2. Національний стандарт України. Склад реквізитів документів

Правила складання та оформлення документів регламентують державні стандарти. Основними органами державного нагляду за нормативними документами, що стосуються сфери їхньої діяльності, незалежно від рівня прийняття, є Держспоживстандарт, Держбуд, Держнаглядохоронпраці України, Державний департамент пожежної безпеки Міністерства надзвичайних ситуацій України. Кожне з цих відомств має свою програму робіт зі створення нормативних документів державного рівня, власні нормативні документи, що визначають, як розробляти затверджувати, переглядати, скасовувати та реєструвати нормативні документи.

Після ухвалення закону України «Про стандартизацію» від 17 травня 2001 року та затвердження «державної програми розвитку й функціонування української мови на 2004- 2010 роки» (постанова КМ України від 02.10.2003) було розроблено якісно новий комплекс основоположних стандартів – « Національна стандартизація. Правила побудови, викладання оформлення та вимоги до змісту нормативних документів» і «Термінологія. Засади і правила розробляння стандартів на терміни та визначення понять». У цих документах уперше у вітчизняній практиці закріплено систему вимог до стилю українських нормативних документів. Правила, закріплені зазначеними стандартами, не нові. Вони ґрунтуються на традиціях української літературної мови, рекомендаціях відомих українських мовознавців і термінологів. Державні стандарти разом із чинним правописом є нормою для розробників нормативних документів усіх видів та рівнів приймання.

Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових компонентах і в нетекстових.

Вихідні дані– це реквізити документа, серед яких є графічні (державний герб, логотип, зображення державних винагород), цифрові (код підприємства, установи, організації; код форми документа тощо) й мовні (назва міністерства або відомства, повна назва установи, організації або підприємства, назва виду документа, резолюція, дані про адресата (кому адресований документ) та адресанта (хто є автором документа), опис документальних додатків (якщо вони є) тощо.

До нетекстових компонентів належать графіки, діаграми, таблиці. Проте таблиця може бути й формою подачі тексту: в особовому листку з обліку кадрів частина однотипної інформації подається у формі таблиці.

У текстовому компоненті (тексті) стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи. Він є основною складовою частиною документа. Його підготовка – це найважливіший етап у створенні документа, тому що правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на читача.

Крім основного тексту, документ (н-д, звіт) може містити примітки, додатки, покажчики, бібліографію тощо. Сукупність реквізитів документа і його змістово-композиційна схема утворюють форму документа. Вибір форми документа залежить від характеру ситуації та мети спілкування. Наприклад, у разі потреби звернутися з проханням про щось до певної організації використовують заяву, а за необхідності передати повноваження виконувати якісь дії (одержати заробітну плату) іншій особі складають доручення.

Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфікації є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементами уніфікації документа є:

а) формат – розмір аркуша паперу, на якому розміщується документ. Стандартним форматом для більшості ділових паперів є А4 та А5;

б) бланк – друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;

в) формуляр-зразок – модель документа, на якій позначені місця для розміщення кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних елементів інформації;

г) шаблон (трафарет) документа – типова структура документа, в яку включені стандартні елементи оформлення;

д) реквізити – обов’язкові вихідні дані документа.

У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити: державний герб; логотип; зображення державних винагород; код підприємства, установи, організації; код форми документа; назва міністерства або відомства; повна назва установи, організації або підприємства – автора документа; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку; назва виду документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання документа й направлення його до справи; відмітка про наявність електронного варіанту; відмітка про надходження.

Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від виду документа. Кожен з названих реквізитів розташовується у чітко визначеному місці за встановленими правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіанти розташування реквізитів – кутовий і повздовжній.