1.2.2. Характеристика других элементов системы управления

Управляющая подсистема Отдела Загородной Недвижимости представлена руководителем отдела и его заместителем (юристом).

Основные должностные обязанностируководителя отдела:

Совместно с директором отделения определение потребностей отдела в новых кадрах, выработка требований к кандидатам, первичное собеседование с кандидатами;
Ознакомление новых агентов с рынком загородной недвижимости, существующей конъюнктурой рынка;
Предварительное определение стоимости объектов недвижимости, согласование договорной и рекламной цены с директором отделения;
Отслеживание работы агента по каждому заключенному договору, анализ звонков по объектной рекламе, рекомендации по дальнейшей работе и изменению цены объекта;
Организация предоставления информации в альбомы описаний объектов недвижимости, находящихся на продаже в отделении. Контроль за качеством, достоверностью и оперативностью поступления информации;
При необходимости участие во всех этапах проведения сделки (переговоры с покупателем по вопросу внесения задатка, участие в организации финансовых взаиморасчетов и т.д.).
Проведение совместно с директором отделения или заместителем директора отделения периодических (ориентировочно 1 раз в 2 недели) собеседований с агентами, анализ проделанной агентами работы, составление планов на следующих период;
Совместно с директором отделения планирование доходов отдела на квартал.

Основные должностные обязанностизаместителя руководителя отдела (юриста):

Участие в переговорах с потенциальными продавцами (покупателями) по вопросам заключения договоров. Объяснение возможных схем работы.
Первичная экспертиза пакета правоустанавливающих документов по каждому заключаемому договору, оценка реальности совершения сделки с юридической точки зрения. Оценка суммы потенциальных расходов на оформление сделки, выявление возможных «подводных камней».
Обеспечение хранения и учета договоров на оказание услуг, оригиналов и копий правоустанавливаюших документов. Контроль за движением документов (возможная передача оригиналов документов агентам, клиентам, оформителям и т.д.).
Участие в переговорах с покупателем на этапе внесения задатка. Подготовка необходимого пакета документов для принятия задатка от покупателя. Определение сроков и условий проведения сделки.
Разработка технологической и финансовой схемы проведения сделки для каждого конкретного случая, согласование с директором отделения.
Обеспечение процесса оформления сделки:

Выбор оформителя, контроль работы оформителя.
Решение всех финансовых вопросов, связанных с оформлением сделки.
Организация процесса взаиморасчетов.

Подготовка пакета документов, требуемых отделом учета. Закрытие завершенных сделок в отделе учета. Расчет полученного дохода по сделкам.
Проведение занятий, направленных на повышение юридической грамотности сотрудников отделения.
Обеспечение соблюдения агентами технологической схемы работы отделения (порядок оформления договоров, передачи документов, проведения переговоров).
Консультирование агентов и клиентов по юридическим вопросам, связанным со сделками купли-продажи недвижимости.
Выполнение функций директора отделения при его отсутствии или по его указанию.

Основную цель управления операциямив Отделе Загородной Недвижимости можно сформулировать как обеспечение эффективного функционирования организации путем предоставления качественных услуг клиентам по вопросам недвижимости в максимально сжатые сроки.

ОАО ИНКОМ-недвижимость (и Отдел Загородной Недвижимости в частности) использует следующие операционные стратегии:

1. Стратегия услуги

Отдел Загородной Недвижимости достигает, таким образом, следующие цели:

поддержание конкурентоспособности компании;
стимулирование продаж;
поддержание лояльности клиентов.

Основой стратегии услуг Отдела Загородной Недвижимости является стратегия, ориентированная на высокое качество выполнения работ. Суть данной стратегии: использование высококвалифицированных специалистов, предоставление только современных и качественных объектов недвижимости, выполнение заказа, по возможности, в сжатые сроки, внимательные и вежливые отношения с клиентами.

Что касается стратегии ценообразования, то стоимость объектов недвижимости определяют сами агенты, на свой «страх и риск», учитывая, что в случае продажи объекта из этой дельты они получат от 10 до 50% (в зависимости от их квалификации), а также возместят затраты на рекламу.

2. Стратегия выбора места организации

На выбор места расположения сервисной организации влияет множество факторов. При определении места расположения нового офиса компании (и Отдела Загородной Недвижимости в частности) учитывались следующие факторы:

близость к потребителю;
деловой климат;
минимизация общих издержек;
наличие инфраструктуры;
и другие.

Процесс управления операциями в Отделе Загородной Недвижимости можно представить как последовательную реализацию следующих функций управления:

целеполагание – обеспечение эффективного функционирования организации путем предоставления качественных услуг клиентам по вопросам недвижимости в максимально сжатые сроки
прогнозирование– повышение спроса на объекты загородной недвижимости в 4 раза в силу существующей тенденции, которая заключается в том, что москвичи меняют свои квартиры на загородные объекты, расположенные в более экологичных районах пригорода
планирование– средняя валовая прибыль Отдела Загородной Недвижимости за месяц составляет $18 000
организация– подбор большого числа качественных объектов, пользующихся наибольшим спросом среди клиентов, организация рекламы этих объектов в прессе
мотивация– при перевыполнении плана по валовой прибыли, штатные сотрудники получают премию
учет – учет затрат на рекламу, зарплату штатным сотрудникам, расходов на обеспечение офиса всеми необходимыми материалами
контроль– проверка выполнения плана по валовой прибыли, плана по количеству сделок и эксклюзивных договоров