12. Вопрос: Какие требования предъявляются к бухгал­терским документам?

Ответ: Документ о совершенной хозяйственной опе­рации должен быть составлен по установленной форме свое­временно, т.е. во время или сразу по окончании хозяйс­твенной операции, содержать необходимые реквизита и от­ражать действительные и только законные операции.

13. Вопрос: Что такое документооборот?

Ответ: Документооборотом называется путь документа в учетном процессе от его возникновения (составления) до сдачи в архив.

Документы, составленные при оформлении того или иного хозяйственного процесса, передаются в бухгалтерию, где они проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам, регистрируются и записываются в учетные регистры по принятой в данной организации форме бухгалтерского учета.

После записей в учетных регистрах документы подшиваются в архив. Папки с документами используются для различных справок, проверок и документаль­ных ревизий.

На каждом предприятии (учреждении) должен быть план документооборота, в котором указывается: кто несет от­ветственность за составление документов, кто, кому, в ка­кой срок представляет документы, порядок использования документов.

Исследование в процессе расследования соблюдения счетными работниками документооборота имеет исключитель­но большое значение для выявления лиц, причастных к нарушению документооборота, и установления истины по делу.

Ответ: Внешний вид и порядок заполнения учетных регистров в бухгалтерском счетоводстве различны. Эти раз­личия зависят от форм учета. Таких форм четыре.

1. Мемориально-ордерная. Она состоит в том, что на каждую операцию или ряд однородных операций по первичным документам составляется мемориальный ордер, по которому разносятся операции по счетам и учетным регистрам, соблюдая двойную запись.

2. Журнал-главная. При этой форме операции фиксиру­ются непосредственно с первичных документов в журнал - Главную книгу. Эта форма применяется там, где счетов не­много.

3. Журнально-ордерная форма осуществляется путем со­бирания записей в накопительных ведомостях шахматного графления, называемых журналами-ордерами.

Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

4. Механизированная (машинная) форма учета.

14. Вопрос: Классификация документов.

Ответ: Бухгалтерские документы подразделяются на виды по следующим основаниям.

1. По назначению:

а) распорядительные - в них содержатся задания на выполнение определенных хозяйственных операций: наряд на работу, чек банку, и т.д.;

б) исполнительные - в них отражаются совершенные хозяйственные операции (накладные, раздаточно-сдаточные ведомости, акты, квитанции и т.д.);

в) комбинированные - в них содержатся задание и ис­полнение;

г) документ учетного оформления - распределительные и группировочные ведомости, справки, мемориальные ордера и др. Они составляются в бухгалтерии на основании первич­ных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах;

д) документы вспомогательного характера - сводные ведомости, доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, раскладки, ярлыки, описи материальных средств, из­вещения, донесения и т.д.

2. По месту возникновения - внутренние (составленные на данном предприятии, учреждении) и внешние (поступившие из других организаций).

3. По объему содержания - первичные (непосредственно отражающие совершенную операцию) и вторичные сводные объединяющие несколько операций, отраженных в нескольких первичных документах (авансовый отчет, отчет кассира, зав. складом и т.д.).

4. По способу использования - разовые - в них одним рабочим приемом оформляются один или несколько хозяйс­твенных процессов (накладная, фактура, раздаточная ведо­мость); накопительные - совершенные хозяйственные опера­ции оформляются в несколько приемов, постепенно (лимитная карта на отпуск материальных средств и т.д.).

5. По качеству - полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественный).

Полноценные документы - это такие, которые полностью отвечают требованиям к документам, изложенным выше. Доку­менты, в которых усматривается отсутствие хотя бы одного вышеизложенного требования, признаются неполноценными. На них должно быть обращено особое внимание правоохранительных органов. Для тщательного изучения и анализа неполно­ценные документа подразделяются на следующие группы и виды.

1. Неправильно оформленные - без необходимых рекви­зитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег в Стройбанке, подпи­санный неправомочным лицом).

2. Отражающие незаконные операции - составленные на хозяйственные операции, которые по существующим право­вым нормам не должны совершаться (акт на списание мате­риалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

3. Отражающие операции, которые в действительности или не были совершены (бестоварные или безденежные), или были совершены не в том объеме. Такие документы называются подложными. Подложные документа делятся на два вида: фальсифицированные (материальный подлог) и содержа­щие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог). Подложные документы являются вещественными доказательст­вами.