Тема 5. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План

1. Класифікація документів.

2. Національний стандарт України. Склад реквізитів документів.

3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків документів.

4. Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа.

5. Документація з кадрово-контрактних питань.

6. Довідково-інформаційні документи.

Література

1. Пелеха Ю. Управлінське документування : Навч. посібн. : У 2 ч. – Ч. 1 : Ведення загальної документації. – К. : Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 33-45, 49-84.

2. Шевчук С.В., Лобода Т.М. Практикум з української мови: Модульний курс: Підручник. – 3-е вид., виправ. І доповнен. – К.: Алерта, 2012. – 696 с.

1. Класифікація документів

Основним видом текстів в офіційно-діловому стилі є документи (лат. dokumentum–повчальний приклад, взірець, доказ). В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ ст., витіснивши з ужитку власне українські слова – грамота, лист, листовне письмо, які використовувалися на позначення паперів, що мали юридичну силу, тобто підтверджували законність певних дій, право на володіння чимось.

Документ– засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності.

Інформація зафіксована у документі має офіційний характер, адресність, повторюваність, актуальність, достовірність, об’єктивність. Носієм інформації може бути папір, фотографія, кіноплівка, диск тощо. У правовій сфері навіть в епоху електорнних комунікацій використовуються переважно текстові документи, тобто ті, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його конкретного виду та згідно з чинним законодавством і директивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Документи класифікуються:

• за найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки тощо;

• за походженням: службові (що створюються організацією чи службовою особою й оформляються в установленому порядку) та особисті (засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру);

• за місцем виникнення: внутрішні (чинні лише всередині тієї організації, де були створені) та зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами);

• за змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, бухгалтерського обліку, підготовки та розстановки кадрів, зовнішньоторговельної діяльності;

• за призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

• за напрямком: вхідні й вихідні;

• за формою: стандартні (мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами: типові листи, типові інструкції, типові положення) та індивідуальні або нестандартні (створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій: протоколи, накази, заяви);

• за стадіями створення: чорнові (рукописний або машинопсиний документ, що відображає роботу автора над текстом); оригінальні (ті, в яких відомості про автора, час та місце створення документа, які він містить у собі, відповідають дійсності; оригінал офіційного документа – перший і єдиний примірник); копія (відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх), витяг (копія офіційного документа, що вдтворює деяку частину й офіційно засвідчена), дублікат (повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу);

• за складністю: прості (містять інформацію з одного питання), складні (щодо двох і більше питань);

• за ступенем гласності: загальні, таємні (мають у горі праворуч позначення «Таємно»), для службового користування;

• за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання;

• за строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються в порядку загальної черги), термінові (зі встановленим строком виконання), дуже термінові (документи з позначенням «дуже терміново»);

• за технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;

• за носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотопліці, магнітній стрічці, перфострічці.

Діловодство– сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами