4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Например, правила работы с бухгалтерскими документами изложены в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 №34н.

Методика работы с кадровыми документами изложена в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

В настоящее время Центральное бюро нормативов по труду разработало нормы времени и выработки на эти виды деятельности. Например:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и др.

Для успешной организации документационного обеспечения управленческой деятельности делопроизводственные службы предприятий (организаций, учреждений) должны иметь пакет вышеперечисленных общегосударственных нормативно-методических материалов.

2. Оформление управленческих документов

Основные требования к оформлению реквизитов установлены в ГОСТе Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Государственный стандарт РФ устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов. Соблюдение единых правил оформления документов позволит обеспечить:

юридическую силу документов;

качественное и своевременное составление и исполнение документов;

оперативный поиск документов.

Правила оформления управленческой документации распространяются как на государственные организации, так и на хозяйствующие субъекты негосударственных структур.

2.1 Состав реквизитов документов

Для подготовки документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и о направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.