Ректор университета подпись н.В. Кротова

Если документ подготовлен не на бланке, то в состав наименования должности нужно включить название организации (учреждения). Например:

Ректор Московского государственного

университета культуры и искусств подпись Н.В. Кротова

При подписании документа несколькими должностными лицами, их личные подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Ректор университета подпись Н.В. Кротова

Главный бухгалтер подпись О.А. Лаптева

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии подпись Т.В. Кузнецова

Члены комиссии подписи И.В. Смирнов

Т.А. Миронова

В реквизите "Подпись" допускается центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Начальник юридического отдела

университета подпись В.С. Харитонов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается тем, кто исполняет его обязанности, или заместителем. При этом обязательно указывается фактическая должность и его фамилия. Исправления можно сделать чернилами или машинописным способом, например: "зам"., "и.о". Нельзя подписывать документы с предлогом "за" или проставлять перед наименованием должности косую черту.

Реквизит Гриф согласования. Внешнее согласование может быть оформлено грифом, справкой, листом согласования или протоколом обсуждения проекта документа заседания коллегиального органа. Гриф согласования содержит следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

Согласовано

Заместитель министра культуры

Российской Федерации

Подпись И.В. Кузьмин

30.02.2007

Если согласование осуществляется документом коллегиального органа или письмом, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

18.01.2007 № 37

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

01.01.2007 № 5-5/135

или

Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования.

Реквизит Визы согласования документа. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись и должность визирующего документ, а также дату визирования. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.С. Харитонов

25.01.2007

Первым визу ставит исполнитель, подтверждая свою ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визируют в следующем порядке: руководитель исполнителя; другие должностные лица, заинтересованные в документе; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместители руководителя организации, курирующие данный вопрос; главный бухгалтер (если есть необходимость); юристы; служба документационного обеспечения; представители общественных организаций (если необходимо).

Если есть замечания к документу, визу оформляют следующим образом: