинні прагнути.

Великі організації – багатоцільові. Для одержання прибутку велика організація визначає цілі в різних напрямках: розробка нової продукції, якість послуг, підготовка кадрів, визначення ринку збуту тощо.

Цілі підрозділу не повинні вступати в протиріччя з цілями інших підрозділів і організації в цілому, і повинні вносити конкретний вклад до загальних цілей організації.

Структура організації - це логічний взаємозв’язок рівнів управління і функціональних підрозділів організації.

Причини структуризації управлінської діяльності:

- спеціалізований поділ праці, пов'язаний із закріпленням роботи за фахівцями. Спеціалізація веде до горизонтального поділу праці в організації, тобто утворення функціональних підрозділів одного рівня. Вибір способу розподілу організації по функціональних підрозділах визначає основну структуру організації й у значній мірі – можливості її успішної діяльності. Поділ праці на прості операції (поопераційна спеціалізація) веде до росту продуктивності праці;

- вертикальний поділ праці випливає з необхідності координувати спільну роботу людей і веде до виникнення ієрархії рівнів управління. Менеджер, що знаходиться на більш високому рівні управління, може мати у своєму підпорядкуванні декількох керівників рангом нижче, а ті у свою чергу керівників на більш низькій ступіні управління і так аж до виконавського персоналу. Наприклад, начальник виробництва має у своєму підпорядкуванні начальників цехів. Начальникам цехів підпорядковані начальники ділянок, майстри.

Задача (завдання) - це робота (частина роботи, дія, послідовність дій), що повинна бути виконана в заданий термін з використанням визначеної кількості ресурсів, тобто не за будь-яку ціну. Формулювання задач являє собою продовження процесу поділу праці в режимі "реального часу".

З технічної точки зору, задачі пропонуються не конкретній фізичній особі, а її посаді. Посада це мінімальний (неподільний) елемент управлінської структури організації, покликаний вирішувати визначене коло задач. Наприклад – президент, начальник цеху.

Задачі організації традиційно поділяють на три категорії: роботу з людьми, предметами й інформацією.

Технологія (по Л. Дейвісу) - це сполучення кваліфікаційних навичок, устаткування, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, необхідних для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації або людях.

З погляду на організацію, як на відкриту систему, технологія є спосіб перетворення ресурсів на вході в шукану продукцію або послуги на виході. Сама новітня технологія може не мати переваг перед традиційною, якщо не відповідає цілям і задачам організації.

Ніяка технологія не може бути корисною і ніяка задача не може бути виконана без співробітництва людей, які є п'ятою внутрішньої перемінною.

Ситуаційний підхід щодо управління акцентує увагу на трьох аспектах людської перемінної:

- поведінці окремих людей;

- поведінці людей у групах;

- впливі лідера на поведінку окремих людей і груп.

Імовірність, що дві людини будуть поводитися однаково в однаковій ситуації надзвичайно мала, тому що їхня поведінка є наслідком складного сполучення індивідуальних характеристик особистості і ситуації в зовнішньому середовищі.

Найважливіші характеристики особистості:

• здібності (здібності виявляються у швидкості, глибині і міцності оволодіння способами і прийомами діяльності);

• схильність є наявний потенціал (властивість) людини до виконання будь-якої конкретної роботи;

• потреби являють собою внутрішнє фізіологічне чи психологічне відчуття нестачі чого-небудь;

• очікування є індивідуальні оцінки імовірності результату тієї чи іншої поточний ситуації;

• сприйняття є складний процес прийому і перетворення інформації, що забезпечує інтелектуальне відображення об'єктивної реальності й орієнтування в навколишньому світі;

• ставлення (точка зору) є індивідуальна оцінка тих або інших подій у зовнішньому середовищі;

• цінності є загальні переконання, віра з приводу того, що добре, погано або байдуже.

Хоча окрема особистість може поводитися по-різному в подібних ситуаціях, стійкий набір внутрішньо погоджених характеристик визначає деякий шаблон поведінки.

Традиційно психологи описували поведінку окремої людини з погляду окремих властивостей особистості, таких як агресивність, чесність, впевненість у власних силах, відкритість-замкнутість, рішучість-нерішучість. Властивості особистості чітко виявляються в поведінці людини.

Поведінка людини змінюється в залежності від ситуації. Дослідження показали, що навіть такі базисні властивості особистості, як чесність і здатність викликати довіру, залежать від ситуації.

Особистість, як складне сполучення характеристик і властивостей, виявляється через поведінку і відбиває унікальний характер пристосування людини до навколишнього середовища.

Звідси випливає важливість створення такого навколишнього оточення на роботі, яке підтримувало б тип поведінки, бажаний для організації.

Мистецтво менеджера полягає в умінні враховувати в процесі керівництва індивідуальні особливості особистості, національні риси характеру (менталітет) і норми поведінки в групах. Нормою називають стандарти поведінки, визнані прийнятними в даних умовах. Чим більше людина цінує свою приналежність до групи, тим у більшому ступені її поведінка буде відповідати нормі.

Взаємозв'язок внутрішніх перемінних організації.

В управлінській практиці внутрішні перемінні не можуть розглядатися незалежно одна від одної. На рис. 3 показана системна модель внутрішніх перемінних, в якій цілі займають центральне місце. Управління може бути ефективним лише за такої умови, коли поставлені цілі визначають вибір структури, задач, технологій, вимог до персоналу, а не навпаки. Існують об'єктивні обмеження при виборі технологій і персоналу. Цілі можуть зазнавати неконтрольовану трансформацію під впливом інших внутрішніх перемінних у процесі їхньої внутрішньої взаємодії та взаємодії із зовнішнім середовищем організації.

Менеджмент у сучасному розумінні вимагає, щоб організація гнучко реагувала на зміни в зовнішньому середовищі, пристосовувалася до ситуації в зовнішньому середовищі, а не пручалася їй. Це можливо за умови, якщо відповіддю на виклик зовнішнього середовища буде адекватна зміна стану внутрішніх перемінних.

Рис. 3. Взаємозв'язок внутрішніх перемінних.

Фактори зовнішнього середовища організації.

Дослідники перших шкіл в теорії управління приділяли мало уваги факторам, що знаходяться поза організацією. Сьогодні це вважається великим недоліком, тому що успіх організації вирішальним чином залежить від зовнішніх сил стосовно організації.

Згідно із визначенням американського дослідника Дж. Белла, зовнішнє середовище організації включає такі елементи, як споживачі, конкуренти, постачальники, фінансові організації і джерела трудових ресурсів.

Доцільно зовнішні фактори розділяти на дві основні групи. Згідно Елбінгу, середовище прямого впливу включає фактори, що безпосередньо впливають на операції організації і, одночасно, відчувають на собі вплив операцій організації: постачальники трудових ресурсів, матеріалів і капіталу; профспілки; закони і державні органи влади; споживачі і конкуренти.

До середовища непрямого впливу відносять фактори, що не можуть зробити негайного впливу на операції організації, проте, позначаються на них: стан економіки, науково-технічний прогрес, соціокультурні і політичні обставини, вплив групових інтересів та істотні для організації міжнародні події.

Також як і внутрішні перемінні, зовнішні перемінні впливають на організацію у взаємозв'язку, тобто зміна одного фактору може вплинути на стан інших.

Фактори зовнішнього середовища мають деякі загальні характеристики:

• взаємозв'язок факторів зовнішнього середовища, тобто рівень сили, з якою зміна одного фактора впливає на інші фактори;

• складність зовнішнього оточення – кількість і розмаїтість факторів, які значною мірою впливають на організацію (кількість постачальників і споживачів, кількість і розмаїтість застосовуваних технологій, рівень конкуренції);

• рухливість середовища – відносна швидкість зміни середовища (швидкість зміни технологій і параметрів конкурентної боротьби);

• невизначеність зовнішнього середовища, тобто необхідність вести бізнес у ситуації, коли обмежена кількість і точність інформації про зовнішнє середовище.

Середовище непрямого впливу звичайно складніше і більш невизначене за середовище прямого впливу, але має подібні (близькі) параметри для різних організацій. Це багато в чому визначає джерела одержання інформації і методи прийняття рішень.

Контрольні питання:

1. Які внутрішні перемінні в організації варто враховувати менеджерам і як ці перемінні пов'язані між собою?

2. Чому встановлення цілей керівництвом є ефективним засобом координації?

3. Чому менеджерам варто оцінювати вплив загального стану економіки на діяльність організації?

4. У чому полягають розходження між середовищем прямого і непрямого впливу?

Рекомендована література до теми 3:

• Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. С. 89-108, 113-128.

• Андрушков Б.М., Кузьмін А.С. Основи менеджменту: Навчальний посібник. - К.:1994. С. 29-31.