4. Организационные формы делопроизводства.

Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

   Существует 3 формы организации делопроизводства:

1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение. 

 Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: 

Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. 

Высокий уровень  качества обработки документов.

Полная и равномерная  загрузка работников. 

   Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3.    Смешанная. Применяется при большом  документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.    

5. Ответственность руководителей организации за ведение делопроизводства.

Руководители учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагаются на руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

6. Прием и регистрация документов.

Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах не еобхидних сведений о докумен.

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с пометкой на них индекса и даты регистрации Цель регистрации - обеспечение учета, контроля за выполнением и оперативности поиска документов

Основным принципом регистрации документов является однократность Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз

Входящие документы регистрируются в день получения, исходящие и внутренние - в день подписания Регистрация проводится централизованно - в канцелярии предприятия На лицевой стороне первого листа в правом ни ижньому углу проставляется регистрационный штамп, который фиксирует дату поступления документа.

7. Рассмотрение и исполнение документов.

Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания документа, а для поступивших – с даты поступления. Кроме индивидуальных сроков исполнения, которые определяет руководитель, существуют и типовые, которые устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Типовые сроки исполнения на некоторые виды документов следующие:

- предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до 1 месяца со дня поступления: не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не позднее 15 дней.

- письма рассматриваются в течении 10 дней

- телеграммы – 10 дней, требующие срочного решения – до 2 дней

- организационно-распорядительные документы – согласно указанному в них сроку.