документоведение ответы на вопросы(экзамен)

Билет №1. Классификация знаковых систем.

Знаковые системы – это системы, объединяющие однообразные символы, созданные для передачи определенных сообщений, которые помогают в процессе общения. Раздел науки семиотика изучает знаковые системы, их развитие и функционирование. Наиболее распространенный пример знаковой системы – язык.

Классификация знаков Ч.С.Пирса:

а) иконические – качественно или структурно сходные с обозначаемым объектом (рисунки, фотографии, произведения живописи и пр. б) индексальные – имеющие определенные причинно-следственные связи с предметом или явлением.

в)символические – связанные с обозначаемым объектом по договоренности м\у участниками коммуникационного процесса.

Другие классификации:

- по способу восприятия обозначаемого объекта(зрительные, слуховые, осязательные, обонятельные, вкусовые)

-по способу воплощения (нестабильные и стабильные)

-в соответствии со строением (простые и сложные)

Классификация А.В.Соколова, А.Н.Кушнаренко.

а) языковые – знаки естественных и искусственных языков

б) неязыковые – иконические, эмблемные, вещественные

Составные части знаковой системы:

• Набор элементарных знаков, отношений м\у ними;

• Правила их комбинирования;

• Правила использования знаков при передачи инфы.

Знаковые системы:

• Синтактика – изучает отношения м\у знаками

• Семантика – изуч. Отношения мъу знаками и обознач. Объектами

• Прагматика – изучает отношения м\у знаком и человеком

• Парадигматика – изуч. Отношения м\у знаками, возникш. В процессе комбинирования знаков и обеспеч. существование текста.

Билет №2. Начертательное письмо.

Начертательное письмо зарождается как пиктография, т. е. письмо рисунками. Образцы пиктографического письма обнаружены как археологами, так и этнографами. Пиктография используется в рекламе, комп.технологиях.

На смену пиктографии пришло идеографическое письмо. Предметы изображали знаками-символами. Рисунки служили средством напоминания, но не было письма в прямом смысле. Некоторые знаки широко использ. и в настоящ. время: математические, денежн.символы, музыкальные, знак параграфа.

Позднее в Египте, Индии и Японии появилось слоговое письмо (системный знак слог). Оно применялось наряду с китайскими иероглифами. Слоговое письмо было громоздким, так как в нем смешивались словесные и слоговые знаки.

Буквенно-звуковое (фонетическое письмо) относится ко второму тысячелетию до н. э. Это письмо отражает фонетический состав языка. Фонетическое письмо стало основой для письменности многих народов.

Начертательные знаки, составляющие инвентарь письма, – это буквы, цифры, знаки препинания, и разные другие фигуры и изображения.

Билет №3. Шифрование информации.

Шифрование инфы (Криптография) – преобразование(кодирование) слов и т.д. с помощью специальных алгоритмов.

История криптографии – ровесница истории человеческого языка. Более того, первоначально письменность сама по себе была своеобразной криптографической системой, так как в древних обществах ею владели только избранные.Развитию тайнописи способствовали войны. Письменные приказы и донесения обязательно шифровались, чтобы пленение курьеров не позволило противнику получить важную информацию.

Для современной криптографии характерно использование открытых алгоритмов шифрования, предполагающих использование вычислительных средств. 

Аддитивный метод – (гаммирование) – буквы алфавита замен. числами к которым затем добавл. числа секретной псевдонаучной числовой последовательности (гаммы).

Билет №4. Формальные (искусственные) языки.

Искусственные языки создаются людьми для специальных целей либо для определенных групп людей: язык математики, морской семафор, язык программирования. Характерной особенностью искусственных языков является однозначная определенность их словаря, правил образования выражений и правил придания им значений.

Искусственные языки, созданные для создания общения м\у людьми:

а)Воляпюк – создан в 1879г.Основан на видоизменении слов естеств. языков, которые в результате утрачивали свою опознаваемость.

б)Эсперанто – создан в 1887г. Основан на интернац. лексике с макс. упрощением грамматики.

Билет №5.Традиционные способы документирования.

Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе.

Традиционные способы: высекание, тиснение, резьба окрашивание.

Технотронные (с использованием техники): фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, и др.

Билет № 6. Классификация способов документирования.

Рукописный документ – это документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью можно назвать не только словесный текст, записанный «от руки», но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту.

Печатный – это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический – это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя или путем пробивки отверстий (перфораций).

Магнитный – это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ. Документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки 

Билет №7. Механические способы документирования.

Механический СД - Изменение физического состояния поверхности или структуры материального носителя информации. Документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя или путем пробивки отверстий (перфораций).

1741г. – перфориров. Барабан

1804г. – перфокарта

19в. – перфоратор, перфолента

Середина и вторая половина 19в. – цифровые вычислит. машины.

Билет №8.Фотохимические способы документирования.

В первой половине XIX века был изобретен фотографический способ фиксации информации на материальном носителе, результатом которого стало появление совершенно нового вида документа – фотодокумента – изобразительного документа, созданного фотографическим способом. Фотодокументы несут информацию по реальной действительности и оказывают эстетическое воздействие на человека.

Первую фотографию сделал Жозеф Нисефор Ньепс(1826г.).

Самым распространенным электронным методом фотодокументирования является цифровая фотография, которую можно корректировать, изменять цвет, контраст, ретушировать.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствит. материалах действием на них света и последующей химической обработки.

1839г. – первая отечеств. Фотография. День Рождения фотографии.

1861г. – первая цветная фотография

1886г. – первая фотография с воздушного шара (Россия)

1947г. – первая моментальная фотография

1981г. - цифровая фотография (Sony)

Билет №9. Электромагнитный способ документирования.

Запись – это преобразующиеся в электрический ток звуковые колебания воздуха и электрические сигналы от микрофона, которые записываются на магнитную ленту.

Воспроизведение – электрические сигналы, которые преобразуются в механические колебания с помощью громкоговорителя.

1870г. – Смит высказал идею о возможности использования явления остаточной намагниченности для записи.

1898г. – был запатентован первый аппарат, магнитной записи, названный телеграфоном изобрёл и построил датский инженер В. Поульсен.

В дальнейшем происходило непрерывное совершенствова­ние магнитной записи, позволяющей не только документиро­вать человеческую речь, но и корректировать записи.

1934г. - на смену фонографам, граммофонам и другим сред­ствам механической записи и воспроизведения звука был создан магнитофон. Вскоре появились диктофоны .

1956г. – был создан первый видеомагнитофон

1995г. - фирма Kodak запустила в серийное производство первый цифровой фотоаппарат.

Билет №10. Оптический способ документирования.

Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения. Из всей массы документов он выделяется по способу документирования.

Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, это долговечность и надежность хранения. В-третьих, высокое качество звучания. Еще одним из преимуществ является то, что такой документ можно подвергать компьютерной обработке, т.е. восстанавливать первоначальное звучание.

Билет №11. Классификация носителей информации и средств записи.

Носители информации.

• Бумажные

• Фотографические носители

• Носители механической звукозаписи

• Магнитные носители

• Оптические диски

• Природные носители (папирус, пергамент)

Средства записи.

а)ручные пишущие средства:

- стило и калам (до VIв. До Р.Х.)

- гусиные и утиные перья (VIIв.)

- перья из бронзы, меди, серебра, железа (XVIв.)

- стальные перья (XIXв.)

- перьевая ручка (1809г.)

- перьевая авторучка Паркер (1884г.)

- авторучка с современной системой набора чернил (1907г.)

- шариковая ручка (1938г.)

- первая отечественная ручка (шариковая) (1949г.)

- шариковая ручка BIC (1958г.)

- маркеры, фломастеры и т.д.

б)технические средства:

- пишущая машина (1714г.)

- электронная пишущая машина (1902г.)

- электрон. пишущая машина, пишущая автоматически (нач.1980-ых.)

Билет №12. Бумага(история происхождения, свойства и типы).

1. Изобретена в Китае во IIв. До Р.Х.

2. На Руси использовалась в XIVв.

3. Во второй половине XVIIв. началось производство отечеств. бумаги.

4. До середины XIX в. бумага изготавливается из льняного трепья

5. Первый водяной знак – 758г.(Япония). В России вторая половина XVIIв.

6. 1845г. – бумагу стали изготавливать из древесины.

7. 1950г. – была изобретена синтетическая бумага.

Свойства. Бумага не растворяется в воде, но легко намокает и при намокании многократно теряет прочность. После намокания и последующего высушивания бумажный лист также теряет форму, неравномерно уменьшаясь в размере в месте намокания (коробится).

Типы.

ГАЗЕТНАЯ БУМАГА. В основном состоит из механической древесной массы, именно поэтому через определенное время она желтеет и становится ломкой.

ТИПОГРАФСКАЯ БУМАГА №1. Предназначена для печатания текста и штриховых изобразительных материалов.

ТИПОГРАФСКАЯ БУМАГА №2. Предназначена для воспроизведения текстовых и штриховых изобразительных материалов.

Билет №13. Носители механической записи.

За более чем вековую историю механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. Первоначально это были фонографические валики. Фоновалики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. Поэтому вполне закономерно уже вскоре они оказались вытесненными граммофонными пластинками.

Первая граммофонная пластинка, записанная в 1888 г., представляла собой цинковый диск с выгравированной фонограммой. По типу записи грампластинки, выпускавшиеся в нашей стране, подразделялись на обычные, долгоиграющие и стереофонические.

С начала 1990-х гг. производство грампластинок в России фактически прекратилось, уступив место другим, более качественным и эффективным способам звукозаписи (электромагнитной, цифровой).

Билет №14. Магнитные носители.

Самым первым носителем магнитной записи, который использовался в аппаратах Поульсена на рубеже 19-20 вв., была стальная проволока диаметром до 1 мм. Тогда же (в 1906 г.) был выдан и первый патент на магнитный диск.

Лишь со второй половины 1920-х гг., когда была изобретена порошковая магнитная лента, началось широкомасштабное применение магнитной записи.

В 1963 г. фирмой Philips была разработана так называемая кассетная запись, позволившая применять очень тонкие магнитные ленты.

С начала 1960-х гг. широкое применение получили магнитные диски - прежде всего в запоминающих устройствах ЭВМ. Магнитные диски бывают жёсткими и гибкими, сменными и встроенными в персональный компьютер.

1990ые гг. – Создаются пластиковые карты

Билет №15. Носители оптической записи.

Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

Впервые оптическая запись звуковых программ для бытовых целей была осуществлена в 1982 г. фирмами "Sony" и "Philips" .

В середине 1980-х годов были созданы компакт-диски с постоянной памятью - CD-ROM.

C 1995 стали использоваться перезаписываемые оптические компакт-диски: CD-R и CD-E.

Широкое применение в качестве носителя информации получили также магнитооптические компакт-диски типа RW.

Во второй половине 1990-х годов появились цифровые универсальные видеодиски DVD типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

Билет №16. Свойства информации.

Информация – это сведения, знания, сообщения о положении дел, которые человек воспринимает из окружающего мира с помощью органов чувств (зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания).

Свойства информации.

Объективность – не зависит от чего-либо мнения.

Достоверность – отражает истинное положение дел.

Полнота – достаточна для понимания задачи и принятия решения.

Актуальность – важна и существенна для настоящего времени.

Ценность (полезность, значимость) обеспечивает решение поставленной задачи, нужна для того чтобы принимать правильные решения.

Понятность (ясность) - выражена на языке, доступном получателю.

Кроме того информация обладает еще следующими свойствами.

1) Атрибутивные свойства (атрибут – неотъемлемая часть чего-либо).

 Важнейшими среди них являются:

-  дискретность (информация состоит из отдельных частей, знаков);

-  непрерывность (возможность накапливать информацию).

 

2)Динамические свойства связаны с изменением информации во времени:

- копирование – размножение информации;

- передача от источника к потребителю;

- перевод с одного языка на другой;

- перенос на другой носитель;

- старение (физическое – носителя, моральное – ценностное).

3)Практические свойства - информационный объем и плотность.

Билет№17. Древнейшие материалы для письма.

На территории Древней Руси писали на коре берёзы — бе­рёсте. На берёсте писали не только в Древней Руси, но и в Цен­тральной и Северной Европе. Основным материалом для письма у народов Передней Азии первоначально являлась глина.

Исторически первым материалом, который специально из­готовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение примерно в середине третьего тысячелетия до Р. X. стало од­ним из важнейших достижений египетской культуры. Главны­ми преимуществами папируса были компактность и лёгкость. Самым известным материалом животного происхождения, специально изготавливавшимся для целей письма и получив­шим широкое распространение в эпоху древности и средневе­ковья, был пергамент. В отличие от папируса, про­изводившегося лишь в Египте, пергамент можно было полу­чить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных. На пергаменте можно было писать с обеих сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Однако пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

Бумага была изобретена в Китае во II веке до Р. X.

Билет №18. Функции документа.

- Общие и специальные;

- Первичного и вторичного характера;

- Явные и открытые.

Любой документ обладает сразу несколькими функциями.

Общие функции документа.

• Функция закрепления информации на носителе;

• Коммуникативная функция

• Функция сохранения информации

• Функция исторического источника

• Культурная функция

Специальные функции документа.

• Управленческие функции

• Правовая функция

• Учетная функция

• Познавательная функция

• Образовательная функция

• Политическая функция

• Идеологическая функция(нравственная информация, религиозная инф-я)

Особенности функция документа.

• Одни функции присущи изначально, другими наделяются сознательно

• Многофункциональность документа

• Делятся на функции оперативного характера и постоянно действующие

• Соотношение м\у функциями изменяется

Билет №19. Определение понятия «документ».Происхождение документа.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшая передача информации была несовершенна. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения.

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, и т.п

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки. Например, в качестве условных знаков использовались бирки (дощечки) с зарубками - в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались "носами", так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию. Отсюда произошло выражение "зарубить на носу", т.е. запомнить крепко-накрепко.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Термин «документ» начал существовать с 18ого века.

Билет №20. Формы документов в период приказного делопроизводства.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа – столбец (свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги). Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение насчитывает 309 метров. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку склейка была непрочной и много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Но основной формой документа все-таки оставался столбец, последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Билет №21. Особенности приказного делопроизводства. Основные законодательные акты.

Ос-тиПрикДелопр. Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.

Основные законодательные акты. Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

Билет №22. Особенности коллегиального делопроизводства. Основные законодательные акты.

Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным —Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.

Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

• 28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, обязанности чиновников. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения. Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

Билет №23. Особенности министерского делопроизводства. Основные законодат. Акты.

В этот период издавали:

– учреждения Правительствующего Сената;

– учреждения Государственного Совета;

– учреждения Комитета Министров.

В связи с созданием министерств, как центрального административного (исполнительного) звена системы государственного делопроизводственного аппарата, этот период принято называть министерским. Основой работы министерств был принцип единоначалия, т.е. министр исполнял волю царя. Отношение к министру как к единоличному исполнителю воли царя определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Вместо двенадцати коллегий были созданы восемь министерств(1802 г.) Местные органы управления не изменились. Высшие государственные учреждения того времени: Правительствующий Сенат, Государственный Сенат и Комитет министров. Они сохранили принцип коллегиальности в организации работы с государственными документами. Делопроизводство в них велось на основании законов, называемых «учреждениями».