Тема 6. Етикет ділового листування
План
1. Класифікація листів.
2. Етикет ділового листування.
3. Оформлювання листа.
Література
-
Шевчук С.В. Службове листування : Довідник. – К. : Літера ЛТД, 1999. – 108 с.
-
Шевчук С.В., Лобода Т.М. Практикум з української мови: Модульний курс: Підручник. – 3-е вид., виправ. І доповнен. – К.: Алерта, 2012. – 696 с.
1. Класифікація листів
Лист – це поширений вид документації, один зі способів обміну інформацією.
За функцій ними ознаками листи поділяють на:
1. Листи, що потребують відповіді:
-
– листи-прохання;
-
листи-звернення;
-
листи-пропозиції;
-
листи-запити;
-
листи-вимоги.
2. Листи, що не потребують відповіді:
-
листи-попередження;
-
листи-нагадування;
-
листи-підтвердження;
-
листи-відмови;
-
супровідні листи;
-
гарантійні листи;
-
листи-повідомлення;
-
рекомендаційний лист.
За кількістю адресатів:
1. Звичайні (надсилають на адресу однієї інстанції).
2. Циркулярний (низці установ).
3. Колективний (на одну адресу, але пишуть його від імені керівника кількох установ).
2. Етикет ділового листування
1. Починати листа треба із звернення, яке є загальноприйнятою формою ввічливості: Шановний (ім’я по батькові в кличному відмінку)! Шановний пане/пані… (ім’я (ім.”я та прізвище)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Глибокошановний (ім’я та по батькові)! Високошановний пане…!
У листі прийнято вказувати звання адресата чи вказувати його професію: Високошановний міністре! Вельмишановний професоре! Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!
До служителів церкви звертаються так: Всечеснійший Отче Михайле! Всесвітлійший отче! Високопреподобний Отче! Ваше Блаженство! Блаженнійший і дорогий Митрополите! Високопреосвященний Владико Метрополите! Ваше Святосте (до Патріарха)!
2. Важливо правильно почати листа. Якщо це лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то в першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність: Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо…
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за…
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за…
Цей лист – вияв нашої вдячності за…
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви…
Дозвольте висловити свою вдячність…
Вдячні Вам за запрошення…
Дякуємо за надану змогу (пропозицію)…
У листах-підтвердженнях:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді…
Офіційно підтверджуємо свою згоду на…
На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо…
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми…
Ми отримали Вашого листа з повідомленням про … і щиро Вам вдячні…
У ділових листах поширеними є фрази типу: У відповідь на Ваш лист від…
Відповідно до контракту №…, що був підписаний між нашими установами…
Відповідаючи на Ваш запит від…
Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам…
На Ваш запит про … даємо письмову відповідь.
У відповідь на Ваш запит повідомляємо…
Узявши до уваги Ваш запит від …, пропонуємо Вам…
Згідно з нашою домовленістю повідомляємо…
Лист-прохання доречно почати так: Будь ласка, повідомте нас про…
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у…
Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд…
Просимо Вас терміново оплатити рахунок…
Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь…
Просимо прийняти замовлення…
Лист-перепрошення можна почати так:
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося…
Щиро просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення…
Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи…
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу…
Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася…
Листи-нагадування, що належать до психологічно складних, варто розпочати так:
Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про…
Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про…
Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від…
Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за.. Гадаємо, що це лише непорозуміння.
Вважаємо за необхідне нагадати Вам…
Відмову у листі можна сформулювати так:
Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не мали змоги…
На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції…
Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з багатьох причин…
У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:
Дозвольте ще раз подякувати Вам…
Висловлюємо ще раз вдячність…
Дякуємо за допомогу…
Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що…
2. Наприкінці листа доречно запевнити адресата в тому, про що йшлося в тексті:
Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.
Будемо раді співпрацювати з Вами.
Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.
Будемо раді допомогти Вам.
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
Маємо надію, що це піде на користь справі.
Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами.
3. Прощальна фраза може бути такою:
З повагою; з повагою і найкращими побажаннями; з удячністю і повагою; з належною до Вас пошаною; залишаємося з пошаною; зі щирою повагою (пошаною); з найщирішою до Вас пошаною (повагою); з повагою, вдячністю та побажаннями успіхів; із вдячністю та правдивою пошаною; бажаємо успіхів.
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».
3. Оформлювання листа
Службові листи друкують або пишуть від руки з одного боку аркуша з берегами: лівий – не менше як 30 мм, правий –10 мм, верхній і нижній – 20 мм.
Нумерація сторінок починається з другої сторінки. Номери проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від верхнього краю.
Текст листа друкується через півтора або два інтервали.
Правила ввічливості вимагають відповісти на отриманого листа впродовж 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, необхідно впродовж 3 днів повідомити, що лист отримано, і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати протягом 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається впродовж 10 днів після сумної події.