2.5.2. Специфика оперативного управления портфелями проектов

Как было сказано выше, портфелем проектов называют набор технологически независимых проектов, реализуемых организацией в условиях ресурсных ограничений для достижения ее стратегиче­ских целей [76]. Следовательно, для оперативного управления отдельными проектами, входящими в портфель, можно и нужно использовать перечисленные выше известные модели и методы оперативного управления. В том числе - задачи оперативного управления и методы агрегирования совокупностью технологиче­ски взаимосвязанных работ и/или проектов, которые рассматрива­лись в [14, 35, 78].

Однако, задача оперативного управления портфелем проектов в некотором смысле проще, чем управление мультипроектом. Действительно, мультипроект, состоящий из множества техноло­гически и ресурсно взаимосвязанных проектов, требует решения задачи агрегирования - например, оценки состояния проекта на основании детальной информации о состоянии подпроектов и работ. Решение этой задачи далеко не тривиально - см. [14, 35]. В то же время, проекты, входящие в портфель проектов, реализуе­мых той или иной организацией, как правило, технологически независимы. Учет же только ресурсной их взаимосвязи осуществ­ляется проще, чем и ресурсной и технологической. При этом, правда, необходимо оценивать текущее состояние портфеля проек­тов с точки зрения целей организации. Для того, чтобы описать, как это возможно сделать, приведем систему показателей освоен­ного объема - наиболее распространенного на сегодняшний день инструмента оценки хода реализации проектов и оперативного управления ими.

140

2.5.3. Показатели освоенного объема и их агрегирование

Перечислим, следуя [78], основные и производные показатели освоенного объема одного проекта (см. Рис. 22). Основные показа­тели освоенного объема:

C0 - планируемые суммарные затраты на проект (TB);

T₀ - планируемая продолжительность проекта;

X₀ - суммарный объем работ по проекту;

c0(t) - планируемая (здесь и далее - кумулятивная) динамика затрат (BCWS);

c(t) - фактическая динамика затрат (ACWP);

x0(t) - планируемая динамика объемов работ (BQWS);

x(t) - освоенный объем (BQWP);

T- фактическая продолжительность проекта;

С - фактические суммарные затраты на проект (EAC -Estimate At Complete).

Производные показатели освоенного объема:

∆с(t) = c0(t) - c(t) - разность между плановыми и фактически­ми затратами;

∆x(t) = x0(t) - x(t) - разность между плановым и освоенным объемом;

α(t) = x(t) /x0(t) - показатель освоенного объема, характеризу­ет выполнение плана по объему;

ДО = c(t) / c0(t) - показатель динамики затрат, характеризует соответствие поступления средств директивному графику;

γ(t) = x(t) / c(t) - эффективность использования средств;

τс(t) = t — Cq ^l (c(t)) - текущая задержка по затратам;

τx(t) = t- X0−¹ (x(t)) - текущая задержка по объему;

e₀=X₀/C₀- плановая эффективность проекта в целом; e₀(t) = x0(t) / c0(t) = β( ХО / я^О - плановая эффективность использования средств;

е = X/ C - фактическая эффективность проекта в целом.

141

Пример динамики основных показателей освоенного объема приведен на рисунке (см. Рис. 22).

С/С_о 100%

			c(t)/C0 - фактические затраты
		zzzzz^zn
co{t)/Co - планируемые затраты^. • * у/
' 1 по объему--^^			' "x{t)/X0 - освоенный объем | ! t 1—>

Рис. 22. Пример динамики основных показателей освоенного объема

Выше приведена система показателей освоенного объема для одного проекта. Если имеется портфель N = {1, 2, …,_n }, состоя­щий из n проектов, то каждый проект (номер которого будем обозначать нижним индексом у соответствующего показателя) может быть описан той же системой показателей.

Вычислим для каждого из проектов следующие показатели:

1. С,(0 = с,(0 + (С_ю - ф)) / Ш i eN,

2. Ti(t) = T_i0/ Ψi(t), i ∈N,

где Ψi(t) - оценка "отставания" i-го проекта в момент времени t.

Величина (1) характеризует вычисляемую в момент времени t оценку суммарных затрат на i-ый проект, а слагаемое (C_i0-

142

c_i(t)) / Ψi(t) - оценку средств, необходимых для завершения этого проекта. Величина (2) дает оценку сроков завершения проекта.

Общепризнанно, что основным свойством методики освоен­ного объема является возможность: «раннего обнаружения» (обна­ружения на ранних стадиях реализации проекта) несоответствия фактических показателей проекта плановым значениям, прогнози­рования на их основании результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т.д.) и принятия своевременных корректирующих воздей­ствий, вплоть до прекращения проекта.

Для прогнозирования результатов выполнения проекта в раз­личных работах (см. обзор в [78]) предлагается использовать сле­дующие оценки:

• оптимистическая оценка- Ψi(t) = αi(t) или βi(t);

• пессимистическая оценка- Ψi(t) = αi(t) βi₍t);

• субъективная оценка - Ψi(t) - величина, выбираемая экспер­ том.

Следует отметить, что именно такой способ "экстраполяции" используется в современных программных средствах по автомати­зированному управлению проектами.

Понятно, что если существует такой момент времени, что по­сле него величины ДО и α(t) не изменяются, то (1) и (2) - "хоро­шая" оценка. Большинство известных на сегодняшний день ре­зультатов использования методики освоенного объема существенно использует предположение о «стабилизации» показа­телей α(t) и ДО в ходе реализации проекта [78]. Если стабилизации не происходит, то для оценки текущих значений параметров {Ψi(t)} можно использовать результаты современной теории адап­тивного управления и идентификации [40, 91, 143, 144].

При оперативном управлении портфелями проектов агрегиро­вание финансовых показателей (затрат) осуществляется суммиро­ванием для каждого момента времени по всем портфелям, входя­щим в проект. Необходимости агрегировать показатели освоенного объема (объемов выполненных работ) не возникает в силу "незави­симости" проектов портфеля (напомним, что именно агрегирова-

143

ние показателей освоенного объема по отдельным работам или подпроектам представляет основную трудность [78]). Таким обра­зом, решение задачи агрегирования в случае портфеля проектов проще, чем в случае мультипроекта.

Предположим, что i-ый проект начинает давать финансовую отдачу d_i(t), t≥T_i, после своего завершения, i ∈N. Пусть также известны времена {t_i}i ∈N моментов начал реализации проектов.

Тогда директивный (плановый, прогнозный) баланс портфеля проектов имеет вид:

1'еЛГ 1'еЛГ

где /(•) - функция-индикатор, а точка над функцией обозначает ее производную по времени (напомним, что c(t) - кривая кумулятив­ных затрат).

С учетом прогноза перерасхода средств и задержки в заверше­нии проектов, в соответствии с (1) и (2), фактический (τ≥t) и прогнозный (τ<t) баланс портфеля проектов в момент времени г ≥ 0 можно представить в виде:

(4)F(r, 0 =- ХсДОА' * т) - 2(с_<0(0/^(г)Ж' > *)

1'еЛГ 1'еЛГ

Х T_t(r)).

Плановые и фактические (текущие) значения финансовых по­казателей позволяют описать динамику реализации портфеля проектов с точки зрения организации в целом. Сравнение выраже­ний (3) и (4) может служить основанием для принятия оператив­ных (в момент времени τ) управленческих решений. В том числе, используя эту информацию, можно использовать известные меха­низмы планирования (см. обзор в разделе 1 выше) - механизмы оценки эффективности проектов, механизмы отбора проектов, механизмы распределения ресурсов и др. Пример механизма опе­ративного управления портфелем проектов, использующего пред­ложенный подход, приведен в следующем разделе.

144