6. Довідково-інформаційні документи

Прес-реліз – це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Він повинен бути лаконічним, ємним, логічним.

Види:

• стандартний (призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема:

• стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;

• стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично;

• спеціальний (складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події).

За функціональним призначенням і терміном подання виділяють такі види прес-релізу: анонс (знайомить з подією задовго до події), запрошення (запрошує за кілька днів до події з урахуванням графіка роботи ЗМІ), інформація (висвітлює події, які відбуваються), резюме (узагальнює події після їхнього завершення, визначає перспективи).

Реквізити:

• дата подання;

• назва виду документа;

• назва установи, яка підготувала прес-реліз;

• контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації;

• заголовок;

• текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Реквізити:

• назва виду документа;

• заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період).

• текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи), висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє);

• підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту;

• дата;

• печатка.

Текст звіту великий за обсягом поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально-методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Довідка – це документ, у якому засвідчуються факти із життя чи діяльності особи чи установи. Довідки бувають особистого(підтверджують певний юридичний факт конкретної особи) чи службового(відбивають стан справ конкретного структурного підрозділу чи всієї установи; складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи) характеру.

Реквізити:

- назва установи (структурного підрозділу), що видає довідку;

- дата видання;

- номер;

- назва виду документа;

- текст, у якому вказують ПІБ особи, якій видається довідка в давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається);

- підписи посадових осіб;

- печатка.

Зразок довідки:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Донецький національний університет

«17» вересня 2012 р. № 95

ДОВІДКА

ІвановуВасилюПетровичу в тому, що віннавчається наІІ курсіекономіко-правовогофакультету ДонНУ заочної форми навчання.

Довідка видана для подання за місцем вимоги.

Інспектор

відділу кадрів Підпис Розшифрування підпису

Печатка

Службові записки(доповідна і пояснювальна, рапорт) інформують керівника установи чи структурного підрозділу про події, що сталися, про виконання певних завдань, службових доручень, про ситуацію, що склалася.

Записки укладають як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника.

Реквізити службових записок:

• адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи в родовому відмінку, у стовпчик праворуч);

• адресант (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи в називному відмінку, у стовпчик ліворуч);

• назва виду документа (доповідна записка);

• заголовок (про що);

• текст;

• дата;

• підпис.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають: звітні, інформаційні, ініціативні.

З погляду адресності розрізняють внутрішні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Зразок доповідної записки

Навчально-методичне управління Директорові інституту

Іноземної філології

Проф. Гончарові В.І.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

15.01.2010 № 38-12/35

Про планування годин

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дисциплін за вільним вибором студента» запроваджене обов’язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом № ECTS кредити і підсумковий контроль у формі іспиту.

Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.

Начальник навчально-

Методичного управління Г.М. Бойко

Пояснювальна записказ’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи.

Пояснювальна службова записка укладається для з’ясування ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого. Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу.

Якщо записка скеровується за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок пояснювальної записки

Деканові хімічного факультету

проф. Шендрику О.М.

студента І курсу

хімічного факультету групи В

Толкачова Віктора

Пояснювальна записка

З 26 по 28 травня 2003 року мене не було на заняттях через те, що я їздив на весілля мого друга в інше місто. Пропуски занять зобов’язуюсь відробити до 4 червня 2003 року.

29.05.2011 Підпис В.Толкачова

Протокол– документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку.

За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи:

1. Стислі, в яких фіксуються лише ухвали.

2. Повні, які, крім ухвал, містять виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

• назва виду документа (протокол);

• індекс (порядковий номер) протоколу;

• дата;

• місце засідання;

• гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис голови;

• підпис секретаря.