Подсистема планирования и контроля

(руководитель, юрист)

Планы, решения

Информация о состоянии системы

Перерабатывающая подсистема

(агенты)

Вход

Ресурсы

Клиенты

Выход

Услуги

Подсистема обеспечения

(менеджер по контролю,

офис-менеджер,секретарь)

Рис.4. Схематичное изображение операционной системы Отдела Загородной Недвижимости

В качестве объекта исследованияв данном курсовом проекте была выбрана подсистема обслуживания клиентов Отдела Загородной Недвижимости – Марьино.

Используя классификацию типов подсистем, выбранную нами подсистему можно отнести к проектному типу. Она характеризуется длительностью выполнения отдельных операций. Промежуток времени от первого звонка клиента в организацию до заключения сделки и передачи денег порой достигает более полугода. Каждая услуга по сути своей уникальна. Формально алгоритм предоставления услуг клиенту по вопросу недвижимости всегда одинаков. Но на практике этот процесс всегда протекает по заранее не известному сценарию.

Операционная функция не обособлена внутри организации, а связана с другими функциональными областями, такими как: персонал, материальное обеспечение, маркетинг, финансы и бухгалтерский учет. Схема взаимосвязей функциональных областей Отдела Загородной Недвижимости представлена на рис.5.

Финансы и бухгалтерский учет

анализ экономических показателей работы фирмы,

составление планов по валовой прибыли и т.д.

Персонал

информация о найме персонала,

необходимости

его обучения и т.д.

Материальное обеспечение

информация о фактических закупках расходных материалов

Маркетинг

анализ макроэкономи-

ческого окружения фирмы, анализ отрасли, изучение потребностей клиентов и т.д.

Маркетинг

размещение объектной и имиджевой рекламы, проведение PR-кампаний и т.д.

Персонал

информация о наличии персонала, его квалификации

и т.д.

Финансы и бухгалтерский учет

оценка затрат отдела, установление минимального уровня дельты, определение максимальных затрат на рекламу

Материальное обеспечение

информация о потребности в расходных материалах, оборудовании офиса и т.д.

Рис. 5. Схема взаимосвязей функциональных областей в Отделе Загородной Недвижимости

Планирование офиса– чрезвычайно важная составляющая для имиджа любой фирмы. Особенно это важно для сервисной организации. Отдел Загородной Недвижимости включает приемную руководителя, его кабинет, зал, дежурную комнату и комнату для переговоров. Дежурные агенты располагаются в дежурной комнате - помещении, отделенном стеклянной перегородкой от основного зала. В зале работают свободные от дежурства агенты. Основной зал оборудован письменными столами, оснащенными телефонами, а также двумя персональными компьютерами.

Сервисный планпредставлен на рис.6.

Отдел Загородной Недвижимости представляет собой подразделение сервисной организации. Одной из особенностей таких организаций является небольшое количество необходимых запасов(в основном расходных материалов – канцелярских принадлежностей, бумаги, печатающих картриджей и др.). В Отделе используется система управления запасами на основе единичного учета запасов. Ее суть состоит в идентификации каждого элемента запаса, его изготовителя и стоимости.