3. Проектная часть

Проанализировав недостатки, существующие в системе управления операциями в Отделе Загородной Недвижимости, а также методы, применяемые на практике многими компаниями для решения подобных проблем, необходимо сформулировать предложения по совершенствованию системы управления операциями.

3.1. Решение проблемы автоматизации процесса обслуживания клиентов

Очевидна необходимость автоматизации процесса предоставления услуг клиентам, обращающимся в компанию за помощью в приобретении или продаже объекта загородной недвижимости.

Решение этой проблемы возможно путем установления на компьютерах, которыми оборудован зал, современной риэлторской базы данных. В качестве такого программного обеспечения можно выбрать программу “EMSSoft - агентство недвижимости”. Она предназначена для автоматизации работы агентства недвижимости. В программе ведется база недвижимости, разбитая по типам, которые можно добавлять/редактировать.

Схема работы программы примерно следующая: клиент, желающий осуществить операцию с недвижимостью, обращается в агентство. Менеджер загружает базу, и по критериям, предъявляемым клиентом, находит нужный вариант. Если в базе загружены изображения планировки или внешний вид здания, менеджер может произвести печать данных объектов и клиент может более детально ознакомиться с предложенным вариантом. Затем автоматически составляется договор с клиентом, и оформляется сделка.

В последнем релизе программы добавлена возможность загрузки изображений со сканера.

Основные возможности:

1. Учет клиентов;

2. Учет недвижимости с классификацией по видам:

Коттеджи;
Дома;
Дачи;
Участки.

3. Учет операций с недвижимостью;

4. Управленческие и аналитические отчеты;

5. Печать документов (договора, и прочее).

Возможны любые доработки по желанию заказчика.

Применив данную технологию, время на поиск объектов недвижимости и время ожидания клиента существенно сократится. Результатом станет увеличение числа обслуженных клиентов, и как следствие, рост количества заключенных договоров.

Дляэкономического обоснования эффективностиданных изменений можно привести такие расчеты. В среднем один агент при существующей технологии может принять не более 10 звонков в час, т.о. на обслуживание одного клиента по телефону он тратит около 6 минут. При этом на поиск нужного объекта тратится не менее 3 минут, т.е. половина времени контакта с абонентом. Применив автоматизированную технологию, поиск объекта будет занимать не более 2 минуты (включая время задания критериев поиска), что приблизительно на 35% меньше, чем при существующем способе работы. Благодаря применению автоматизированной базы данных снижается трудоемкость выполнения операций и растет производительность труда риэлтора. И, как следствие, число обслуженных клиентов возрастет до 13 абонентов в час.

3.2. Решение проблемы рациональной планировки офиса

Планирование рабочего пространства и рациональное размещение рабочих мест на этом пространстве необходимы потому, что в ходе совместной работы все члены группы должны находиться в постоянном контакте. А в Отделе Загородной Недвижимости наблюдается некоторые недостатки при размещении рабочих мест секретаря, офис-менеджера, менеджера по контролю и дежурных агентов. Для устранения этой проблемы можно рекомендовать перепланировку офиса. Для этого необходимо разместить рабочие места дежурных агентов, офис менеджера и менеджера по контролю в зале, отгородив их невысокими перегородками. Во-первых, это позволит секретарю при переключении звонков видеть, заняты ли дежурные, и в случае невозможности их принять звонок, переадресовать его на свободных агентов. Во-вторых, менеджер по контролю и офис-менеджер в силу специфики их обязанностей должны постоянно контактировать, поэтому целесообразно разместить их рабочие места рядом, что несомненно повысит производительность их труда. Также одним из преимуществ такой перепланировки является существенное снижение расходов на арендную плату, т.к. необходимость в диспетчерской отпадет, и это помещение можно будет сдать другому отделу.

Рациональность этих мероприятий можно обосновать экономически. Так если арендная плата в месяц при старой планировке составляет $5210, то при проведенных изменениях она снизится на 20% и составит $4168, т.о. расходы отдела сокращаются на $1042 ежемесячно.