4. Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 та А5, можна використовувати папір формату А3 – для оформлювання документів у вигляді таблиць, та А6 – для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30 – лівий;

10 – правий;

20 – верхній та нижній.

Текст документів, оформлений на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервалу, а формату А5 – через 1-1,5 міжрядкових інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриж затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

За наявності кількох грифів затвердження їх друкують на одному рівні вертикально, перший – від межі лівого берега, другий – через 104 мм.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 – для початку абзаців у тексті;

• 92 мм – для реквізиту «Адресат»;

• 104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження», «Гриф обмеженого доступу до документа»;

• 125 мм – для розшифрування підпису;

• Не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст», «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця та номер його телефону», «Відмітка про виконання документа та направлення його до справи», назва посади у реквізиті «Підпис», «Гриф погоджено», засвідчу вального напису «Згідно з оригіналом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а решта – на чистих аркушах паперу.

Нумерація сторінок у документах оформлених на двох і більше аркушах паперу, починається з другої. Номери сторінок ставляться посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Рубрикація – членування тексту на складники, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Абзац – відступ у право у початковому рядку, яким починається виклад нової думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу – 4-6 речень.

Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст – головний реквізит службового документа, що відбиває його зміст.

Форми: суцільний, анкета, таблиця тощо.

Елементи:

• вступ (зазначається причина написання документа);

• основна частина (викладається суть питання);

• закінчення (вказується мета, заради якої складено документ).

Правила складання тексту документа:

1. Текст викладають від третьої особи: Комісія ухвалила…

Від першої особи пишуть заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі сполучення типу відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідно для, в порядку, залежно від.

4. Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що…, Нагадуємо Вам, що…, Підтверджуємо з вдячністю…, У порядку надання матеріальної допомоги…, У порядку обміну досвідом…, На підставі вказівки…, Відповідно до попередньої домовленості…, Відповідно до Вашого прохання…

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи…, Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи…, Користуючись нагодою…

6. Уживати прямий порядок слів у реченні: підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваним словом, додатки – після опорного слова, вставні слова – на початку речення.

7. називаючи виконання дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на –но, -то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

8. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та мовні засоби текстового зв’язку.

Мовні засоби текстового зв’язку

Речення об’єднують у текст за допомогою мовних одиниць: лексичних (синоніми, антоніми); морфологічних (повторювані іменники; займенники і прислівники, що вживаються як засоби заміни слів; числівники, зокрема кількісні і порядкові; часово-видові форми дієслова; прийменники; сполучники; частки); синтаксичних (окличні і питальні речення; вставні слова і словосполучення). За виконуваною функцією їх називають мовними засобами текстового зв’язку. Не всі названі мовні засоби використовують у текстах офійційно-ділового стилю, н-д не вживають, за винятком окремих випадків, синонімів, метафор.

Однією з визначальних рис офіційно-ділового стилю є лексичні повтори – кількаразове вживання одного і того ж слова. За допомогою багаторазових повторів як термінологічних, так і нетермінологічних одиниць досягається цілісність тексту, чіткість у виявленні зв’язків між реченнями.

Як засоби зв’язку тексту використовують також семантичні еквіваленти назв – займенники і займенникові прислівники. Ці слова можуть вказувати на зміст попередніх, наступних речень або цілих фрагментів тексту.

Важливу роль в організації окремих текстів відіграють антоніми – слова з протилежним значенням. За їх допомогою створюється предметно-логічна сітка тексту, досягається чітке розмежування понять, уявлень, точне вираження думки, а також підкреслюється непоєднуваність описуваних реалій чи опонентність учасників. Так, у договорах часто використовують слова укладати – розривати, виконання – невиконання, здавати – приймати.

Засобами вираження логічних відношень між частинами тексту виступають сурядні сполучники, які з’єднують синтаксичні елементи різних рівнів – словосполучення, речення.

Однією з важливих умов змістової цілісності тексту, єдності викладу та логічності є послідовність використання часово-видових форм дієслів. У текстах офіційно-ділового стилю переважають дієслова у формі теперішнього часу. Вони позначають дію, яка буде виконана в недалекому майбутньому, і виражають категоричність, неухильність: «Засідання розпочинається о 15.00», «Приймання і оцінювання продукції за етапами здійснюється Виконацем». Категоричності висловлюванню надає й інфінітив, який використовують у наказах і розпорядженнях. Характер ствердження фактів мають безособові форми, які вживаються в статутах, інструкціях, правилах: «Допускається зменшення суми валютної виручки». Цілісність тексту офіційно-ділового стилю творить співвіднесеність часово-видових форм дієслів-присудків.

Засобами впорядкування висловлювання в офіційно-діловому стилі є вставні слова і словосполучення, що вказують на порядок руху думок: по-перше, по-друге, навпаки, отже, у першу чергу. Ці засоби з’єднують частини речення й окремі компоненти тексту.

Для того щоб речення утворили текст, тільки мовних засобів зв’язку недостатньо. Між ними мусить бути ще й інформаційно-змістовий зв’язок. Змістова єдність виникає внаслідок певного розташування речень: кожне наступне продовжує й доповнює, розвиває або заперечує інформацію, висвітлену в попередньому, і водночас відповідає загальній темі. Останнє речення підсумовує сказане. У такий спосіб досягається змістова завершеність.

Отже, тексти документів мають стандартизовану структуру, характеризуються високою точністю і якістю змісту, лаконічністю і логічною послідовністю викладу. Складаючи тексти документів, необхідно дотримуватися вимог чинних Держстандартів і правопису української мови.