1.3.2. Типы офисов управления проектами

ОУП может иметь иерархическую структуру и выполнять свои задачи на различных уровнях управления в организации. Например, как на любом из трех уровней управления, так и на каждом из уровней (см. Рис. 7).

33

Рис. 7. Структура офисов управления проектами

Уровень 1: Проектный офис

Офисы данного типа обычно создаются для поддержки от­дельных масштабных и сложных проектов. Они ориентированы на один единственный проект, который является настолько сложным, что требует ведения нескольких календарно-сетевых графиков отдельных подпроектов, входящих в его состав, которые впослед­ствии должны быть интегрированы в единый график программы. По проектам такого типа может работать несколько руководите­лей, отвечающих за отдельные подпроекты, из которых определя­ются потребности в ресурсах и стоимость программы в целом. В такой ситуации руководитель программы является ответственным за объединение графиков в единое целое, координацию ресурсов и анализ затрат программы в целом, а также за контроль выполнения программы и достижение поставленных целей.

Уровень 2: Проектный офис бизнес единицы (функцио­нального подразделения)

Дополнительная ценность офиса второго уровня заключается в том, что акценты уже смещаются с достижения результата по отдельным проектам и программам на цели бизнес-подразделения. В дополнение к функциям офиса первого уровня, в функции офиса

34

второго уровня входит многопроектное управление, включающее в себя координацию ресурсов в рамках всех проектов подразделения и управление межпроектными зависимостями. На уровне 1 приме­нение методов и средств управления проектами позволяет повы­сить эффективность процесса реализации проекта (больше проек­тов выполняются в срок и в рамках бюджета) - план проекта и его календарно-сетевой график становятся средствами коммуникации участников команды проекта как внутри нее, так и с руководством организации. На втором уровне проектный офис выполняет те же функции, но в тоже время он позволяет достичь большей эффек­тивности, обеспечивая анализ не только на уровне отдельных проектов, но и с учетом всех проектов, ведущихся в подразделе­нии.

Уровень 3: Офис управления проектами (корпоративный офис управления проектами)

Для организации, состоящей из множества подразделений и множества проектов в каждом из подразделений, задача выбора проектов в соответствии со стратегией компании входит в обязан­ности высшего звена руководства компании. В тоже время проект­ный офис второго уровня не имеет полномочий на определение приоритетности проектов с точки зрения стратегии компании в целом.

Офис управления проектами третьего уровня позволяет дос­тичь максимальной эффективности деятельности проектно-ориентированной компании (два других уровня управления также имеют соответствующие подразделения). На корпоративном уров­не ОУП поддерживает репозитарий стандартов, процессов и мето­дологий, что позволяет совершенствовать методы выполнения проектов всех бизнес-единиц организации. Также ОУП является органом, решающим конфликтные ситуации относительно распре­деления ресурсов на уровне компании в целом. Но, что более важно, корпоративный офис управления проектами дает возмож­ность организациям управлять всем набором проектов, как одним или несколькими взаимосвязанными портфелями. При этом руко-

35

водство компании всегда может получить общую картину по всем проектам, ведущимся в организации из одного источника - офиса управления проектами. К основным функциям корпоративного офиса управления проектами можно отнести следующие:

• Разработка, документирование и хранение методик управ­ ления проектами;

• Оценка ресурсов: на основании опыта, полученного в ре­ зультате реализации прошлых проектов, ОУП может делать пред­ положения о ресурсах, необходимых для выполнения проекта, его стоимости и сроках выполнения; разрешение межпроектных ре­ сурсных конфликтов;

• Планирование проектов: библиотека планов уже реализо­ ванных проектов;

• «Консультационный центр управления проектами»: настав­ ничество, обучение;

• Центр контроля и анализа проектов.