3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків документів

Структура тексту – це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому більшість документів має стандартизовану структуру. Оскільки документи жанрово різнорідні, то й структура їх неоднотипна.

За рівнем стандартизації документи поділяють на дві групи: документи з високим рівнем стандартизації і документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за уніфікованими зразками з використанням бланків. Тексти таких документів або типізовані (узагальнений зразок, за яким будуються нові тексти аналогічного змісту, що відповідають типовим ситуаціям), або трафаретизовані (перетворені на бланки, де дослівно відтворюється постійна інформація, а змінна вноситься при подальшому заповненні).

Тексти документів з низьким рівнем стандартизації мають відносно сталу зовнішню структуру, однак лексичне і синтаксичне наповнення її залежить від конкретних ситуацій (доручення, автобіографія, довідка, протокол). У текстах таких документів зміст розгортається послідовно, тому в їх структурі обов’язкові логічні елементи: вступ, основна частина, закінчення.

Призначення вступу – ознайомити адресата з предметом повідомлення, підготувати, його до сприйняття інформації або зацікавити (діловий лист). Тому ця частина може містити обґрунтування важливості теми, якій присвячений документ, його мету і завдання, посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа, а також аналіз соціальної ситуації або умов написання цього документа. У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах) вступом є констатувальна частина, в якій розкривається суть питання і пояснюються причини появи документа (наявність цієї частини необов’язкова).

В основній частині послідовно розкривається суть проблеми, наводяться докази – дедуктивно (від загального до часткового) або індуктивно (від фактів до узагальнень).

У закінченні, залежно від виду документа, може подаватися підсумкова інформація, рекомендації, рішення, пропозиції, прохання тощо.

Існує кілька варіантів розташування частин тексту: вступ, основна частина, висновки; вступ, висновки, основна частина; висновки, вступ, основна частина.

У межах кожної частини текст членується на абзаци. Абзацне членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту, полегшує сприйняття тексту, що призводить до втрати інтересу і згасання уваги. Отже, абзацне членування покликане виділяти особливо важливі частини тексту.

Для чіткості структури абзаци і більші частини тексту можуть бути доповнені нумерацією, що теж відображає послідовність викладу. У справочинстві використовують дві системи нумерації: буквенно-цифрову і цифрову. Розрізнювальну функцію також виконують розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Великий за обсягом текст ділять на розділи, підрозділи, глави, параграфи. Кожен з елементів має тематичну цілісність і завершеність. Виділення частин здійснюють за принципом логічної організації мовлення.