Тема 1.3. Учетные документы архивов. Научно-справочный аппарат архивов

Понятие об учете документов ГАФ страны. Состояние учета в различные периода архивного строительства. Значение правил по учету документов (1936 г., 1947 г.), основных правил работы государственных архивов страны (1962 г., 1984 г.), правил, регламентирующих работу ведомственных архивов в организации учета в архивах и учреждениях.

Характерные черты и особенности учета документов в архивных учреждениях.

Состав учетных документов: книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, описи дел, лист фонда и другие. Учет документов в архивных органах. Фондовые каталоги. Разработка и внедрение автоматизированной информационно-поисковой системы (АИПС) АФ РФ и ее учетные функции. Цели, значение и порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архивах. Создание страхового фонда особо ценных документов.

Особенности учета документов в ведомственных архивах, рукописных отделах музеев, библиотек.

Определение понятия системы научно-справочного аппарата (НСА) к документам АФ РФ. Понятия «первичная и вторичная информация», «архивный справочник», «система НСА к документам ГАФ».

Структура системы НСА. Понятие об информационно-поисковой системе (ИПС). Определения типов и видов архивных справочников.

Взаимосвязь и преемственность учетно-справочного аппарата делопроизводства, НСА ведомственных и государственных архивов

Архивные описи и их место в системе НСА архивов. Виды описей в архиве учреждения.

Понятие об описании дел. Состав описи. Заголовки дел, основные требования к составлению заголовков дел. Составление аннотаций как прием детального раскрытия содержания документов дела. Итоговая запись и заверительная надпись в описи. Справочный аппарат к описи. Опыт архивов по составлению и изданию описей, составлению описей-указателей, тематических описей и аннотационных реестров описей.

Назначение и виды архивных каталогов, их взаимодополняемость и место в системе НСА. Системы каталогов и картотек в государственных и ведомственных архивах. Описание документов при каталогизации.

Обзоры. Понятия об обзорах. Их целевое назначение и место в системе НСА архивов. Виды обзоров. Особенности обзоров фондов и тематических обзоров. Составные части обзоров. Методика описания, источниковедческая характеристика документов и подготовка обзоров к изданию. Справочный аппарат к обзорам.

Назначение и основные виды путеводителей. Понятия о путеводителях. Их место в системе НСА. Виды путеводителей. Общая характеристика справочников типа путеводителей, созданных в архивах России. Схема построения путеводителей по фондам архива. Краткие справочники по фондам архивов. Особенности методики составления тематических путеводителей.

Указатели (архивные справочники). Указатели к документам фонда (фондов). Понятия об указателях к документам Фондовые, межфондовые и межархивные указатели. Их назначение в системе НСА. Виды и разновидности указателей архивных справочников. Справочный аппарат к архивным справочникам.

Историческая справка как элемент системы СА ведомственного архива. Ее назначение, структура, методика составления.

Автоматизированные архивные технологии, понятие об автоматизированных информационных системах (АИС), используемых в архивах. Применение АИС для решения задач поиска адресной и фактографической информации, подготовки архивных справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах одного или нескольких архивов.

НСА в делопроизводстве и ведомственных архивах.