- •Т.А. Зайцева
- •1. Документирование управленческой деятельности
- •1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •2. Классификаторы информации об организационных структурах:
- •3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
- •2. Гост р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- •4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
- •2. Оформление управленческих документов
- •2.1 Состав реквизитов документов
- •2.1. Требования к оформлению реквизитов документа
- •Московский государственный университет культуры и искусств
- •Подпись н.В. Кротова
- •27.02.2007
- •Утверждаю
- •Зао "Маяк" Личная подпись т.А. Иванова
- •15.03.2007
- •10.01.2007
- •О создании приемной комиссии
- •Должностная инструкция секретаря
- •Министерство образования российской федерации приказ
- •Контроль
- •Ректор университета подпись н.В. Кротова
- •Ректор Московского государственного
- •Согласовано
- •Замечания прилагаются
- •Подпись п.С. Соков
- •15.02.2007
- •В дело № 5-45
- •21.04.02
- •2.3. Бланки документов
- •2.3.1. Виды бланков
- •Образец бланка письма:
- •Образец общего бланка организации:
- •Образец бланка конкретного вида документа:
- •2.3.2. Расположение реквизитов
- •2.3.3. Форматы бланков
- •3. Основные системы документации в управленческой деятельности
- •3.1. Оформление организационно-правовой документации
- •Собранием учредителей
- •Подпись а.И. Рахаев
- •28.02.2002
- •Форма Положения о структурном подразделении организации
- •Форма штатного расписания
- •Примерный образец оформления "Инструкции по документационному обеспечению управления организацией"
- •3.2. Оформление плановой документации
- •П р о г р а м м а
- •Г. Новосибирск
- •Образец оформления плана:
- •3.3. Оформление распорядительной документации
- •Образец оформления приказа
- •Министерство образования российской федерации приказ
- •Решение
- •10.02.2002 № 35
- •Образец оформления распоряжения:
- •01.03.2002 № 25
- •Приложение
- •Постановлением Правительства
- •3.4. Оформление справочно-информационной документации
- •Пример оформления письма:
- •3.5. Оформление отчетной документации
- •Образец акта:
- •4. Перечень нормативных актов по оформлению документов
- •4.1. Законы Российской Федерации
- •4.2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации
- •4.3. Постановления Правительства Российской Федерации
- •4.4. Ведомственные нормативные акты
- •4.5. Государственные стандарты
- •4.6. Международные стандарты
- •4.7. Классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •4.8. Нормативные акты города Москвы
- •4.9. Инструкции по делопроизводству
- •Список рекомендуемой литературы
- •Приложения
- •Перечень межотраслевых унифицированных систем документации
- •Наименования и коды форм документов
- •Унифицированной системы организационно-
- •Распорядительной документации
- •(По Общероссийскому классификатору управленческой документации ок 011 – 93)
- •Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которые ставится печать
- •Положение о структурном подразделении
- •I. Общие положения
- •II. Структура
- •III. Задачи
- •IV. Функции
- •V. Права
- •VI. Взаимоотношения (служебные связи)
- •VII. Ответственность
- •Образец штатного расписания
- •Образец правил внутреннего трудового распорядка
- •1. Общие положения
- •2. Порядок приема, перевода и увольнения работников
- •3. Основные обязанности работников
- •4. Основные обязанности администрации
- •5. Рабочее время и его использование
- •6. Поощрения за успехи в работе
- •7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
- •8. Заключительные положения
- •Образец должностной инструкции
- •I. Общие положения
- •II. Должностные обязанности
- •III. Права
- •IV. Ответственность
- •Образец плана
- •Образец углового бланка письма
Пример оформления письма:
Наименование предприятия
Адрес предприятия Директору
тел. Фамилия И.О.
факс. Адрес предприятия
р/сч
__________№____________
На №____от_____________
О поставке мебели
Уважаемый ______________________
Сообщаем Вам, что оплата двух комплектов офисной мебели была произведена нашим предприятием 15.01.2002. Посылаем копию платежного поручения под № 4346. Просим не задерживать отправку контейнеров. Мы рассчитываем получить заказ в согласованный нами срок.
С уважением
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Исполнитель:
Фамилия И.О. Тел.
Идентификатор электронной почты
Он должен состоять из одной части – заключения. Иногда приводят краткое доказательство. Пишется телеграмма телеграфным языком, без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если же знаки препинания необходимы, их пишут сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.
В телеграмме пишут словами такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например:
ТЕЛЕГРАММА
ТОМСК 25
ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД
ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ
______________________________________________________
630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.
Тел. 24-02-83. Р/счет _________________
Директор А.И. Петров
Исх. № _______________
Дата _________________
Пример шифрованной телеграммы:
НОВОСИБИРСК КОБРА
ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ
ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ
630070, г. Кемерово – 59, ул. Горького, 24.
Каскад. Тел. 24 02 50 Р/ счет ____________
Директор К.П. Сомов
Исх. № ________________
Дата __________________
Справка содержит описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. В делопроизводстве организации чаще составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Такая справка содержит сведения о работе в данной организации, указание специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст. 40 КЗОТ РФ). Справки оформляют на бланках формата А5, которые имеют адрес организации и трафаретный текст.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества лица в именительном падеже; должности, зарплаты.
В правом верхнем углу указывают место предоставления справки в именительном падеже. Например: школа № 16. На справке должны стоять дата ее подписания и порядковый номер. Такие справки составляют в одном экземпляре на бланке предприятия.
Другой вариант справки содержит информацию по производственной тематике. Такие справки бывают двух видов: внутренние и внешние. Внутренние – справки, предназначенные для руководителя предприятия, не выходящие за его пределы. Их составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Внешние – справки, составляемые по запросу внешних организаций. Такая справка имеет заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах. Один направляют адресату, другой подшивается в дело. Справки подписываются руководителем предприятия. Справка, имеющая сведения финансового характера, подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Составляют докладную записку для того, чтобы сообщить руководителю о каких-либо фактах, событиях. Она может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Внутренняя докладная записка, адресованная руководителю предприятия, может быть составлена машинописным или рукописным способом. Заголовок к тексту должен раскрывать содержание докладной записки. Первая часть текста обычно содержит факты или события, которые послужили поводом к написанию докладной записки. Вторая часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки подписывают составители (авторы).
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписывают руководители предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке учреждения.
Справка с места работы:
Наименование предприятия Место предоставления
Адрес предприятия справки
Тел.
Факс
СПРАВКА
Дата №_____
Иванова Людмила Александровна работает экономистом отдела маркетинга
________________________________ с окладом _______________ руб. в месяц.
(наименование предприятия) (цифрами и прописью)
Директор Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
М.П.
Объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки бывают двух видов. К первому относят документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его положений. Оформляются на общем бланке учреждения.
Ко второму виду относят объяснительные записки, составленные по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных сотрудников. Текст таких записок должен содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние записки, их подписывают составители.
Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата. Текст составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Пример оформления внутренней докладной записки:
Производственно-технический отдел Директору ЗАО
"Карелия"
В.П. Максимову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.01.2002
Москва
О командировании
В.М. Баранова
В связи с необходимостью согласования Технического задания по заказу № 157, прошу командировать менеджера производственно-технического отдела Баранова В.М. на завод "Формаз" с 15.02.2002 по 25.02.2002.
Начальник ПТО Подпись И.О. Фамилия.
Пример оформления объяснительной записки:
Департамент ценных бумаг Заместителю директора
банка
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА А.В. Петрову
21.02.2002 № 19
Сводный отчет отдела за Ш квартал 2002 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка.
Начальник департамента Подпись П.А. Якушев
Форма внешней докладной записки:
Министерство культуры Ректору Московского
Российской Федерации государственного университета
культуры и искусств
Т.Г. Киселевой
Управление образовательной,
научной и социальной
политики
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 35
Москва
О порядке приема в высшие
учебные заведения
Т Е К С Т
Заместитель Начальника
Управления Подпись С.Г. Мураталиева
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Обычно акты составляются комиссиями – постоянно действующими или назначаемыми распорядительным документом (приказом). Иногда акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Причины составления актов могут быть различными: инвентаризация; прием-передача (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.); ликвидация (учреждений, предприятий, организаций); прием объектов; проведение испытаний и т. д.
Акты составляют по единой схеме. Сначала члены комиссии должны изучить существо вопроса, который нужно отразить в акте. Необходимо изучить законодательные и нормативные документы, касающиеся данного вопроса. В акте отражают те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Оформляется акт на общем бланке. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для однотипных ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Существуют, например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, акты, составляемые архивными учреждениями при проверке состояния архивных дел, и т. д.
Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Введение во всех актах формализовано. Обычно в нем указывают основание для составления данного документа, перечисляют лиц, которые составляют акт. Начинается эта часть акта словом "Основание" и печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и перечисляются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 25.02.2002 № 125 "О списании испорченных товаров со склада".
С новой строки от левого поля прописными буквами пишется слово "Составлен" и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель ___________________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии 1. ______________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2.
3.
Присутствовали: 1. ______________________________________________
Должность, фамилия, инициалы
2.
Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту. В название должности входит название учреждения. Констатирующую часть начинают с абзаца. В ней излагают цели, задачи и суть работы, проделанной составителями акта, а также ее результаты.
Заключительная часть акта содержит выводы или рекомендации. Этой части может и не быть. Акт может заканчиваться констатацией фактов. В некоторых случаях после текста указывают количество экземпляров акта и где они находятся.
После текста акта ставят подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Должности перед фамилиями не указывают. Например:
Председатель комиссии Подпись А.В. Кузьмин
Члены комиссии Подпись Т.А. Щеглова
Подпись М.Б. Крылов
Подпись А.Н. Мазарович
Перед текстом акта оформляют заголовок, который начинается с предлога "о" ("об") и формулируется с помощью отглагольного существительного "О списании", "Об уничтожении". Некоторые виды актов необходимо утверждать. Гриф утверждения включает следующие сведения: слово "УТВЕРЖДАЮ", должность лица, утверждающего акт, подпись, расшифровку подписи и дату утверждения.