Московский государственный университет культуры и искусств

(МГУКИ)

Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например ООН (Организация объединенных наций). Аббревиатуры пишутся слитно без пробелов;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, например: Минздрав (Министерство здравоохранения России);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй – строчными, например ВНИИдормаш. Такое название пишется слитно.

Наименование структурного подразделения (если оно является автором документа), располагают под названием организации или филиала. Например:

Московский государственный университет культуры и искусств

Институт экономики, управления и права

На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество. Например:

ЗАО «РАССВЕТ»

ОАО «ИМПУЛЬС»

Автором документа может быть должностное лицо, например:

Министр культуры РФ

Реквизит Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, страницу в Интернете, номер и дату лицензии и т.п.). На бланке организации указывают фактический адрес местонахождения ее офиса. Например:

Реквизит Наименование вида документа регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Нименование вида документа пишется заглавными буквами: ПРИКАЗ, КОНТРАКТ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, РЕШЕНИЕ и т.п. Реквизит проставляется на всех документах кроме писем.

Реквизит Дата документа указывает на время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Вышеперечисленные действия обязательно датируются.

Проставляет дату должностное лицо, подписывающее документ.

Если автором документа являются несколько организаций, то его датой будет считаться наиболее поздняя дата подписания.

Для документов, которые принимаются коллегиально (протокол, акт и др.), правильной считается дата принятия решения, а не подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа. В документах, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан и организаций (нормативных), обычно используется словесно-цифровой способ датирования. Например: 15 января 2007 г. Обычно дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 января 2007 года следует оформлять: 15.01.2007.

Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, поэтому можно оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2007.01.15.

Реквизит Регистрационный номер. Это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке рядом с датой.

Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это порядковый номер с начала года.

Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей. Например: 13 – 25/55, где 13 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).

На документах, составленных несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату, указанные на документе, на который дается ответ. Этот реквизит оформляется только в письмах-ответах. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа. Например:

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МОСКОВСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ
И ИСКУССТВ
141406, Московская область,
г. Химки-6
ул. Библиотечная, д.7.
тел. 570 31 33, факс 570 04 44
	10.02.2002	№	01-07/13
На №	32-06/19	от	05.01.2002

Реквизит Место составления или издания документа оформляется в соответствии с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения. Для этого используют Общесоюзный классификатор "Система обозначений объектов административно-территориального деления Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также населенных пунктов" (СОАТО). Например: Москва; г. Краснодар; г. Клин Московской обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.

Сокращение "г". (город) при обозначениях "Москва" и "Санкт-Петербург" в реквизите "Место составления или издания" не употребляется.

Реквизит Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Московский государственный университет культуры и искусств

Экономический отдел

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Инициалы ставят перед фамилией. Например:

Московский государственный университет культуры и искусств

Начальнику юридического отдела

В.С. Харитонову

При адресовании документа руководителю организации (структурного подразделения), название организации (структурного подразделения) входит в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору Московского государственного

университета культуры и искусств

профессору Н.В. Кротовой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной из них, то адресатов следует указывать обобщенно. Например:

Ректорам учебных заведений

Минкультуры России

Документ не должен содержать более четырех адресов. В ином случае, составляется список на рассылку, и на каждом документе проставляется только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес (кроме документов, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам); в таких случаях применяют конверты, с заранее напечатанными адресами.

Сведения о почтовом и телеграфном адресе организации указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Например:

Московский государственный

университет культуры и искусств

ул. Библиотечная, д. 7, г. Химки,

Московская обл.,141406

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем адрес. Например:

Маркиной О.В.

ул. Садовая , д. 4, кв. 13

г. Москва, 141400

При оформлении абонентского номера телеграфа, номера телефона, счета в банке следует указывать справочные номера телефонов справочной службы, секретариата, канцелярии и т. д. Они записываются следующим образом:

Тел. 570 13 24, 35 46 31.

Для выполнения расчетно-денежных операций допускается указывать в бланке номер счета и адрес банка. Например:

Р. сч. № в Ленинградском отд. Жилсоцбанка г. Москвы.

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа – в пределах ограничительных отметок (уголков). Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Реквизит Гриф утверждения документа является способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (программы, штатные расписания, штатная численность, должностные инструкции, планы, отчеты, сметы, акты, тарифные ставки, балансы и др.).

Документы утверждаются должностным лицом (лицами) или специально издаваемыми приказами, постановлениями, решениями.

В первом случае гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор университета